Organiser une journée portes ouvertes de l’école canine

Commencez par fixer la date, le programme et le nombre de visiteurs attendus avant de réserver le matériel. Une journée portes ouvertes canine repose ensuite sur trois points : des démonstrations bien documentées, des espaces sécurisés et un accueil capable de gérer les inscriptions, les badges et les besoins alimentaires. Prévoyez aussi un plan de chargement précis, car les tentes, tables, équipements audio et obstacles d’agility prennent rapidement de la place. La météo et les autorisations doivent être vérifiées avant les derniers achats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Publier la journée portes ouvertes en ligne
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les bénévoles
2 personnes
7
Documenter les démonstrations
2 personnes
8
Confirmer les éducateurs canins
9
Faire les réservations
10
Vérifier les autorisations
11
Vérifier les prévisions météo
12
Imprimer la liste des visiteurs
13
Imprimer le déroulé
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Trier les bracelets
16
Préparer le kit de bienvenue pour chiens
2 personnes
17
Préparer le matériel d’information
2 personnes
18
Imprimer la liste des prix
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Contrôler les espaces pour chiens
2 personnes
24
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
25
Établir le plan de chargement pour le transport

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
31
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
32
Mettre en place le point café
2 personnes
33
Installer des points d’eau pour chiens
2 personnes
34
Monter le parcours d’agility
3 personnes
35
Délimiter le champ de démonstration
2 personnes
36
Balisage du parcours
2 personnes
37
Suspendre la décoration
2 personnes
38
Installer la signalisation
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Accueillir les chiens
2 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Faire des visites guidées
3 personnes
45
Faire une démonstration de dressage de chiots
2 personnes
46
Montrer son obéissance
2 personnes
47
Démontrer l'agility
3 personnes
48
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
49
Encadrer les cours d’essai
4 personnes
50
Traiter les inscriptions aux cours
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Changer l’eau des chiens
2 personnes
56
Maintenir le site propre et sûr
2 personnes
57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
58
Démonter le matériel
4 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
60
Ranger le service traiteur
3 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes

Suivi

62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Ramasser les déjections canines
2 personnes
64
Évacuer les déchets
2 personnes
65
Nettoyer le matériel
3 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Ranger les stocks restants
2 personnes
69
Traiter administrativement les inscriptions
70
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Ensembles de tables de bièreqté 4
Bureau d’information
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateurs
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 4

Matériel de sport

Tunnels d’agilityqté 2
Sauts d'agilityqté 4
Bâtons de slalom d'agilityqté 12
Point de contact agility
Tapis d’entraînementqté 6
Ballons de sportqté 12
Cordes à tirerqté 12
Clickersqté 12
Piques de cibleqté 6
Sachets de nourritureqté 12
Longues lignesqté 12
Colliersqté 12
Lignes d’entraînementqté 12
Bacs à eauqté 12
Cage pour chienqté 2
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 24
Plots en caoutchoucqté 20
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Serviettes pour chiensqté 20
Couvertures de survieqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 10
Panneaux d'informationqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Thermomètres alimentairesqté 2

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 8
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Construisez le programme autour de créneaux horaires précis et confirmez les éducateurs canins assez tôt. Prévoyez quelques minutes entre deux démonstrations pour déplacer le public et remettre les espaces en ordre.
Attribuez les bénévoles par zone plutôt que seulement par tâche : accueil, circulation, espace chiens, boissons et démonstrations. Pour une journée de 4 à 6 heures, prévoyez des relais afin que personne ne reste au même poste sans pause.
Imprimez la liste des visiteurs, le déroulé et les badges au plus tard la veille. Gardez une version actualisée des inscriptions à l’accueil pour noter les arrivées et les changements de dernière minute.
Contrôlez les espaces pour chiens avant l’ouverture, notamment les accès, les zones de circulation et la disposition des agrès d’agility. Gardez les rallonges, multiprises et batteries hors des passages et testez les microphones avant l’arrivée du public.
Ne laissez pas les boissons, les en-cas et le kit de bienvenue pour chiens au dernier moment. Refroidissez les boissons la veille, regroupez le matériel par zone et chargez le véhicule dans l’ordre inverse de l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes canine ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de fixer le programme, confirmer les éducateurs, vérifier les autorisations, publier l’événement et répartir les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes d’école canine ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour la circulation et 1 personne dans chaque zone de démonstration active. Pour une journée de 4 à 6 heures, ajoutez des relais afin de couvrir les pauses et les imprévus.
Quand vérifier la météo pour une journée portes ouvertes canine ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 heures avant l’ouverture. Si une partie du programme se déroule dehors, confirmez à ce moment-là la disposition de la tente et des espaces pour chiens.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes canine ?: Préparez les badges, listes imprimées, bracelets, documents d’information, en-cas et kit de bienvenue la veille. Refroidissez aussi les boissons, testez le matériel audio et regroupez les équipements selon le plan de chargement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.