Comment organiser un concert de hip-hop sans rien laisser au dernier moment

Commencez par verrouiller le lieu et la date, puis confirmez les artistes avant de lancer la billetterie. Un concert de hip-hop dépend ensuite d’un enchaînement précis : autorisations, assurance, limites sonores, besoins techniques, sécurité et accueil. Prévoyez aussi le transport des artistes, leurs riders et les besoins alimentaires, souvent oubliés jusqu’à la dernière semaine. Les dernières 48 heures servent surtout à répartir l’équipe, imprimer le déroulé et transmettre les informations utiles au public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu et la date
2 personnes
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Demander les limites de bruit
6
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
7
Réserver les prestataires techniques
2 personnes
8
Réserver la sécurité
9
Assurer la présence des secours
10
Réserver le catering
11
Ouvrir la billetterie
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Créer l’image promotionnelle
2 personnes
14
Publier la promotion en ligne
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Réserver le transport des artistes
18
Vérifier les riders des artistes
2 personnes
19
Imprimer le déroulé
20
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
21
Distribuer la liste de contacts
22
Envoyer les informations au public
23
Vérifier les prévisions météo
24
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
25
Acheter des produits frais
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
28
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
29
Monter la scène et la structure
6 personnes
30
Installer le système de sonorisation
4 personnes
31
Raccorder l’installation d’éclairage
3 personnes
32
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
33
Installer les barrières pour le public
4 personnes
34
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
35
Aménager les coulisses
3 personnes
36
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
37
Remplir les glacières
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
41
Effectuer la balance technique
5 personnes
42
Faire la balance sonore des artistes
6 personnes
43
Mettre en place le guichet de billetterie
2 personnes
44
Faire le briefing de l'équipe
4 personnes

Événement

45
Ouvrir les portes
6 personnes
46
Vérifier les billets
4 personnes
47
Tenir le vestiaire
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Servir les boissons
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Assurer le catering backstage
2 personnes
53
Présenter le programme de la scène
54
Gérer le set DJ
55
Encadrer le pré-programme
2 personnes
56
Surveiller la circulation du public
4 personnes
57
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
58
Encadrer le numéro de scène
3 personnes
59
Gérer le spectacle lumineux
60
Gérer le mixage sonore
2 personnes
61
Vérifier les toilettes
62
Rassembler les déchets
2 personnes
63
Annoncer le dernier tour
64
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
5 personnes
65
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

66
Fermer le bar
3 personnes
67
Éteindre l'équipement en toute sécurité
3 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Rendre le lieu impeccable
4 personnes
74
Démonter la technique
5 personnes
75
Démonter la scène
6 personnes
76
Charger le matériel de location
4 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Restituer les clés du lieu
81
Gérer les factures et la caution
82
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escalier de podium
Tabourets de barqté 6
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 30
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 4
Cintresqté 180

Équipement

Système de sonorisation
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones de scèneqté 5
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 6
Contrôleur DJ
Ordinateurs portablesqté 2
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Interphonesqté 4
Éléments de structureqté 6
Pieds de trussqté 4
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Boîtes à outilsqté 2
Pilesqté 24
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs asservisqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20

Décoration

Fond de scène
Bannière de scèneqté 2
Tapis rougesqté 2
Braceletsqté 250
Panneaux d'orientationqté 12
Affiches A3qté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Couverts de serviceqté 20

Catering

Caisse du barqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Panneaux de menuqté 4
Carte des allergènesqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Aspirateur
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8

Conseils

Bloquez le lieu, la date et les artistes avant toute promotion. Demandez les riders techniques et d’accueil au moins 6 semaines avant le concert, puis faites valider chaque besoin par le prestataire concerné.
Traitez les autorisations, l’assurance et les limites de bruit dès la réservation du lieu. Gardez une marge d’au moins 30 jours pour corriger un dossier incomplet ou adapter les horaires.
Faites établir le plan technique sur place : système de sonorisation, retours de scène, microphones, table de mixage, éclairage et alimentation électrique doivent être vérifiés ensemble. Organisez une validation finale 7 jours avant l’événement.
Ne limitez pas la préparation de l’accueil aux billets. Fermez les inscriptions 48 heures avant si vous devez recueillir les besoins alimentaires, puis envoyez au public les horaires, l’accès et les consignes au plus tard la veille.
Préparez le fonctionnement de l’équipe avant l’ouverture des portes. Imprimez le déroulé, distribuez la liste de contacts et attribuez un responsable à la scène, à la sécurité, aux artistes et aux secours au moins 2 heures avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de hip-hop ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, technique, sécurité et billetterie. Un délai plus court reste possible, mais il réduit fortement la marge pour les autorisations et les prestataires.
Quand réserver la sonorisation et l’éclairage d’un concert ?: Réservez les prestataires techniques dès que le lieu et les artistes sont confirmés, de préférence 6 semaines avant la date. Transmettez-leur les riders et le plan de scène au moins 3 semaines avant le concert.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert de hip-hop ?: Ouvrez-la après avoir confirmé le lieu, la date, les artistes et la capacité autorisée. Dans la pratique, une ouverture 4 à 6 semaines avant le concert laisse assez de temps pour publier la promotion et traiter les inscriptions.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert de hip-hop ?: Vérifiez les prévisions météo, les horaires de transport des artistes, le matériel technique, les contacts et la répartition de l’équipe. Envoyez les dernières informations au public au plus tard 24 heures avant l’ouverture des portes.

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