Zo organiseer je een hobbymarkt zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, openingstijden en locatie voordat je standhouders benadert. Controleer daarna de marktvergunning, verzekering en veiligheidsregels en maak een begroting met entreeprijs. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, wijs je stands toe, maak je een plattegrond en bestel je materialen en catering op basis van aantallen. De laatste weken draait alles om bevestigingen, promotie, vrijwilligers en betalingen. Op de dag zelf moeten vooral opbouw, bewegwijzering en de ontvangst van standhouders strak geregeld zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Marktvergunning controleren
4
Verzekering en veiligheidsregels controleren
5
Begroting en entreeprijs vaststellen
2 personen
6
Standhouders benaderen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotiebericht publiceren
10
Posters ontwerpen
11
Posters verspreiden
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Standhouders bevestigen
2 personen
15
Standnummers toewijzen
2 personen
16
Plattegrond van de markt maken
2 personen
17
Standhouders informeren
2 personen
18
Reserveringen voor materialen maken
19
Catering bestellen
2 personen
20
Vrijwilligers werven
2 personen
21
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Contant geld en wisselgeld regelen
24
Betaalapparaten testen
25
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
26
Standhouderslijsten afdrukken
27
Bewegwijzering afdrukken
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Materialen verzamelen
3 personen
31
Locatie controleren
2 personen
32
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
33
Partytenten opbouwen
6 personen
34
Stands nummeren
3 personen
35
Bewegwijzering ophangen
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Cateringplek inrichten
3 personen
38
Kassa en ontvangst inrichten
2 personen
39
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

41
Standhouders ontvangen
3 personen
42
Standhouders naar plaatsen wijzen
3 personen
43
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
44
Bezoekers verwelkomen
3 personen
45
Entree en betalingen verwerken
2 personen
46
Informatiepunt bemannen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Standhouders ondersteunen
2 personen
53
Route en doorgangen vrijhouden
2 personen
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
55
Standhouders uit laten laden
3 personen
56
Kassa afsluiten
2 personen
57
Geluidsinstallatie uitschakelen

Nazorg

58
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
59
Partytenten afbreken
6 personen
60
Afval verzamelen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
5 personen
63
Materialen sorteren
3 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
66
Betaalapparaten retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 30
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 70
Biertafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 30
Kledingrekkenaantal 10
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 2
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Handlampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 20
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Kleefstripsaantal 4
Plantenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Buitenlampenaantal 8
Ledlampenaantal 12

Catering

Kassaaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Pinnenbordjesaantal 4
Menubordenaantal 4
Etagèresaantal 6
Thermosflessenaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3

Tips

Leg de indeling vast zodra het aantal standhouders redelijk stabiel is. Reserveer per stand niet alleen een marktkraam of tafel, maar houd ook ruimte vrij voor looppaden, entree en eventuele kledingrekken.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en benodigde ruimte. Bevestig standhouders uiterlijk één week vooraf met hun standnummer, aankomsttijd, plattegrond en informatie over stroom en parkeren.
Test betaalterminals, oplaadstations en de geluidsinstallatie minimaal één dag voor de markt. Regel daarnaast contant geld en wisselgeld; juist dat wordt vaak pas bij de opening gemist.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van twee tot drie uur. Plan aparte mensen voor ontvangst, kassa, catering en toezicht, zodat niemand tijdens een druk moment tegelijk meerdere taken moet uitvoeren.
Tel servies, koffievoorzieningen en verlengkabels op basis van het verwachte bezoekersaantal, niet alleen op basis van het aantal stands. Reserveer materialen minstens twee weken vooraf en controleer bij levering of alles compleet is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hobbymarkt organiseren?: Begin ongeveer 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en begroting. Benader standhouders uiterlijk 8 tot 10 weken voor de markt, zodat je vier weken voor opening de indeling kunt maken.
Hoeveel ruimte heb je nodig per stand op een hobbymarkt?: Reken als basis op ongeveer 2 bij 2 meter per stand, inclusief tafel en stoelen. Tel daarnaast minstens 1,5 meter voor hoofdlooppaden en extra ruimte voor entree, catering en eventuele kledingrekken.
Wanneer moet je standhouders definitief bevestigen?: Bevestig standhouders bij voorkeur uiterlijk één week vooraf. Stuur dan hun standnummer, aankomsttijd, plattegrond, contactnummer en eventuele afspraken over stroom, materialen en verkoop.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hobbymarkt?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst en één voor kassa of entree per openingsmoment. Bij ongeveer 20 stands zijn meestal 4 tot 6 vrijwilligers tegelijk praktisch, aangevuld met iemand voor opbouw en problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.