Zo organiseer je een huwelijksviering zonder last-minute stress

Begin met de datum, gastenlijst en twee locaties: de plek van de ceremonie en de feestlocatie. Leg daarna de belangrijkste mensen en leveranciers vast, zoals de voorganger, getuigen, cateraar, bakker, fotograaf en muziekleverancier. Pas wanneer het aantal gasten duidelijker is, regel je uitnodigingen, dieetwensen, vervoer en tafelschikking. In de laatste weken draait alles om bevestigen, klaarleggen en controleren: van trouwringen en kleding tot taart, bloemen, servies en het draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
2
Kerk en feestlocatie reserveren
2 personen
3
Voorganger en getuigen vastleggen
2 personen
4
Cateraar en bakker reserveren
2 personen
5
Fotograaf en muziekleverancier boeken
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vervoer voor gasten afstemmen
2 personen
11
Ceremonieprogramma opstellen
2 personen
12
Muziek voor ceremonie selecteren
2 personen
13
Huwelijksgeloften schrijven
2 personen
14
Tafelschikking maken
2 personen
15
Menukaarten en naamkaartjes bestellen
16
Draaiboek afdrukken
17
Leveringen en tijden bevestigen
2 personen
18
Trouwringen controleren
2 personen
19
Noodcontacten delen
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Taart en bloemen ontvangen
2 personen
23
Kleding en accessoires klaarleggen
2 personen
24
Locatie schoon en leeg maken
3 personen
25
Materialen naar locatie brengen
3 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Ceremoniestoelen plaatsen
3 personen
28
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
29
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
30
Glazen klaarzetten
2 personen
31
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
32
Menukaarten neerleggen
2 personen
33
Ceremonieboekjes klaarleggen
2 personen
34
Bloemstukken plaatsen
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Welkomsttafel inrichten
2 personen
37
Gastenboek klaarleggen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffiepunt inrichten
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
3 personen
41
Taart aansnijden voorbereiden
2 personen
42
Geluid en microfoons testen
2 personen
43
Muziek afspelen testen
44
Toiletten controleren
45
Ceremoniemeester instrueren
2 personen
46
Bruidsboeket overhandigen
2 personen

Event

47
Gasten ontvangen
3 personen
48
Programma uitdelen
2 personen
49
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
50
Huwelijksceremonie begeleiden
4 personen
51
Muziek tijdens ceremonie verzorgen
52
Getuigen begeleiden
2 personen
53
Groepsfoto organiseren
2 personen
54
Aperitief en hapjes serveren
4 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Gastenboek begeleiden
57
Dinerbuffet opstellen
3 personen
58
Diner serveren
5 personen
59
Borden en glazen afruimen
3 personen
60
Koffie en thee serveren
3 personen
61
Bruiloftstaart aansnijden
2 personen
62
Taart serveren
3 personen
63
Toespraken begeleiden
2 personen
64
Muziek en dans verzorgen
2 personen
65
Late snacks serveren
3 personen
66
Laatste ronde aankondigen
67
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

68
Overgebleven eten verpakken
3 personen
69
Dranken en decoratie verzamelen
3 personen
70
Servies en bestek verzamelen
3 personen
71
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Meubilair terugplaatsen
4 personen
75
Apparatuur uitschakelen
2 personen
76
Verloren voorwerpen verzamelen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
79
Servies afwassen
3 personen
80
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
81
Bloemen en decoratie thuisbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Ceremoniestoelenaantal 90
Trouwtafel
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8
Kledingrekaantal 2
Afvalbakkenaantal 5

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Tafelmessenaantal 100
Tafელvorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen voor sausaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Taartmes
Taartspatelaantal 2
Serveerbladenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Keukenweegschalenaantal 2
Ovenwantenaantal 4
Koelmattenaantal 6
Etikettenaantal 100

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Reservebatterijenaantal 12
USB-sticksaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 12
Kaarsenaantal 40
Kaarshoudersaantal 20
Welkomstbord
Gastenboek
Pennen voor gastenboekaantal 6
Tafellopersaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Menukaartenaantal 100
Ceremonieboekjesaantal 100
Ballonnenaantal 80
Lintenaantal 6
Ringkussen
Fotolijstjesaantal 12
Fotopropsaantal 20
Tafelnummersaantal 10
Gastenboekbord
Ringdoosje
Confettikegelsaantal 100
Fotocollage
Vaasjesaantal 20
Sierlintaantal 10
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Touwaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Allesreinigeraantal 3
Glasreinigeraantal 2
Desinfectiesprayaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 5
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Rubberen handschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3

Tips

Plan eerst de vaste onderdelen: datum, kerk of ceremonielocatie en feestlocatie. Leg daarna de voorganger, getuigen en leveranciers vast; zonder die bevestigingen blijft de rest van het draaiboek voorlopig.
Verstuur uitnodigingen ruim vóór de laatste maand en geef een duidelijke uiterste antwoorddatum. Verwerk aanmeldingen meteen in één overzicht, zodat dieetwensen, vervoer en het aantal stoelen niet pas in de laatste week opvallen.
Maak het ceremonieprogramma en de muziek eerder definitief dan je denkt. Schrijf de huwelijksgeloften niet pas op de avond ervoor en controleer of de gekozen muziek beschikbaar is in de ruimte waar de ceremonie plaatsvindt.
Werk de tafelschikking pas af nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Bestel daarna menukaarten en naamkaartjes op basis van het definitieve aantal gasten; enkele extra exemplaren voorkomen gedoe bij late wijzigingen.
Plan in de laatste week een bevestigingsronde met alle leveranciers en noteer aankomsttijden in het draaiboek. Controleer op de dag zelf onder meer de trouwringen, kleding, taart, bloemen, boodschappen, koelboxen, servies en de overdracht van materialen naar de locatie.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin je met het organiseren van een huwelijksviering?: Begin zodra de trouwdatum in beeld is, bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf. Reserveer eerst de kerk of ceremonielocatie en feestlocatie, omdat populaire data snel vastliggen. Daarna boek je de belangrijkste leveranciers en werk je de gastenlijst uit.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een huwelijksviering?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 tot 12 weken vóór de viering en zet een antwoordtermijn van 3 tot 4 weken. Zo heb je tijd om dieetwensen, vervoer, tafelschikking en het definitieve aantal menukaarten en naamkaartjes te regelen.
Hoe maak je een draaiboek voor een huwelijksviering?: Zet per onderdeel de starttijd, eindtijd, verantwoordelijke en locatiecontactpersoon in het draaiboek. Neem ook leveringen van taart en bloemen, de ceremonie, vervoer, speeches, muziek en het opruimen op. Druk het draaiboek uiterlijk 1 tot 2 dagen vooraf af en deel de noodcontacten met de betrokkenen.
Wanneer controleer je de spullen voor een huwelijksviering?: Doe een volledige controle 2 tot 3 dagen vooraf en een korte eindcontrole op de ochtend zelf. Tel onder meer tafels, stoelen, servies, glazen, serveerschalen, koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koelboxen en voedselbakken. Leg kleding, accessoires en trouwringen de avond ervoor apart klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.