Einen Holländischen Abend Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Holländischen Abend entscheidet die Reihenfolge mehr als die Dekoration. Beginne mit Termin, Ort und Gästeliste, bevor du Catering, Technik und Mobiliar festlegst. Erfasse Ernährungswünsche früh und plane das Buffet so, dass Kartoffeln, Salate, Brot und Belag rechtzeitig bereitstehen. In den letzten 24 Stunden geht es vor allem um Kühlen, Vorbereiten und Prüfen: Tonanlage, Beleuchtung, Geschirr und getrennt bereitgestellte Diätprodukte dürfen dann keine Überraschungen mehr bringen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Endgültige Gästeliste erstellen
5
Diätübersicht weitergeben
6
Location reservieren
7
Musikrechte prüfen
8
DJ oder Playlist organisieren
9
Cateringmengen berechnen
10
Einkaufsliste erstellen
11
Tische und Stühle reservieren
12
Tonanlage reservieren
13
Kühlraum überprüfen
14
Geschirrbestand prüfen
15
Beleuchtungsmaterial testen
2 Personen
16
Musikanlage testen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Getränke kühlen
2 Personen
19
Snacks sortieren
2 Personen
20
Diätprodukte separat beiseitestellen
21
Kartoffeln vorkochen
2 Personen
22
Salate vorbereiten
2 Personen
23
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
24
Dekoration überprüfen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Eingang freimachen
2 Personen
27
Boden und Toiletten kontrollieren
2 Personen
28
Tische aufstellen
3 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Buffettische einrichten
2 Personen
31
Bar einrichten
2 Personen
32
Tonanlage aufbauen
2 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
34
Holländische Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Tische dekorieren
2 Personen
36
Geschirr bereitstellen
2 Personen
37
Besteck bereitstellen
38
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
39
Getränke bereitstellen
2 Personen
40
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
41
Warme Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Müllstationen aufstellen
43
Toiletten auffüllen

Event

44
Musik starten
45
Gäste empfangen
3 Personen
46
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
47
Snacks servieren
3 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Warme Snacks aufbacken
3 Personen
50
Buffet auffüllen
2 Personen
51
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
52
Musik und Beleuchtung bedienen
53
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
54
Letzte Runde ankündigen
55
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

56
Reste sicher verpacken
2 Personen
57
Abfall sammeln
3 Personen
58
Geschirr abwaschen
3 Personen
59
Bar und Küche reinigen
2 Personen
60
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
61
Dekoration entfernen
2 Personen
62
Geräte abkoppeln
2 Personen
63
Ort sauber übergeben
3 Personen
64
Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 65
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6

Geschirr

GläserAnz. 80
WeingläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 65
TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 10
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 10

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 5
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
FritteusenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Dekoration

Niederländische FlaggenAnz. 12
Rot-weiß-blaue GirlandenAnz. 10
Orange BallonsAnz. 80
TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vorher und setze einen verbindlichen Rückmeldetermin etwa 10 Tage vor dem Abend. Erst danach lassen sich Cateringmengen und eine endgültige Gästeliste zuverlässig festlegen.
Prüfe den Kühlraum spätestens 3 Tage vorher. Getränke brauchen Platz zum Durchkühlen, während Snacks, Salate und Diätprodukte getrennt und eindeutig beschriftet werden sollten.
Plane die Technik nicht erst beim Aufbau: Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Verlängerungskabel 1 bis 2 Tage vorher. Prüfe außerdem, ob Musikrechte für DJ oder Playlist geklärt sind.
Bereite Kartoffeln und Salate am Vortag vor, aber stelle Brot, Belag und empfindliche Snacks erst am Veranstaltungstag bereit. So bleibt das Buffet frisch und die Küche wird nicht in der letzten Stunde überlastet.
Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Dieser Puffer reicht normalerweise für Tische, Stühle, Buffet, Flaggen, Girlanden, Ballons sowie einen letzten Geschirr- und Beleuchtungstest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Holländischen Abend planen?: Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Termin, Location und Einladungen. Die endgültige Gästeliste und Ernährungsübersicht sollten spätestens 10 Tage vor dem Abend feststehen.
Wann sollte ich die Gäste zu- oder absagen lassen?: Setze den Rückmeldetermin auf etwa 10 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch rund 7 Tage, um Cateringmengen, Diätprodukte, Tische, Stühle und Geschirr anzupassen.
Was kann man für einen Holländischen Abend am Vortag vorbereiten?: Kartoffeln können am Vortag vorgekocht und Salate vorbereitet werden. Getränke sollten spätestens am Vorabend gekühlt werden; Brot, Belag und Snacks stellst du besser erst am Veranstaltungstag bereit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor dem Holländischen Abend?: Plane mindestens 3 Stunden für den Aufbau ein. Darin enthalten sind Mobiliar, Buffet, Dekoration, Beleuchtung, Geschirr sowie der Test von Musikanlage und Mikrofon.

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