Cómo organizar una feria de manualidades sin improvisar
Organizar una feria de manualidades empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero se fijan la fecha, el horario, el recinto, el presupuesto y los permisos; después se confirma a los expositores y se abre la inscripción. Cuando ya sabes cuántos puestos habrá, puedes diseñar la distribución, reservar el material y calcular las necesidades de catering y voluntariado. El último control debe cubrir pagos, cambio, carteles, tarjetas identificativas y seguridad.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
- 2
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
- 3
Comprobar el permiso de mercado
- 4
Comprobar el seguro y las normas de seguridad
- 5
Establecer el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
- 6
Contactar con los expositores
2 personas
- 7
Abrir el formulario de inscripción
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar mensaje promocional
- 10
Diseñar carteles
- 11
Distribuir carteles
2 personas
- 12
Gestionar inscripciones
2 personas
- 13
Recoger preferencias dietéticas
- 14
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
- 15
Asignar números de stand
2 personas
- 16
Crear un plano del mercado
2 personas
- 17
Informar a los responsables de los stands
2 personas
- 18
Hacer reservas de material
- 19
Pedir el catering
2 personas
- 20
Reclutar voluntarios
2 personas
- 21
Crear el horario de voluntarios
2 personas
- 22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 23
Preparar efectivo y cambio
- 24
Probar los dispositivos de pago
- 25
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 26
Imprimir listas de expositores
- 27
Imprimir la señalización
- 28
Hacer la compra
3 personas
- 29
Enfriar bebidas
2 personas
- 30
Reunir los materiales
3 personas
- 31
Comprobar el lugar
2 personas
- 32
Montar mesas y sillas
6 personas
- 33
Montar las carpas
6 personas
- 34
Numerar los stands
3 personas
- 35
Colgar señalización
2 personas
- 36
Colgar la decoración
3 personas
- 37
Montar el espacio de catering
3 personas
- 38
Montar la caja y la recepción
2 personas
- 39
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 40
Preparar aperitivos
4 personas
Evento
- 41
Recibir a los expositores
3 personas
- 42
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
- 43
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
- 44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 45
Gestionar la entrada y los pagos
2 personas
- 46
Atender el punto de información
2 personas
- 47
Servir café y té
3 personas
- 48
Servir aperitivos
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Comprobar los baños
- 52
Apoyar a los expositores
2 personas
- 53
Mantener libre la ruta y los accesos
2 personas
- 54
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 55
Dejar que los expositores descarguen
3 personas
- 56
Cerrar la caja
2 personas
- 57
Apagar el sistema de sonido
Seguimiento
- 58
Desmontar mesas y sillas
5 personas
- 59
Desmontar las carpas
6 personas
- 60
Recoger la basura
4 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Limpiar el lugar
5 personas
- 63
Clasificar los materiales
3 personas
- 64
Devolver el material prestado
2 personas
- 65
Recoger las compras sobrantes
2 personas
- 66
Devolver los terminales de pago
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 8
- Puestos de mercadocant. 30
- Mesascant. 12
- Sillas plegablescant. 70
- Mesas de cervezacant. 6
- Mantelescant. 30
- Percheroscant. 10
- Taburetescant. 6
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Terminales de pagocant. 2
- Estaciones de cargacant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Jarras térmicascant. 4
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Linternas de manocant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharillascant. 120
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras para servircant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Jarras medidorascant. 3
- Cuencoscant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 20
- Globoscant. 150
- Bomba para globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Tiras adhesivascant. 4
- Plantascant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 10
- Lámparas de exteriorcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
Catering
- Caja registradoracant. 2
- Cajas de caudalescant. 2
- Tableros de chinchetascant. 4
- Carteles del menúcant. 4
- Etagèrescant. 6
- Botellas térmicascant. 6
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Escobacant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Escobillas de bañocant. 3
Consejos
- Cierra primero el recinto y la distribución de la sala, y comprueba el permiso de mercado, el seguro y las normas de seguridad antes de anunciar la fecha. Deja al menos varias semanas para corregir requisitos pendientes.
- Contacta con los expositores antes de abrir las inscripciones al público. Cuando tengas confirmados los puestos, asigna números, crea el plano y comunica a cada responsable el espacio, el soporte y el horario de montaje.
- No encargues el catering basándote solo en el aforo previsto. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma cantidades, bebidas, tazas, vasos y servicio con varios días de margen.
- Calcula al menos dos voluntarios para el montaje y la recepción, y prepara un horario por turnos. Incluye una persona responsable de pagos y otra que pueda resolver cambios de puesto o problemas con el material.
- Prueba los terminales de pago, el equipo de sonido y los alargadores antes de abrir las puertas. Prepara también efectivo y cambio, estaciones de carga, linternas y tarjetas de nombre; suelen olvidarse hasta el mismo día.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, revisar permisos y seguro, contactar con expositores, promocionar la feria y pedir el material sin depender de entregas urgentes.
- ¿Cuándo debo confirmar los puestos de los expositores?
- Intenta cerrar las inscripciones al menos 3 semanas antes de la feria. Después asigna los números de stand, prepara el plano y envía a cada responsable la ubicación y las instrucciones de montaje.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de manualidades?
- Para una feria pequeña, calcula como mínimo 4 voluntarios: dos para montaje y recepción, uno para pagos y uno de apoyo. Organízalos en turnos de 2 a 3 horas si la jornada dura todo el día.
- ¿Cuándo hay que probar los terminales de pago y preparar el cambio?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con cargadores y conexión disponibles. Prepara el efectivo y el cambio el día anterior y guarda ambos en un lugar controlado durante la feria.
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