Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de una escuela de perros

Una jornada de puertas abiertas de una escuela de perros necesita algo más que demostraciones de adiestramiento. Primero define la fecha, el programa y el sistema de inscripción; después confirma entrenadores, voluntarios, permisos y reservas. La seguridad del recinto y la revisión de los campos deben estar cerradas antes de anunciar el evento. Este plan también te ayuda a preparar la recepción, las actividades de agility, la información para visitantes y la logística de bebidas y materiales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Asignar voluntarios
2 personas
7
Registrar las demostraciones
2 personas
8
Confirmar los adiestradores de perros
9
Hacer reservas
10
Comprobar permisos
11
Comprobar el pronóstico del tiempo
12
Imprimir la lista de visitantes
13
Imprimir el plan de trabajo
14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
15
Clasificar las pulseras
16
Preparar paquete de bienvenida para perros
2 personas
17
Dejar listo el material informativo
2 personas
18
Imprimir la lista de precios
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Reunir los materiales
3 personas
23
Comprobar los campos para perros
2 personas
24
Comprobar la seguridad del recinto
2 personas
25
Crear un plan de carga para el transporte

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Montar tiendas
4 personas
28
Montar mesas
3 personas
29
Colocar las sillas
3 personas
30
Montar el mostrador de información
2 personas
31
Montar el buffet de catering
3 personas
32
Montar el punto de café
2 personas
33
Colocar puntos de agua para perros
2 personas
34
Montar el circuito de agility
3 personas
35
Acotar el campo de demostración
2 personas
36
Señalizar la ruta de tráfico
2 personas
37
Colgar la decoración
2 personas
38
Colocar la señalización
2 personas
39
Probar el sistema de sonido
2 personas
40
Atender la mesa de registro
2 personas
41
Recibir a los visitantes
3 personas
42
Dar la bienvenida a los perros
2 personas
43
Dar el discurso de apertura
44
Dar visitas guiadas
3 personas
45
Demostrar entrenamiento de cachorros
2 personas
46
Demostrar obediencia
2 personas
47
Demostrar agility
3 personas
48
Moderar la sesión de preguntas y respuestas
2 personas
49
Guiar las clases de prueba
4 personas
50
Procesar las inscripciones a las clases
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Cambiar el agua de los perros
2 personas
56
Mantener el recinto limpio y seguro
2 personas
57
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
58
Desmontar materiales
4 personas
59
Recoger mesas y sillas
3 personas
60
Recoger el catering
3 personas
61
Lavar la vajilla
2 personas

Seguimiento

62
Limpiar el recinto
4 personas
63
Recoger cacas de perro
2 personas
64
Retirar los residuos
2 personas
65
Limpiar los materiales
3 personas
66
Inventariar materiales
2 personas
67
Devolver los objetos prestados
2 personas
68
Recoger el stock sobrante
2 personas
69
Procesar administrativamente las inscripciones
70
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas con bancoscant. 4
Mostrador de información
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras
Neveras portátilescant. 4
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 4

Material deportivo

Túneles de agilitycant. 2
Saltos de agilidadcant. 4
Postes de slalom para agilitycant. 12
Área de encuentro de agility
Esterillas de entrenamientocant. 6
Pelotas de lanzamientocant. 12
Cuerdas de mordercant. 12
Clicscant. 12
Postes de objetivocant. 6
Bolsas para piensocant. 12
Cordones largoscant. 12
Lanyardscant. 12
Líneas de entrenamientocant. 12
Bandejas de aguacant. 12
Jaula para perroscant. 2
Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 24
Conos de gomacant. 20
Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 6
Toallas para perroscant. 20
Mantas térmicascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Pancartas con nombrescant. 80
Pulserascant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 10
Paneles informativoscant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cubiertos de serviciocant. 12
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12
Termómetros para alimentoscant. 2

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Papeleracant. 8
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de publicar la jornada. Reserva bloques concretos para las demostraciones, la bienvenida y las actividades de agility, y confirma a cada adiestrador por escrito al menos 7 días antes.
Abre las inscripciones con tiempo y pregunta por las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Imprime la lista de visitantes y prepara las tarjetas de nombre como máximo el día anterior, para no depender de una conexión durante la recepción.
Revisa el recinto pensando en perros, no solo en personas. Comprueba vallas, accesos, zonas de encuentro y campos antes del evento, y deja señalizadas las áreas de demostración, descanso y circulación.
Asigna voluntarios a puestos concretos: información, inscripciones, demostraciones, bebidas y apoyo en agility. Con 4 o más funciones separadas, un plan de trabajo impreso evita que todos abandonen su puesto al mismo tiempo.
Prepara la carga por orden de uso. Coloca primero el material que se monta al llegar, como carpas, mesas, altavoces y cables; deja enfriar las bebidas y reúne los paquetes de bienvenida, el material informativo y los accesorios para perros el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas canina?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite fijar el programa, comprobar permisos, abrir inscripciones, confirmar adiestradores y revisar el recinto antes de anunciar los detalles definitivos.
¿Cuándo hay que confirmar a los adiestradores y las demostraciones?: Confirma a los adiestradores y registra las demostraciones al menos 7 días antes. Así puedes cerrar los horarios, preparar la información para visitantes y ajustar los voluntarios si alguien cancela.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior deja listas las tarjetas de nombre, pulseras clasificadas, paquetes de bienvenida, material informativo y listas impresas. También reúne los materiales, enfría las bebidas y comprueba que el equipo de sonido, los cables y las baterías funcionan.
¿Cómo se organiza la seguridad del recinto para una jornada con perros?: Haz una revisión completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al abrir. Comprueba vallas, puertas, zonas de agility, superficies, accesos y rutas de circulación; asigna además a una persona responsable de vigilar cada área durante las demostraciones.

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