Organiser un tournoi de hockey sur glace, étape par étape
Un tournoi de hockey sur glace se prépare d’abord autour du format, du nombre d’équipes et du temps disponible sur la glace. Ensuite, les inscriptions, les arbitres, les secours et le calendrier des matchs doivent être verrouillés dans le bon ordre. Les oublis les plus fréquents concernent les coordonnées des équipes, les besoins alimentaires, les équipements de rechange et les informations pratiques envoyées trop tard. Ce plan rassemble les étapes nécessaires pour passer de l’invitation des équipes à l’ouverture du lieu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le format du tournoi
2 personnes
- 2
Inviter les équipes
2 personnes
- 3
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 4
Confirmer le lieu
- 5
Finaliser les arbitres
2 personnes
- 6
Assurer la présence des secours
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
- 10
Établir le planning des matchs
2 personnes
- 11
Confirmer les participants
- 12
Envoyer les règles de la compétition
- 13
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 14
Commander les prix
- 15
Établir la liste de courses
2 personnes
- 16
Commander des consommations
- 17
Vérifier les chemises et les gilets
2 personnes
- 18
Imprimer les feuilles de score
- 19
Imprimer la liste des participants
- 20
Envoyer les informations sur l’itinéraire
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Refroidir les consommations
2 personnes
- 23
Rassembler le matériel
3 personnes
- 24
Préparer les sacs de tournoi
2 personnes
Événement
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Vérifier les vestiaires
2 personnes
- 27
Installer le comptoir du tournoi
3 personnes
- 28
Monter la table de catering
3 personnes
- 29
Aménager l’espace public
4 personnes
- 30
Installer la table de compétition
2 personnes
- 31
Installer le tableau des scores
2 personnes
- 32
Tester les enceintes
2 personnes
- 33
Vérifier les marquages du terrain
2 personnes
- 34
Vérifier les buts et les filets
2 personnes
- 35
Préparer les palets et le matériel
2 personnes
- 36
Briefer les arbitres
2 personnes
- 37
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 38
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
- 39
Accueillir les équipes
4 personnes
- 40
Distribuer les maillots de match
2 personnes
- 41
Faire le briefing de l’équipe
2 personnes
- 42
Annoncer l'ouverture
- 43
Encadrer les matchs
6 personnes
- 44
Enregistrer les scores
2 personnes
- 45
Annoncer les pauses
- 46
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 47
Servir le café et le thé
2 personnes
- 48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 49
Ravitailler le catering
2 personnes
- 50
Vider les poubelles
2 personnes
- 51
Vérifier les vestiaires
2 personnes
- 52
Vérifier les scores finaux
2 personnes
- 53
Encadrer la finale
6 personnes
- 54
Remettre les prix
2 personnes
- 55
Annoncer la clôture
Suivi
- 56
Rassembler le matériel
4 personnes
- 57
Démonter le comptoir du tournoi
3 personnes
- 58
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 59
Faire la vaisselle
2 personnes
- 60
Rassembler les déchets
3 personnes
- 61
Nettoyer l'espace public
3 personnes
- 62
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
- 63
Fermer le lieu
2 personnes
- 64
Rendre le matériel loué
2 personnes
- 65
Publier les résultats
- 66
Traiter les objets trouvés
- 67
Classer les factures et les reçus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 40
- Tabourets de barqté 8
- Bancs de vestiaireqté 12
- Porte-manteauxqté 8
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Gobelets à caféqté 100
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Petits bolsqté 20
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Tableau des scores
- Ordinateur portable
- Imprimante
Matériel de sport
- Palets de hockey sur glaceqté 60
- Chasubles d’entraînementqté 40
- Bâtons de hockey de rechangeqté 12
- Casques de rechangeqté 6
- Siffletsqté 6
- Chronomètresqté 4
- Cônesqté 20
- Ruban de sportqté 12
- Kit de réparation pour la glace
- T-shirts d’équipeqté 80
- Bacs à puckqté 4
- Piles du tableau d’affichageqté 4
Bureau
- Presse-papiersqté 12
- Stylos à billeqté 30
- Marqueursqté 12
- Papierqté 500
- Étiquettes nominativesqté 120
- Braceletsqté 150
- Dossiers de matchqté 12
- Listes de prixqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Cartes de nom d’équipeqté 8
- Bannière du tournoi
- Flèches directionnellesqté 12
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Chariot de nettoyage
Catering
- Courses
Prix
- Trophées pour les gagnantsqté 3
- Médaillesqté 40
- Rubans de prixqté 40
Sécurité
- Trousse de premiers secoursqté 2
- Packs de froidqté 12
- Gilets de sécuritéqté 12
- Lampes de pocheqté 4
Conseils
- Commence par définir le format : nombre d’équipes, durée des matchs, nombre de poules et système de classement. Établis ensuite le nombre de créneaux nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions.
- Fixe une date limite d’inscription et demande dès le formulaire les coordonnées d’un responsable, la composition de l’équipe et les besoins alimentaires. Prévois une vérification finale des informations au moins 7 jours avant le tournoi.
- Établis le planning des matchs seulement après avoir confirmé les équipes. Envoie les règles de la compétition, les horaires et l’itinéraire au plus tard 3 à 5 jours avant l’événement.
- Ne laisse pas les postes opérationnels pour le dernier jour : arbitres, secours, bénévoles à l’accueil et responsables de la feuille de score doivent tous avoir un nom et un horaire attribués.
- Prépare le matériel la veille, notamment les palets, sifflets, chronomètres, chasubles et équipements de rechange. Refroidis les consommations et prépare les sacs de tournoi avant l’ouverture du lieu.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey sur glace ?
- Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour inviter les équipes, recueillir les inscriptions et confirmer la glace, les arbitres et les secours. Pour un tournoi de grande taille, commence plutôt 3 mois à l’avance.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions des équipes ?
- Ouvre le formulaire dès que le format, la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le tournoi. Fixe une clôture des inscriptions environ 10 jours avant l’événement pour garder du temps pour le planning.
- Quand envoyer le planning des matchs aux équipes ?
- Envoie le planning définitif 3 à 5 jours avant le tournoi, après vérification des coordonnées et de la liste des participants. Prévois une version imprimée sur place pour l’accueil et le tableau des scores.
- Quel matériel de rechange prévoir pour un tournoi de hockey ?
- Prépare au moins quelques palets supplémentaires, des bâtons et casques de rechange, ainsi que du ruban de sport, des sifflets et deux chronomètres si possible. Vérifie tout le matériel la veille plutôt qu’au moment de l’ouverture.
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