Tag der offenen Tür in der Hundeschule organisieren

Ein Tag der offenen Tür in der Hundeschule braucht mehr als ein paar Vorführungen und einen Infostand. Du musst Besucherströme, Hunde, Trainingsflächen, Helfer und das Programm so aufeinander abstimmen, dass niemand warten oder suchen muss. Beginne mit Datum und Ablauf, kläre danach Genehmigungen und Trainer und bearbeite die Anmeldungen. Erst wenn die Teilnehmerzahl absehbar ist, planst du Sitzplätze, Verpflegung, Willkommenspakete und Materialmengen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Freiwillige einteilen
2 Personen
7
Vorführungen dokumentieren
2 Personen
8
Hundetrainer bestätigen
9
Reservierungen vornehmen
10
Genehmigungen prüfen
11
Wettervorhersage prüfen
12
Besucherliste ausdrucken
13
Drehbuch ausdrucken
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Armbänder sortieren
16
Willkommenspaket für Hunde zusammenstellen
2 Personen
17
Infomaterial bereitlegen
2 Personen
18
Preisliste drucken
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
3 Personen
22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
23
Hundeausläufe kontrollieren
2 Personen
24
Gelände auf Sicherheit prüfen
2 Personen
25
Ladeplan für den Transport erstellen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Zelte aufbauen
4 Personen
28
Tische aufstellen
3 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Infostand einrichten
2 Personen
31
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
32
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
33
Hunde-Wasserstellen aufstellen
2 Personen
34
Agility-Parcours aufbauen
3 Personen
35
Demofeld absperren
2 Personen
36
Verkehrsroute markieren
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
2 Personen
38
Beschilderung anbringen
2 Personen
39
Beschallungsanlage testen
2 Personen
40
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
41
Besucher empfangen
3 Personen
42
Hunde begrüßen
2 Personen
43
Eröffnungsrede halten
44
Führungen geben
3 Personen
45
Welpentraining vorführen
2 Personen
46
Gehorsam demonstrieren
2 Personen
47
Agility vorführen
3 Personen
48
Fragerunde begleiten
2 Personen
49
Schnupperstunden betreuen
4 Personen
50
Anmeldungen für Kurse bearbeiten
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Hunde-Wasser wechseln
2 Personen
56
Gelände sauber und sicher halten
2 Personen
57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
58
Materialien abbauen
4 Personen
59
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
60
Catering aufräumen
3 Personen
61
Geschirr abwaschen
2 Personen

Nachbereitung

62
Gelände reinigen
4 Personen
63
Hundekot beseitigen
2 Personen
64
Abfall entsorgen
2 Personen
65
Materialien reinigen
3 Personen
66
Materialien inventarisieren
2 Personen
67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
68
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
69
Anmeldungen administrativ bearbeiten
70
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BiertischgarniturenAnz. 4
Infostand
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Kühlschränke
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
AkkusAnz. 4

Sportmaterial

Agility-TunnelAnz. 2
Agility-SprüngeAnz. 4
Agility-SlalomstangenAnz. 12
Agility-Schnittstelle
TrainingsmattenAnz. 6
ApportierbälleAnz. 12
ZerrseileAnz. 12
KlickerAnz. 12
ZielstöckeAnz. 6
FutterbeutelAnz. 12
Lange LeinenAnz. 12
KragenAnz. 12
TrainingslinienAnz. 12
WasserbehälterAnz. 12
HundeboxAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 24
GummikegelAnz. 20
KotbeutelspenderAnz. 6
HundetücherAnz. 20
RettungsdeckenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
NamensschilderAnz. 80
ArmbänderAnz. 100
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 10
InfotafelnAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServierbesteckAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12
LebensmittelthermometerAnz. 2

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
HandfegerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm mit festen Uhrzeiten fest und plane zwischen Vorführungen mindestens 15 Minuten für den Wechsel, Fragen und das sichere Trennen der Hunde ein. Bestätige die Hundetrainer frühzeitig und drucke am Veranstaltungstag ein Drehbuch aus.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche direkt. Drucke die Besucherliste spätestens am Vortag aus; spontane Gäste kannst du am Eingang separat notieren, ohne die gesamte Liste zu ändern.
Prüfe das Gelände vor dem Aufbau auf offene Tore, rutschige Stellen und ungesicherte Hundeausläufe. Agility-Tunnel, Sprünge, Slalomstangen und Trainingsmatten gehören erst dann auf die Fläche, wenn der Sicherheitscheck abgeschlossen ist.
Plane die Verpflegung nach der erwarteten Besucherzahl und kühle Getränke früh genug. Stelle wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teller und Besteck bereit; vergessene Servierschalen oder Ausgießkannen bremsen die Ausgabe sofort.
Teile Freiwillige nach Aufgaben und Zeitfenstern ein: Empfang, Infostand, Betreuung der Vorführungen und Nachfüllen. Erstelle außerdem einen Ladeplan für den Transport, damit Lautsprecher, Mikrofone, Verlängerungskabel und Sportmaterial nicht am Ende im Vereinsraum zurückbleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Hundeschule planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Genehmigungen. Verschicke Einladungen und veröffentliche den Termin online, sobald der grundlegende Ablauf feststeht.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür in der Hundeschule?: Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für den Infostand und je eine verantwortliche Person pro Vorführung ein. Bei mehreren parallel laufenden Bereichen solltest du zusätzlich 2 bis 3 flexible Helfer einteilen.
Wann sollte man das Gelände für die Hundeveranstaltung prüfen?: Führe einen ersten Sicherheitscheck am Vortag und eine zweite Kontrolle am Veranstaltungsmorgen durch. Prüfe dabei besonders Tore, Hundeausläufe, Kabelwege und die Befestigung der Agility-Geräte.
Wie viel Verpflegung braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Kaffee, Wasser und Snacks entsprechend der erwarteten Aufenthaltsdauer. Kaufe verderbliche Snacks möglichst am Vortag und kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn.

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