Zo organiseer je een high-teapicknick zonder last-minute stress

Begin met de locatie, datum en het verwachte aantal gasten. Bij een high-teapicknick bepalen zitplaatsen, servies, koeling en vervoer naar buiten hoeveel voorbereiding nodig is. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en controleer enkele dagen vooraf het weer, reserveringen en leveringen. Bereid sandwiches, salades, fruit en gebak gefaseerd voor, zodat je op de dag zelf vooral hoeft op te bouwen, thee te zetten en het buffet aan te vullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Picknicklocatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitief aantal gasten bepalen
7
Weersvoorspelling controleren
8
Leveringen en reserveringen bevestigen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Herbruikbare spullen verzamelen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Servies en glaswerk controleren
2 personen
13
Tafellinnen wassen en strijken
14
Koelboxen vullen
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Thee en koffie klaarzetten
17
Sandwiches voorbereiden
3 personen
18
Salades bereiden
2 personen
19
Scones afbakken
2 personen
20
Fruit wassen en snijden
2 personen
21
Taart en gebak portioneren
2 personen
22
Hapjes schikken
2 personen
23
Etenswaren gekoeld verpakken
2 personen
24
Transport naar de locatie
3 personen
25
Picknickplek afzetten
2 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Picknickkleden uitleggen
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Buffettafels inrichten
3 personen
30
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
31
Decoratie ophangen
2 personen
32
Verlichting plaatsen
2 personen

Event

33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Gasten ontvangen
2 personen
35
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
36
High tea serveren
3 personen
37
Hartige hapjes aanvullen
2 personen
38
Zoete hapjes aanvullen
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
41
Avondverlichting inschakelen
42
Laatste ronde serveren
2 personen
43
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Eten en dranken veilig verpakken
2 personen
45
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
46
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
47
Partytenten afbreken
4 personen
48
Verlichting en decoratie verwijderen
2 personen
49
Locatie schoon en leeg opleveren
3 personen
50
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
51
Koelboxen en apparatuur reinigen
2 personen
52
Materialen drogen en opbergen
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Picknickkledenaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 9

Servies

Theekopjesaantal 50
Theeschotelsaantal 50
Gebaksbordenaantal 50
Grote bordenaantal 50
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Theelepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Taartplateausaantal 6
Theepottenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2
Blikopenersaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de definitieve gastenlijst uiterlijk 5 dagen vooraf vast. Gebruik dat aantal voor sandwiches, scones, gebak, servies, stoelen en theekopjes; zo voorkom je dat vooral gekoelde producten of kopjes ontbreken.
Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en controleer ze opnieuw wanneer je de boodschappenlijst maakt. Houd aangepaste porties apart en herkenbaar verpakt, zodat ze niet tussen de gewone schalen verdwijnen.
Plan de koude voorbereiding op de dag ervoor: bereid salades, was en snijd fruit en verpak etenswaren gekoeld. Bak scones zo laat mogelijk af, zodat ze bij het serveren niet droog zijn.
Zet dranken en koelboxen niet pas bij vertrek klaar. Koude dranken hebben meerdere uren nodig om goed te koelen; controleer ook of warmhoudkannen, waterkokers en koffiezetapparaten op locatie bruikbaar zijn.
Maak een weersbesluit met een vaste deadline, bijvoorbeeld 24 uur vooraf. Controleer dan de partytenten, picknickkleden en transportoplossing en neem batterijlantaarns mee als het opbouwen of opruimen na schemering kan plaatsvinden.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een high-teapicknick te organiseren?: Reken op 2 tot 3 weken voor een groep met reserveringen en uitnodigingen. Leg de locatie en datum eerst vast, verstuur daarna de uitnodigingen en rond de boodschappen en voorbereiding 1 tot 2 dagen vooraf af.
Wanneer moet je de gastenlijst voor een high-teapicknick definitief maken?: Maak het definitieve aantal uiterlijk 5 dagen vooraf bekend. Dan kun je dieetwensen verwerken en gericht inkopen voor sandwiches, scones, fruit, gebak, thee, servies en zitplaatsen.
Wat kun je de dag voor een high-teapicknick voorbereiden?: Bereid salades, was en snijd fruit, portioneer taart en gebak en verpak gekoelde etenswaren de dag ervoor. Zet dranken minimaal enkele uren voor vertrek koud; bak scones bij voorkeur op de dag zelf.
Wanneer moet je het weer voor een high-teapicknick controleren?: Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf en neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over partytenten en de opstelling. Controleer op de dag zelf nogmaals de omstandigheden voordat je vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.