Zo organiseer je een hiphopconcert zonder last-minute chaos

Begin met de locatie en datum; die bepalen hoeveel publiek je aankunt, welke vergunningen nodig zijn en welke techniek past. Leg daarna artiesten, geluidslimieten, beveiliging, EHBO en technische leveranciers vast. Open de ticketverkoop pas wanneer capaciteit, prijs en publieksinformatie kloppen. In de laatste weken draait het vooral om riders, vervoer, crewindeling, catering en een draaiboek waarmee iedereen op de dag zelf weet wat er moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum vastleggen
2 personen
2
Artiesten contracteren
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Geluidslimieten opvragen
6
Technische wensen verzamelen
2 personen
7
Technische leveranciers boeken
2 personen
8
Beveiliging boeken
9
EHBO-bezetting vastleggen
10
Catering reserveren
11
Ticketverkoop openen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Promotiebeeld maken
2 personen
14
Promotie online plaatsen
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Artiestenvervoer reserveren
18
Artiëstenriders controleren
2 personen
19
Draaiboek afdrukken
20
Crewindeling maken
2 personen
21
Contactlijst verspreiden
22
Publieksinformatie versturen
23
Weersverwachting controleren
24
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
25
Verse producten kopen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
28
Laad- en loszone vrijmaken
3 personen
29
Podium en truss opbouwen
6 personen
30
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
31
Lichtinstallatie aansluiten
3 personen
32
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
33
Publieksbarrières plaatsen
4 personen
34
Ingang en garderobe inrichten
3 personen
35
Backstage inrichten
3 personen
36
Cateringruimte inrichten
3 personen
37
Koelers vullen
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Artiëstenontvangst voorbereiden
2 personen
41
Technische soundcheck uitvoeren
5 personen
42
Artiësten soundchecken
6 personen
43
Ticketbalie klaarzetten
2 personen
44
Crewbriefing geven
4 personen

Event

45
Deuren openen
6 personen
46
Tickets controleren
4 personen
47
Garderobe bemannen
2 personen
48
Bezoekers ontvangen
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Backstage catering verzorgen
2 personen
53
Podiumprogramma presenteren
54
DJ-set verzorgen
55
Voorprogramma begeleiden
2 personen
56
Publieksstroom bewaken
4 personen
57
EHBO-punt bemannen
2 personen
58
Podiumact begeleiden
3 personen
59
Lichtshow bedienen
60
Geluidsmix bedienen
2 personen
61
Toiletten controleren
62
Afval verzamelen
2 personen
63
Laatste ronde aankondigen
64
Bezoekers veilig laten vertrekken
5 personen
65
Garderobe uitgifte afronden
2 personen

Nazorg

66
Bar sluiten
3 personen
67
Apparatuur veilig uitschakelen
3 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Locatie bezemschoon opleveren
4 personen
74
Techniek afbreken
5 personen
75
Podium afbreken
6 personen
76
Huurmaterialen laden
4 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
79
Verloren voorwerpen registreren
80
Locatiesleutels inleveren
81
Facturen en borg afhandelen
82
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrap
Barkrukkenaantal 6
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 180

Apparatuur

PA-systeem
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Podiummicrofoonsaantal 5
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 6
DJ-controller
Laptopsaantal 2
DI-boxenaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Intercomsetsaantal 4
Trussdelenaantal 6
Trussvoetenaantal 4
Kabelbindersaantal 200
Gaffa tapeaantal 8
Gereedschapskoffersaantal 2
Batterijenaantal 24
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Moving headsaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20

Decoratie

Achterdoek
Podiumbanneraantal 2
Rode lopersaantal 2
Polsbandjesaantal 250
Wayfindingbordenaantal 12
A3-postersaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerbestekaantal 20

Catering

Barkassaaantal 2
Kassaladesaantal 2
Menubordenaantal 4
Allergenenkaartaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8

Tips

Plan de techniek vanuit de rider van elke artiest. Verzamel microfoonkeuzes, DI-boxen, monitorwensen, DJ-controller en aansluitingen uiterlijk 4 weken vooraf, zodat de PA-set en mengtafel niet op de productiedag nog moeten worden aangepast.
Controleer geluidslimieten en stroom voordat je podium en licht boekt. Maak per stroomgroep een verdeling voor luidsprekers, subwoofers, LED-spots, moving heads en laptops; kabelgoten en stekkerdozen worden daarbij vaak te laat geregeld.
Zet artiestenvervoer en backstage-eten apart in je planning. Controleer de rider 7 dagen voor het concert opnieuw en leg dieetwensen vast voordat je catering en verse producten bestelt.
Maak één publieksbericht met aanvangstijd, locatie, ticketinformatie, garderobe en bereikbaarheid. Verstuur dit uiterlijk 3 dagen vooraf; losse updates via verschillende kanalen zorgen vaak voor vragen bij de ingang.
Maak op de laatste productiedag een contactlijst met telefoonnummers en een crewindeling per tijdsblok. Druk minstens 2 exemplaren van het draaiboek af en geef de beveiliging, techniek, EHBO en artiestenbegeleiding ieder een eigen exemplaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hiphopconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Artiesten, locatie, vergunningen en technische leveranciers leggen de basis; ticketverkoop en promotie kunnen daarna nog minimaal 6 weken lopen.
Wanneer moet je artiesten voor een hiphopconcert boeken?: Leg artiesten ongeveer 4 maanden vooraf contractueel vast. Vraag direct hun rider en technische wensen op, en controleer vervoer en aanwezigheid uiterlijk 7 dagen voor het concert.
Wanneer regel je een vergunning voor een hiphopconcert?: Controleer de vergunningseisen zodra locatie en datum vaststaan, idealiter 3 tot 4 maanden vooraf. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de ticketverkoop geopend is.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een hiphopconcert?: Reserveer minimaal 6 uur voor podium, PA, licht, bekabeling en soundcheck. Plan daarnaast 1 uur voor de briefing van beveiliging, EHBO, crew en artiestenbegeleiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.