Een ijszwemwedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin met de zwemplaats en de veiligheidsvoorwaarden, niet met de inschrijvingen. Controleer vergunningen, leg het wedstrijdreglement vast en bepaal vooraf welke waterkwaliteit en temperatuur zijn toegestaan. Daarna regel je deelnemersinformatie, medische verklaringen, materiaal en een duidelijke indeling van het terrein. Op de wedstrijddag moeten metingen, toezicht, omkleden en opwarmen vóór de start geregeld zijn; juist daar ontstaan de meeste problemen als je te laat begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwemplaats reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Inschrijfformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Medische verklaringen verzamelen
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
10
Reserveringen bevestigen
11
Medaillebestelling controleren
12
Wedstrijdnummers voorbereiden
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Startlijsten afdrukken
15
Weersverwachting controleren
16
Watermeetapparatuur testen
2 personen
17
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
18
Locatie inspecteren
3 personen

Event

19
Leveringen ontvangen
2 personen
20
Wedstrijdterrein afzetten
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Omkleedruimtes opbouwen
3 personen
23
Start- en finishlijn plaatsen
3 personen
24
Veiligheidsmaterialen plaatsen
4 personen
25
Waterkwaliteit en temperatuur meten
2 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Deelnemers registreren
3 personen
28
Startnummers uitdelen
2 personen
29
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
30
Zwemveiligheidsposten bemannen
5 personen
31
Warming-up begeleiden
2 personen
32
IJszwemwedstrijd begeleiden
6 personen
33
Tijden registreren
3 personen
34
Warme dranken serveren
3 personen
35
Soep en brood serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Winnaars huldigen
3 personen

Nazorg

38
Terrein afbreken
5 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Materialen retour brengen
2 personen
43
Gevonden voorwerpen bewaren
44
Uitslagen publiceren
45
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 6
Kleedbankenaantal 8
Afzethekkenaantal 12

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 20
Start- en finishlintaantal 2
Startnummersaantal 60
Veiligheidsboeienaantal 6
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Thermodekensaantal 60
Wedstrijdmedaillesaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Waterdichte klembordenaantal 4
Waterdichte portofoonsaantal 6
Meetlint
Waterthermometeraantal 2
Waterkwaliteitstestset

Veiligheid

EHBO-kofferaantal 2
Nooddekensaantal 20
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 8

Apparatuur

Stopcontacthaspelsaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Mobiele luidspreker

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Soeppannenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koffiefiltersaantal 100

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Handvegersaantal 3
Droogdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zwemplaats en controleer vergunningen minstens 8 weken vooraf. Vraag ook na hoeveel deelnemers, begeleiders en toeschouwers zijn toegestaan en waar hulpdiensten kunnen komen.
Leg het reglement vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld onder meer de maximale zwemafstand, startprocedure, afmeldregels, medische verklaring en voorwaarden waarbij de wedstrijd niet doorgaat.
Plan de deelnemersadministratie in twee rondes: verwerk aanmeldingen wekelijks en stuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vraag dieetwensen en medische verklaringen niet pas bij aankomst op.
Maak een terreinplan met afzonderlijke zones voor start en finish, omkleden, registratie, publiek en opwarmen. Zet afzethekken, waarschuwingsborden en veiligheidsmaterialen vóór de eerste deelnemer aanwezig is en test portofoons en meetapparatuur vooraf.
Meet waterkwaliteit en watertemperatuur op de wedstrijddag en leg de waarden schriftelijk vast vóór de start. Controleer daarnaast de weersverwachting opnieuw 24 uur vooraf; leg een besluitmoment vast voor uitstel of afgelasting en communiceer dat direct naar deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ijszwemwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de zwemplaats, vergunningen en het reglement. Plan de inschrijving daarna zo dat je 7 dagen voor de wedstrijd de definitieve deelnemersinformatie kunt versturen.
Welke temperatuur is geschikt voor een ijszwemwedstrijd?: Er is geen universele veilige grens: spreek die vooraf af met de locatie, veiligheidsverantwoordelijke en eventuele bond. Meet de watertemperatuur op de wedstrijddag en neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over doorgaan, uitstel of afgelasting.
Wat moet je voor deelnemers aan een ijszwemwedstrijd regelen?: Verzamel bij de inschrijving contactgegevens en medische verklaringen en vraag dieetwensen uit. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de route, starttijd, regels, omkleedinformatie, verplichte spullen en afmeldprocedure.
Hoe richt je het terrein in voor een ijszwemwedstrijd?: Maak minstens vier duidelijk herkenbare zones: registratie, omkleden, start en finish, en warme opvang. Plaats afzettingen, veiligheidsborden en hulpmiddelen vóór de deelnemers arriveren en test alle meetapparatuur en communicatie vóór de briefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.