Zo organiseer je een ijshockeytoernooi

Begin met de toernooiopzet, niet met de boodschappen. Leg vast hoeveel teams meedoen, welke wedstrijdregels gelden en hoeveel ijsuren je nodig hebt. Daarna regel je de locatie, scheidsrechters, EHBO en inschrijving, zodat je het schema kunt maken met gecontroleerde teamgegevens. In de laatste week verschuift de aandacht naar materiaal, consumpties en vrijwilligers. Op de wedstrijddag zelf draait alles om een korte opening, duidelijke wedstrijdinformatie en een vaste plek voor scoreformulieren en reserve-uitrusting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiopzet vastleggen
2 personen
2
Teams uitnodigen
2 personen
3
Inschrijfformulier openen
4
Locatie bevestigen
5
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
6
EHBO-bezetting vastleggen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Teamgegevens controleren
2 personen
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Deelnemers bevestigen
12
Wedstrijdregels versturen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Prijzen bestellen
15
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
16
Consumpties bestellen
17
Shirts en hesjes controleren
2 personen
18
Scoreformulieren printen
19
Deelnemerslijst printen
20
Route-informatie versturen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Consumpties koelen
2 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Toernooitassen klaarzetten
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Kleedkamers controleren
2 personen
27
Toernooibalie opbouwen
3 personen
28
Cateringtafel opbouwen
3 personen
29
Publieksruimte inrichten
4 personen
30
Wedstrijdtafel plaatsen
2 personen
31
Scorebord installeren
2 personen
32
Speakers testen
2 personen
33
Veldmarkeringen controleren
2 personen
34
Doelen en netten controleren
2 personen
35
Pucks en materiaal klaarleggen
2 personen
36
Scheidsrechters instrueren
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen
38
Registratietafel bemannen
3 personen
39
Teams ontvangen
4 personen
40
Wedstrijdshirts uitdelen
2 personen
41
Teambriefing geven
2 personen
42
Opening aankondigen
43
Wedstrijden begeleiden
6 personen
44
Scores registreren
2 personen
45
Pauzes aankondigen
46
Dranken bijvullen
3 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Catering aanvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Kleedkamers controleren
2 personen
52
Eindstanden controleren
2 personen
53
Finale begeleiden
6 personen
54
Prijzen uitreiken
2 personen
55
Afsluiting aankondigen

Nazorg

56
Materiaal verzamelen
4 personen
57
Toernooibalie afbreken
3 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
62
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
63
Locatie afsluiten
2 personen
64
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
65
Uitslagen publiceren
66
Gevonden voorwerpen verwerken
67
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Kleedkamerbankenaantal 12
Kapstokkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Speakersaantal 2
Microfoon
Scorebord
Laptop
Printer

Sportmateriaal

IJshockeypucksaantal 60
Trainingshesjesaantal 40
Reservehockeysticksaantal 12
Reservehelmenaantal 6
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Pionnenaantal 20
Sporttapeaantal 12
IJsreparatieset
Teamshirtsaantal 80
Puckemmersaantal 4
Scorebordbatterijenaantal 4

Kantoor

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Papieraantal 500
Naamstickersaantal 120
Polsbandjesaantal 150
Wedstrijdmappenaantal 12
Prijslijstenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamnaamkaartenaantal 8
Toernooibanner
Richtingspijlenaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkar

Catering

Boodschappen

Prijzen

Bekers voor winnaarsaantal 3
Medaillesaantal 40
Prijslintenaantal 40

Veiligheid

EHBO-kofferaantal 2
Cold packsaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 4

Tips

Plan eerst de ijsuren en wedstrijdduur. Tel naast de speeltijd per wedstrijd minimaal 10 minuten voor wisselen, dweilen en uitlopen; zonder die buffer loopt het schema al bij de eerste vertraging uit.
Open de inschrijving pas nadat de toernooiopzet en regels vaststaan. Vraag per team contactgegevens, spelersaantal en dieetwensen op en controleer alle gegevens uiterlijk 7 dagen voor het toernooi.
Leg scheidsrechters, EHBO en vrijwilligers niet als laatste vast. Maak per taak een bezetting met begin- en eindtijd, zodat bijvoorbeeld de locatieopening, scoreverwerking en pauzes niet op één persoon terechtkomen.
Controleer materiaal twee keer: een week vooraf en bij het klaarzetten. Leg pucks, hesjes, fluitjes, stopwatches, sporttape en reservehelmen apart in toernooitassen; reservehockeysticks worden vaak pas gemist als er al een wedstrijd bezig is.
Maak de wedstrijddag praktisch voor deelnemers. Verstuur route-informatie en wedstrijdregels vooraf, print deelnemers- en scorelijsten en koel consumpties vóór de locatie opengaat; zo blijft de ontvangst beperkt tot controleren en doorverwijzen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een ijshockeytoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 6 weken voor een kleinschalig toernooi. Gebruik de eerste 2 weken voor opzet, locatie en officials, houd daarna ongeveer 3 weken inschrijving open en reserveer de laatste week voor controles en materiaal.
Hoeveel tijd moet ik per ijshockeywedstrijd inplannen?: Plan de afgesproken speeltijd plus minimaal 10 minuten voor wisselen en het wedstrijdbeheer. Bij 6 wedstrijden is dat dus minstens 60 minuten extra naast de totale speeltijd.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema voor een ijshockeytoernooi maken?: Maak het schema zodra de inschrijving is gesloten en de teamgegevens zijn gecontroleerd, bij voorkeur 7 dagen voor het toernooi. Verstuur de definitieve wedstrijden en regels uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wanneer regel je EHBO en scheidsrechters voor een ijshockeytoernooi?: Leg beide bezettingen uiterlijk 4 weken voor het toernooi vast. Bevestig de namen en aanvangstijden nogmaals 7 dagen vooraf, zodat je bij uitval tijd hebt om vervanging te regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.