Zo organiseer je een hockeytoernooi zonder chaos

Begin niet met het wedstrijdschema, maar met de datum, beschikbare hockeyvelden en kleedkamers. Daarna bepaal je het toernooiformat en leg je vast hoeveel teams en wedstrijden passen binnen de beschikbare uren. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, controleer je teamgegevens en dieetwensen en deel je vrijwilligers, scheidsrechters en EHBO in. Pas daarna publiceer je het definitieve schema en controleer je materiaal, catering, prijzen en formulieren voor de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Hockeyvelden reserveren
3
Kleedkamers reserveren
4
Toernooiformat bepalen
2 personen
5
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
6
Inschrijfformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sponsordoelen communiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Teamgegevens controleren
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Scheidsrechters bevestigen
14
EHBO-contact bevestigen
15
Wedstrijdregels versturen
16
Definitief schema publiceren
17
Teambevestigingen versturen
18
Sportmateriaal controleren
2 personen
19
Boodschappenlijst afronden
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Prijzen en medailles ophalen
22
Teamlabels voorbereiden
2 personen
23
Wedstrijdformulieren printen
24
Programmaborden printen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Catering klaarzetten
2 personen
28
Materialen naar locatie brengen
4 personen
29
Incheckbalie opbouwen
2 personen
30
Cateringbalie opbouwen
3 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Partytenten opzetten
4 personen
33
Velden uitzetten
4 personen
34
Doelen plaatsen
4 personen
35
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
36
Wedstrijdformulieren verdelen
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Prijzen uitstallen
2 personen
39
Koffie en thee bereiden
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Teams ontvangen
4 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Teamlabels uitdelen
2 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Wedstrijden begeleiden
6 personen
46
Uitslagen registreren
2 personen
47
Tijdschema bewaken
48
Dranken serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Eindstanden controleren
2 personen
53
Finale begeleiden
4 personen
54
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
55
Donatieopbrengst bekendmaken
56
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Versiering verwijderen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval sorteren
2 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Gevonden spullen verzamelen
2 personen
66
Materialen terugbrengen
3 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Uitslagen naar teams sturen
69
Donatiebedrag overmaken
70
Facturen en bonnen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Partytentenaantal 3
Bankenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Hockeydoelenaantal 4
Hockeyballenaantal 40
Fluitjesaantal 8
Scheidsrechterskaartenaantal 8
Hesjesaantal 60
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Teamstickersaantal 60
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Balpompenaantal 3
Reservepompnaaldenaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
IJs packsaantal 12
Medaillesaantal 60
Bekersaantal 3
Klembordenaantal 8
Speelveldmarkeringenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12
Boodschappen

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 4

Decoratie

Toernooibannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4

Kantoor

Pennenaantal 30
A4-papieraantal 2
Permanentmarkersaantal 12
Tapeaantal 8
Scharenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40
Documentmappenaantal 8

Tips

Reserveer hockeyvelden en kleedkamers zodra de datum vaststaat. Plan daarnaast tijd voor opbouw en afbouw; zonder die marge schuift je eerste wedstrijd snel op.
Bepaal het format vóór je uitnodigingen verstuurt. Leg per wedstrijd de speeltijd, pauze en wisseltijd vast en controleer of het volledige programma binnen de beschikbare velduren past.
Sluit de inschrijving uiterlijk 1 week voor het toernooi en controleer daarna teamnamen, contactpersonen en aantallen. Verzamel dieetwensen op hetzelfde moment, zodat boodschappen en hapjes niet op het laatste moment veranderen.
Bevestig scheidsrechters, vrijwilligers en het EHBO-contact minstens 3 dagen vooraf. Geef iedereen een concrete taak en tijd, bijvoorbeeld ontvangst, scorebord, veldbegeleiding of catering.
Doe de laatste materiaalcontrole op de dag vóór het toernooi. Test scoreborden en stopwatches, tel hockeyballen en hesjes, en leg EHBO-koffers, ijs packs, afzetlint en reservepompnaalden klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hockeytoernooi organiseren?: Leg de datum, velden en kleedkamers bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Start de inschrijving daarna en houd de laatste week vrij voor het definitieve schema, teambevestigingen en materiaalcontrole.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een hockeytoernooi?: Maak eerst een voorlopig schema zodra het format en het verwachte aantal teams bekend zijn. Publiceer het definitieve schema pas na de sluiting van de inschrijving, meestal 5 tot 7 dagen vóór het toernooi.
Hoeveel scheidsrechters en vrijwilligers heb je nodig voor een hockeytoernooi?: Plan per gelijktijdig gespeelde wedstrijd minimaal 1 scheidsrechter en voeg minstens 2 vrijwilligers toe voor ontvangst, scoreverwerking en praktische ondersteuning. Reserveer daarnaast 1 aanspreekpunt voor EHBO en onverwachte problemen.
Wat moet je de dag voor een hockeytoernooi controleren?: Controleer de velden, doelen, ballen, fluitjes, hesjes, pionnen en scoreborden en leg formulieren, programmaborden en teamlabels klaar. Zet ook catering en koelboxen gereed en controleer of medailles en bekers zijn opgehaald.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.