Zo organiseer je een Hollandse avond zonder last-minute stress

Begin een Hollandse avond niet met versiering, maar met de gastenlijst en de locatie. Zodra je weet hoeveel mensen komen, kun je catering, drank, tafels, stoelen en servies berekenen. Regel daarna muziek, geluidsapparatuur en de aankleding, want vooral muziekrechten, koeling en stroom worden vaak te laat gecontroleerd. De laatste dag draait om voorbereiden: dieetproducten apart zetten, salades maken, aardappelen voorkoken en dranken koelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitieve gastenlijst maken
5
Dieetoverzicht doorgeven
6
Locatie reserveren
7
Muziekrechten controleren
8
DJ of afspeellijst regelen
9
Cateringhoeveelheden berekenen
10
Boodschappenlijst opstellen
11
Tafels en stoelen reserveren
12
Geluidsapparatuur reserveren
13
Koelruimte controleren
14
Serviesvoorraad controleren
15
Verlichtingsmateriaal testen
2 personen
16
Muziekapparatuur testen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken gekoeld zetten
2 personen
19
Hapjes sorteren
2 personen
20
Dieetproducten apart zetten
21
Aardappelen voorkoken
2 personen
22
Salades voorbereiden
2 personen
23
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
24
Versiering controleren
25
Locatie openen
2 personen
26
Entree vrijmaken
2 personen
27
Vloer en toiletten controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen opstellen
3 personen
30
Buffettafels inrichten
2 personen
31
Bar inrichten
2 personen
32
Geluidsapparatuur opbouwen
2 personen
33
Verlichting ophangen
2 personen
34
Hollandse decoratie ophangen
3 personen
35
Tafels decoreren
2 personen
36
Servies klaarzetten
2 personen
37
Bestek klaarzetten
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Dranken klaarzetten
2 personen
40
Hapjes op schalen leggen
3 personen
41
Warme hapjes voorbereiden
3 personen
42
Afvalpunten plaatsen
43
Toiletten bevoorraden

Event

44
Muziek starten
45
Gasten ontvangen
3 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Warme snacks afbakken
3 personen
50
Buffet aanvullen
2 personen
51
Koffie en thee schenken
2 personen
52
Muziek en verlichting bedienen
53
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
54
Laatste ronde aankondigen
55
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Restanten veilig verpakken
2 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Bar en keuken schoonmaken
2 personen
60
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Apparatuur afkoppelen
2 personen
63
Locatie schoon opleveren
3 personen
64
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 65
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6

Servies

Glazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 65
Bordenaantal 80
Dessertbordenaantal 70
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 10
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 5
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Frituurpannenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Rood-wit-blauwe slingersaantal 10
Oranje ballonnenaantal 80
Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en verwerk daarna alle dieetwensen in één overzicht. Geef dat overzicht door voordat je cateringhoeveelheden definitief berekent, zodat vegetarische of allergievriendelijke producten niet ontbreken.
Plan voor het eerste uur twee tot drie drankjes per persoon en controleer minimaal 24 uur vooraf of alles gekoeld kan worden. Reken niet alleen op de koelkast: koelboxen en extra koelruimte zijn nodig als tientallen flessen tegelijk koud moeten staan.
Test luidsprekers, mengpaneel, microfoon, muziekapparatuur en verlichting minstens 2 uur vóór ontvangst van de gasten. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekend stopcontact of een kabel die te kort is, kost tijdens de avond onnodig tijd.
Zet het buffet zo neer dat warme gerechten, brood en beleg, salades en hapjes niet door elkaar raken. Gebruik aparte serveerschalen en opscheplepels voor dieetproducten en markeer die vóór de eerste gasten binnenkomen.
Open de locatie minstens 2 uur vooraf en werk in deze volgorde: tafels en stoelen plaatsen, versiering ophangen, buffet opbouwen, servies klaarzetten en daarna eten en drinken uit de koeling halen. Zo blijven aardappelen, salades en dranken zo lang mogelijk op de juiste temperatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Hollandse avond organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en muziek. Leg de definitieve gastenlijst en catering uiterlijk 7 dagen vooraf vast, zodat je nog tijd hebt voor dieetwensen en reserveringen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een Hollandse avond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de rest van de avond tel je gemiddeld 1 tot 2 drankjes per persoon per uur, naast voldoende water en koffie.
Wanneer moet ik de hapjes en het eten voorbereiden?: Maak salades, brood en beleg en andere koude onderdelen bij voorkeur de dag ervoor. Kook aardappelen vooraf en zet warme gerechten pas op de dag zelf klaar; controleer de buffetopstelling minimaal 2 uur voor aanvang.
Hoeveel stoelen en servies heb ik nodig?: Voor een zittend diner heb je één stoel en één bord per gast nodig, plus ongeveer 10 procent reserve. Plan voor glazen, bestek, dessertborden en koffiekopjes eveneens 10 tot 15 procent extra, omdat materiaal tijdens een avond vaak blijft staan of vuil raakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.