Zo organiseer je een heropening van een openbaar gebouw

Begin met het programma, de openingstijden en de toegang tot het gebouw. Daarna werk je de genodigden, publieksinformatie en aanmeldingen uit, zodat je weet hoeveel bezoekers je kunt verwachten. Regel vervolgens sprekers, techniek, catering en bewegwijzering op basis van dat aantal. In de laatste week controleer je dieetwensen, weersverwachting en materialen; op de dag zelf draait alles om een schone, toegankelijke locatie en een duidelijke ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma bevestigen
2 personen
2
Openingstijden en toegang bepalen
2 personen
3
Genodigdenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Publieksinformatie publiceren
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Herinnering aan genodigden sturen
9
Catering bestellen
2 personen
10
Techniek reserveren
11
Fotograaf inplannen
12
Sprekers bevestigen
13
Toespraken verzamelen
14
Programma afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Routeborden maken
17
Sleutels en toegang regelen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Verse producten ophalen
2 personen
21
Locatie inspecteren
2 personen
22
Ruimtes ventileren
2 personen
23
Entree en gevel reinigen
2 personen
24
Sanitair controleren
25
Verlichting controleren
26
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
27
Brandblussers controleren
28
Garderobe inrichten
2 personen
29
Registratietafel plaatsen
2 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Buffet opbouwen
3 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Informatieborden plaatsen
2 personen
39
Techniek opbouwen
2 personen
40
Microfoon testen
2 personen
41
Presentaties klaarzetten
42
Openingshandeling voorbereiden
2 personen
43
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
44
Briefing cateringteam geven
4 personen
45
Briefing techniekteam geven
2 personen
46
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
47
Ontvangstruimte controleren
2 personen

Event

48
Sprekers ontvangen
2 personen
49
Bezoekers registreren
4 personen
50
Bezoekers welkom heten
3 personen
51
Jassen aannemen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Rondleidingen begeleiden
4 personen
54
Fotomoment begeleiden
2 personen
55
Openingsprogramma presenteren
56
Toespraken begeleiden
2 personen
57
Openingshandeling uitvoeren
3 personen
58
Hapjes serveren
4 personen
59
Dranken bijvullen
3 personen
60
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
61
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
62
Sanitair tussentijds controleren
63
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
64
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen
65
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

66
Techniek uitschakelen
2 personen
67
Buffet afbouwen
3 personen
68
Versiering verwijderen
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Ruimtes schoonmaken
4 personen
73
Sanitair schoonmaken
2 personen
74
Verloren voorwerpen verzamelen
75
Materialen terugbrengen
2 personen
76
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
77
Overgebleven catering opslaan
2 personen
78
Gebouw afsluiten
2 personen
79
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 160
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Theeglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 180
Gebaksbordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Theelepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Serveerschalenaantal 18
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Aluminium serveerschalenaantal 20

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Presentatiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Lintenaantal 6
Openingslint
Scharen voor openingaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Kabelbindersaantal 100
Wegwijzerbordenaantal 12
Menubordenaantal 6

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vroeg vast en verzamel toespraken uiterlijk enkele dagen vóór de heropening. Zo kun je het programma afdrukken en voorkom je dat sprekers op het laatste moment hun bijdrage wijzigen.
Stuur genodigden na de eerste uitnodiging een herinnering en sluit de aanmeldingen op een vast moment. Gebruik het definitieve aantal bezoekers voor catering, naambadges, stoelen en servies.
Plan de ontvangst als een apart onderdeel van het programma. Zet een registratietafel klaar, leg naambadges op alfabetische volgorde en plaats routeborden vanaf de ingang tot aan de juiste ruimte.
Controleer techniek en toegang niet pas bij aanvang. Test de draagbare speaker, regel sleutels vooraf en loop de route met een bezoeker na; zo merk je ontbrekende bewegwijzering of een afgesloten deur op tijd.
Doe de locatie-inspectie kort voor opening: ventileer de ruimtes, reinig entree en gevel en controleer sanitair en verlichting. Haal verse producten zo laat mogelijk op en bewaar gekoelde onderdelen in koelboxen met koelelementen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een heropening van een openbaar gebouw?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, toegang en genodigdenlijst. Plan de locatie-inspectie en laatste controles in de laatste 24 uur vóór de opening.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een heropening?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en stuur 7 tot 10 dagen voor de heropening een herinnering. Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit, zodat de catering daarop kan worden afgestemd.
Hoeveel catering heb je nodig bij een heropening?: Bestel pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en tel een kleine marge boven op het bevestigde aantal bezoekers. Plan koffie, thee en water voor de hele ontvangst en haal verse producten op de dag zelf op.
Wat controleer je op de dag van een heropening?: Controleer minimaal 2 uur vóór opening de toegang, verlichting, ventilatie, sanitaire voorzieningen, routeborden en techniek. Zet daarna registratie, garderobe, buffet en stoelen klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.