Zo organiseer je een Hollywoodfeest

Begin met de gastenlijst en werk daarna terug vanaf het moment waarop de eerste gasten binnenkomen. Verzamel dieetwensen, bestel catering en taart op tijd en plan daarna de aankleding, techniek en quiz. Een Hollywoodfeest valt of staat met een duidelijke entree, goede verlichting en een plek waar foto’s kunnen worden gemaakt. Test muziek, microfoon en lichtdecoratie vóór de gasten arriveren en houd een korte checklist bij voor de laatste voorbereidingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Catering bestellen
5
Taart bestellen
6
Muziek afspeellijst maken
7
Filmquiz voorbereiden
2 personen
8
Prijsjes voor quiz kopen
9
Stoelen en tafels klaarzetten
2 personen
10
Rode loper uitrollen
2 personen
11
Fotowand opbouwen
2 personen
12
Versiering ophangen
2 personen
13
Lichtdecoratie plaatsen
2 personen
14
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
15
Muziek testen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Buffettafel inrichten
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Desserttafel inrichten
2 personen
20
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
21
Naamkaartjes neerleggen
22
Quizmaterialen klaarleggen
23
Cadeautafel inrichten
24
Toiletten controleren

Event

25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Foto's bij de fotowand maken
2 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Hapjes serveren
3 personen
29
Buffet aanvullen
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Filmquiz presenteren
2 personen
32
Taart aansnijden en serveren
2 personen
33
Muziek en verlichting bedienen
34
Cadeaus verzamelen

Nazorg

35
Restanten verpakken
2 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Decoratie en apparatuur opruimen
2 personen
40
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 2
Cadeautafel
Kledingrek

Decoratie

Rode loper
Fotowand
Ballonnenbogenaantal 2
Hollywoodsterrenaantal 20
Gouden slingersaantal 6
Zwarte tafelkledenaantal 6
Gouden tafellopersaantal 6
Filmklapper
Naamkaartjesaantal 30
Cadeaulintaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledspotsaantal 2
Batterijenaantal 24

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 2
Polaroidcamera

Servies

Drinkglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 30
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 3
IJsemmersaantal 2
Taartmes
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Kurkentrekkeraantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken voordat je catering bestelt. Noteer ook wie geen alcohol drinkt, zodat je dranken en glazen passend kunt klaarzetten.
Plan de opbouw in deze volgorde: tafels en stoelen, rode loper en fotowand, versiering, lichtdecoratie en daarna geluidsinstallatie. Zo hoef je geen kabels weg te werken nadat de decoratie al hangt.
Test speakers, muziekspeler, microfoon en lichtsnoeren minimaal 60 minuten vóór ontvangst van de gasten. Leg verlengkabels, stekkerdozen en batterijen vooraf klaar; juist die kleine onderdelen worden vaak vergeten.
Richt het buffet, de desserttafel en de cadeautafel op aparte plekken in. Zet naamkaartjes en servies klaar voordat je hapjes en drankjes neerzet, zodat de entree niet verandert in een opslagtafel.
Maak de filmquiz compleet met vragen, antwoordformulieren en prijsjes en wijs één persoon aan die de quiz leidt. Leg alle quizmaterialen minstens 30 minuten vóór aanvang op één vaste plek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Hollywoodfeest organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Bestel catering en taart zodra je het verwachte aantal gasten en de dieetwensen kent; reserveer de laatste dag voor controle en voorbereiding.
Wanneer moet ik de rode loper en fotowand opbouwen?: Bouw de rode loper en fotowand 2 tot 3 uur vóór de ontvangst op. Controleer daarna of de doorgang vrij blijft en of de verlichting op de foto’s goed uitkomt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek te testen?: Plan minstens 60 minuten voor het testen van speakers, microfoon, muziek en lichtdecoratie. Houd daarnaast verlengkabels, stekkerdozen, batterijen en powerbanks binnen handbereik voor storingen.
Wanneer zet ik drankjes en hapjes klaar voor een Hollywoodfeest?: Zet dranken ongeveer 30 tot 45 minuten vóór de ontvangst koud en richt het buffet daarna in. Bereid kwetsbare hapjes zo laat mogelijk, terwijl borden, bestek, serveerschalen en glazen al eerder kunnen worden klaargelegd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.