Zo organiseer je een hondenschool open dag

Begin met een duidelijk programma en leg de datum pas vast nadat trainers, demonstraties en terrein beschikbaar zijn. Werk daarna de aanmeldingen, vrijwilligers en praktische voorzieningen uit. Bij een hondenschool open dag moet je niet alleen bezoekers ontvangen, maar ook honden veilig laten bewegen, wachten en kennismaken. Controleer het terrein vooraf, bereid informatie en welkomstpakketten voor en maak een draaiboek met tijden, verantwoordelijken en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Open dag online publiceren
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers indelen
2 personen
7
Demonstraties vastleggen
2 personen
8
Hondentrainers bevestigen
9
Reserveringen maken
10
Vergunningen controleren
11
Weersverwachting controleren
12
Bezoekerslijst afdrukken
13
Draaiboek afdrukken
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Polsbandjes sorteren
16
Hondenwelkomstpakket samenstellen
2 personen
17
Infomateriaal klaarleggen
2 personen
18
Prijslijst afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Hondenvelden controleren
2 personen
24
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
25
Laadplan voor vervoer maken

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Infobalie inrichten
2 personen
31
Cateringbuffet inrichten
3 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Hondenwaterpunten plaatsen
2 personen
34
Agilityparcours opbouwen
3 personen
35
Demoveld afzetten
2 personen
36
Verkeersroute markeren
2 personen
37
Versiering ophangen
2 personen
38
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
Registratiebalie bemannen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Honden welkom heten
2 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Rondleidingen geven
3 personen
45
Puppytraining demonstreren
2 personen
46
Gehoorzaamheid demonstreren
2 personen
47
Agility demonstreren
3 personen
48
Vraag-en-antwoordsessie begeleiden
2 personen
49
Proeflessen begeleiden
4 personen
50
Inschrijvingen voor lessen verwerken
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Hondenwater verversen
2 personen
56
Terrein schoon en veilig houden
2 personen
57
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
58
Materialen afbouwen
4 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Servies afwassen
2 personen

Nazorg

62
Terrein schoonmaken
4 personen
63
Hondenpoep opruimen
2 personen
64
Afval afvoeren
2 personen
65
Materialen schoonmaken
3 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
69
Aanmeldingen administratief verwerken
70
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsetsaantal 4
Infobalie
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkasten
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 4

Sportmateriaal

Agility tunnelsaantal 2
Agility sprongenaantal 4
Agility slalomstokkenaantal 12
Agility raakvlak
Trainingsmattenaantal 6
Apporteerballenaantal 12
Flostouwenaantal 12
Clickersaantal 12
Targetstokkenaantal 6
Voerzakjesaantal 12
Lange lijnenaantal 12
Halsbandenaantal 12
Trainingslijnenaantal 12
Waterbakkenaantal 12
Hondenbenchaantal 2
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 24
Rubberen pionnenaantal 20
Poepzakdispensersaantal 6
Hondenhanddoekenaantal 20
Reddingsdekensaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naambordjesaantal 80
Polsbandjesaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 10
Informatiebordenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Voedselthermometersaantal 2

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handvegersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan demonstraties in blokken van ongeveer 20 tot 30 minuten en houd tussen twee onderdelen minimaal 10 minuten vrij. Zo kunnen honden en bezoekers rustig wisselen zonder dat het programma uitloopt.
Controleer de hondenvelden en het hele terrein uiterlijk de dag ervoor op losse materialen, openingen en gladde plekken. Zet de veiligheidscontrole als aparte taak in het draaiboek en wijs één verantwoordelijke aan.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en druk de bezoekerslijst, naamkaartjes en polsbandjes uiterlijk de avond ervoor af. Noteer dieetwensen apart, zodat hapjes en catering op de open dag niet meer uitgezocht hoeven te worden.
Maak per vrijwilliger één rol en één tijdsblok, bijvoorbeeld ontvangst, demonstratiebegeleiding of toezicht bij de velden. Plan minstens 15 minuten overlap tussen wissels voor overdracht en onverwachte vragen.
Test luidsprekers, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de start op hun definitieve plek. Laad oplaadbare accu's de avond ervoor op en leg een plan klaar voor het geval stroom of geluid uitvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hondenschool open dag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, trainers en vergunningen. Verstuur uitnodigingen en publiceer de open dag zodra de belangrijkste onderdelen bevestigd zijn; sluit aanmeldingen bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor het evenement.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hondenschool open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 bezoekers, plus aparte begeleiding voor demonstraties en toezicht bij de hondenvelden. Bij 60 bezoekers heb je dus ongeveer 3 tot 4 ontvangst- en publieksvrijwilligers nodig, naast de trainers.
Wanneer controleer je het terrein voor een hondenschool open dag?: Doe een eerste veiligheidscontrole 1 week vooraf en een tweede controle op de ochtend zelf. Controleer vooral de velden, doorgangen en plekken rond agility tunnels, sprongen, slalomstokken en andere materialen.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor het opbouwen van een hondenschool open dag?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, infobalie, partytent, techniek en demonstratiematerialen. Laat ontvangst, naamkaartjes, welkomstpakketten en gekoelde dranken uiterlijk 30 minuten voor de eerste bezoekers klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.