Organiser un tournoi de hockey, étape par étape
Un tournoi de hockey se prépare dans cet ordre : réserver les terrains et les vestiaires, choisir le format, puis construire le programme à partir du nombre d’équipes. Les inscriptions doivent recueillir les coordonnées, les besoins alimentaires et les informations utiles pour les matchs. Prévoyez ensuite les arbitres, les premiers secours, les bénévoles et le matériel, avant de publier un programme définitif. Cette méthode évite les équipes oubliées, les horaires irréalistes et le matériel manquant le matin du tournoi.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
- 2
Réserver les terrains de hockey
- 3
Réserver les vestiaires
- 4
Définir le format du tournoi
2 personnes
- 5
Établir le programme de la compétition
2 personnes
- 6
Créer le formulaire d'inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Communiquer les objectifs de collecte
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 13
Confirmer les arbitres
- 14
Confirmer le contact des premiers secours
- 15
Envoyer les règles de la compétition
- 16
Publier le programme définitif
- 17
Envoyer les confirmations d'équipe
- 18
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
- 19
Finaliser la liste de courses
2 personnes
- 20
Faire les courses
3 personnes
- 21
Récupérer les prix et les médailles
- 22
Préparer les étiquettes d’équipe
2 personnes
- 23
Imprimer les formulaires de match
- 24
Imprimer les panneaux du programme
- 25
Préparer les en-cas
3 personnes
- 26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 27
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
- 28
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
- 29
Monter le comptoir d’enregistrement
2 personnes
- 30
Installer le comptoir de catering
3 personnes
- 31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 32
Installer les tentes de fête
4 personnes
- 33
Délimiter les espaces
4 personnes
- 34
Installer les buts
4 personnes
- 35
Préparer le matériel de sport
3 personnes
- 36
Distribuer les formulaires de concours
2 personnes
- 37
Suspendre la décoration
3 personnes
- 38
Installer les lots
2 personnes
- 39
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 40
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 41
Accueillir les équipes
4 personnes
- 42
Enregistrer la présence
2 personnes
- 43
Distribuer les badges d’équipe
2 personnes
- 44
Faire le discours d’ouverture
- 45
Encadrer les matchs
6 personnes
- 46
Enregistrer les résultats
2 personnes
- 47
Veiller au planning
- 48
Servir les boissons
3 personnes
- 49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Vider les poubelles
2 personnes
- 52
Vérifier les scores finaux
2 personnes
- 53
Encadrer la finale
4 personnes
- 54
Assurer la remise des prix
3 personnes
- 55
Annoncer le montant des dons
- 56
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
- 57
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
- 58
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 61
Retirer la décoration
2 personnes
- 62
Faire la vaisselle
3 personnes
- 63
Trier les déchets
2 personnes
- 64
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 65
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
- 66
Rapporter le matériel
3 personnes
- 67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 68
Envoyer les résultats aux équipes
- 69
Transférer le montant du don
- 70
Archiver les factures et les reçus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 50
- Tentes de réceptionqté 3
- Bancsqté 6
- Portants à vêtementsqté 4
Matériel de sport
- Buts de hockeyqté 4
- Balles de hockeyqté 40
- Siffletsqté 8
- Cartons d’arbitreqté 8
- Giletsqté 60
- Cônesqté 40
- Ruban de balisageqté 4
- Autocollants d'équipeqté 60
- Chronomètresqté 6
- Panneaux de scoreqté 4
- Pompes à ballonsqté 3
- Aiguilles de pompe de rechangeqté 10
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Packs de glaceqté 12
- Médaillesqté 60
- Gobeletsqté 3
- Presse-papiersqté 8
- Marquages du terrainqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Couverts réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 80
Catering
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
- Bacs alimentairesqté 12
- Courses
Équipement
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Projecteurs de chantierqté 4
Décoration
- Bannières du tournoiqté 6
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Bacs de tri des déchetsqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Balais à mainqté 4
Bureau
- Stylosqté 30
- Papier A4qté 2
- Marqueurs permanentsqté 12
- Ruban adhésifqté 8
- Ciseauxqté 6
- Badges nominatifsqté 40
- Classeurs de documentsqté 8
Conseils
- Commencez par fixer la date et réserver les terrains ainsi que les vestiaires. Faites-le plusieurs semaines à l’avance : sans créneaux confirmés, impossible de calculer la durée des matchs ou d’envoyer les invitations.
- Choisissez le format avant d’ouvrir les inscriptions. Déterminez le nombre d’équipes, la durée des rencontres, les phases de poule et les éventuels matchs de classement, puis bâtissez le programme avec une marge entre deux matchs.
- Dans le formulaire d’inscription, demandez un contact d’équipe joignable, le nombre de joueurs et les besoins alimentaires. Vérifiez chaque fiche après réception : une coordonnée manquante complique les confirmations et les changements de programme.
- Répartissez les bénévoles par créneau et confirmez les arbitres ainsi que le contact des premiers secours avant de publier le programme définitif. Prévoyez notamment des personnes pour l’accueil, le chronométrage, les feuilles de match et le ravitaillement.
- Faites un contrôle du matériel la veille : buts, balles, sifflets, cartons, chasubles, cônes, chronomètres, panneaux de score et pompes. Préparez aussi les étiquettes d’équipe, les feuilles de match, les panneaux du programme, les médailles et les collations avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les terrains et les vestiaires, d’ouvrir les inscriptions, de confirmer les arbitres et de commander ou récupérer les médailles.
- Quand faut-il publier le programme définitif du tournoi ?
- Publiez-le 5 à 7 jours avant le tournoi, après vérification des équipes inscrites et des horaires. Envoyez ensuite une confirmation individuelle à chaque contact d’équipe pour limiter les arrivées au mauvais créneau.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un tournoi de hockey ?
- Comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par terrain pour le suivi des matchs et 1 personne pour le ravitaillement, puis ajoutez une personne de coordination. Pour 4 terrains, prévoyez donc au moins 7 bénévoles présents ou organisés par relais.
- Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de hockey ?
- Regroupez le matériel sportif, imprimez les feuilles de match et les panneaux du programme, préparez les étiquettes d’équipe et vérifiez les médailles. Mettez aussi les boissons au frais et préparez les collations au plus tard le soir précédent.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !