Organiser un atelier d’illustration sans rien oublier
Un atelier d’illustration se prépare dans un ordre précis : commencer par la salle et les intervenants, puis fixer le thème, le programme et le nombre de participants. Les inscriptions permettent ensuite d’anticiper les besoins alimentaires et les quantités de catering. La dernière semaine sert surtout à vérifier le matériel de dessin, les supports imprimés et la technique. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tables, répartir les fournitures et tester la démonstration avant l’arrivée du groupe.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle d’atelier
- 2
Réserver un enseignant et un démonstrateur
- 3
Définir le programme et le thème
2 personnes
- 4
Définir la limite de participants
- 5
Créer le formulaire d’inscription
- 6
Envoyer les invitations
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Mettre à jour la liste des participants
- 10
Envoyer la confirmation aux participants
- 11
Calculer les quantités de catering
- 12
Vérifier la liste des courses
- 13
Sélectionner l’art-thérapie et des exemples
2 personnes
- 14
Imprimer les fiches de travail et les exercices
- 15
Vérifier le matériel
2 personnes
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Réfrigérer les produits frais
- 18
Rappeler les participants
Événement
- 19
Ouvrir la salle
2 personnes
- 20
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 21
Dresser les tables
2 personnes
- 22
Répartir le matériel de dessin par table
3 personnes
- 23
Préparer le matériel de démonstration
2 personnes
- 24
Tester le projecteur et la présentation
2 personnes
- 25
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 26
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 27
Vérifier l’éclairage et la ventilation
- 28
Accueillir les participants
3 personnes
- 29
Distribuer les étiquettes nominatives
- 30
Présenter le programme
- 31
Faire la démonstration d’introduction
- 32
Encadrer l’exercice de base
3 personnes
- 33
Répondre aux questions par table
3 personnes
- 34
Servir la pause-café
2 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
- 36
Préparer les travaux
2 personnes
- 37
Expliquer l'exercice approfondi
- 38
Encadrer l’exercice approfondi
3 personnes
- 39
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
- 41
Faire présenter les travaux
2 personnes
- 42
Animer le tour de feedback
2 personnes
- 43
Remettre les certificats
2 personnes
- 44
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 45
Rassembler le matériel de dessin
3 personnes
- 46
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
- 47
Faire la vaisselle
2 personnes
- 48
Rassembler les déchets
2 personnes
- 49
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
- 50
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 51
Éteindre l’équipement
- 52
Retourner les matériels
2 personnes
- 53
Partager les photos des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Table d’accueil
- Table de démonstration
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Bouilloireqté 2
- Glacièresqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Lampes de bureauqté 6
Matériel d’illustration
- Panneaux à dessinerqté 24
- Papier à dessin A4qté 500
- Papier à dessin A3qté 100
- Carnets de croquisqté 24
- Crayons graphiteqté 48
- Feutres finsqté 48
- Crayons de couleurqté 24
- Marqueursqté 24
- Gommesqté 30
- Taille-crayonsqté 12
- Sets de peinture aquarelleqté 12
- Pinceauxqté 36
- Pots d’encreqté 12
- Palettes de mélangeqté 12
- Gobelets d'eauqté 24
- Chemises à dessinsqté 24
- Tapis de découpeqté 6
- Ciseauxqté 12
- Règlesqté 12
- Pâte à modelerqté 12
- Bacs à taille-crayonqté 6
Décoration
- Badges nominatifsqté 30
- Panneaux d'informationqté 4
- Pinces à lingeqté 40
- Cordeqté 2
- Cadres photoqté 6
Vaisselle
- Tassesqté 30
- Verresqté 30
- Assiettesqté 30
- Couvertsqté 30
- Plateaux de serviceqté 4
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafeqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai et pelleqté 2
- Kit de lavage
- Chiffons microfibresqté 12
- Bacs à vaisselleqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle et l’enseignant avant d’ouvrir les inscriptions. Vous pourrez ainsi annoncer un programme, un thème et une capacité d’accueil confirmés, plutôt que de modifier les informations après l’envoi des invitations.
- Fixez une limite de participants avant de créer le formulaire d’inscription. Elle doit tenir compte du nombre de places autour des tables, mais aussi du matériel disponible par personne : papier, crayons, feutres, pinceaux et gobelets d’eau.
- Demandez les besoins alimentaires directement dans le formulaire, puis mettez la liste à jour à chaque inscription. Calculez les quantités de catering après la clôture des inscriptions, et non à partir du nombre de personnes invitées.
- Contrôlez les fournitures plusieurs jours avant l’atelier et imprimez les fiches de travail à ce moment-là. Les éléments souvent oubliés sont les rallonges, les multiprises, les lampes de bureau et les supports nécessaires à la démonstration.
- Ouvrez la salle assez tôt pour installer les tables, les chaises, la table d’accueil et le matériel par table. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et la présentation avant l’arrivée des participants : une panne le jour même retarde immédiatement l’exercice.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un atelier d’illustration ?
- Prévoyez au moins 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et les intervenants, de diffuser les invitations, de traiter les inscriptions, puis de commander ou acheter le matériel manquant.
- Quand faut-il fixer le nombre de participants ?
- Fixez la limite avant l’ouverture des inscriptions, idéalement 3 semaines avant l’atelier. Basez-la sur les places disponibles, l’encadrement prévu et la quantité de matériel que vous pouvez fournir à chaque table.
- Quand faut-il vérifier le matériel de dessin ?
- Faites un premier inventaire 7 jours avant, puis un contrôle final la veille. Vérifiez notamment le papier A4 et A3, les crayons, feutres, gommes, taille-crayons, aquarelles, pinceaux, encres et tapis de découpe.
- À quelle heure faut-il préparer la salle le jour de l’atelier ?
- Prévoyez l’ouverture de la salle au moins 90 minutes avant l’accueil. Comptez ce temps pour placer les tables et les chaises, installer les fournitures, préparer la démonstration et tester le vidéoprojecteur.
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