Eine öffentliche Wiedereröffnung Schritt für Schritt organisieren

Bei der Wiedereröffnung eines öffentlichen Gebäudes müssen Programm, Besucherfluss und Haustechnik gleichzeitig funktionieren. Beginnen Sie mit Datum, Öffnungszeiten und Eintritt und legen Sie danach Einladungen, Anmeldungen und das Programm fest. Catering, Technik und Referenten sollten spätestens zwei bis drei Wochen vorher verbindlich bestätigt sein. Am Veranstaltungstag entscheiden Zugang, Beschilderung, Sauberkeit und ein getesteter Ablauf darüber, ob der Empfang reibungslos startet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm bestätigen
2 Personen
2
Öffnungszeiten und Eintritt festlegen
2 Personen
3
Einladungsliste zusammenstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Publikumsinformationen veröffentlichen
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Erinnerung an die Eingeladenen senden
9
Catering bestellen
2 Personen
10
Technik reservieren
11
Fotograf einplanen
12
Referenten bestätigen
13
Reden sammeln
14
Programm drucken
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Wegweiser erstellen
17
Schlüssel und Zugang organisieren
18
Wettervorhersage prüfen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Frische Produkte abholen
2 Personen
21
Location inspizieren
2 Personen
22
Räume lüften
2 Personen
23
Eingang und Fassade reinigen
2 Personen
24
Sanitäranlagen prüfen
25
Beleuchtung kontrollieren
26
Fluchtwege freihalten
2 Personen
27
Feuerlöscher prüfen
28
Garderobe einrichten
2 Personen
29
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
30
Tische aufstellen
3 Personen
31
Stühle aufstellen
3 Personen
32
Buffet aufbauen
3 Personen
33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
4 Personen
36
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
39
Technik aufbauen
2 Personen
40
Mikrofon testen
2 Personen
41
Präsentationen vorbereiten
42
Eröffnungshandlung vorbereiten
2 Personen
43
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
44
Briefing für das Catering-Team geben
4 Personen
45
Briefing für das Technikteam geben
2 Personen
46
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
47
Empfangsbereich prüfen
2 Personen

Event

48
Referenten empfangen
2 Personen
49
Besucher registrieren
4 Personen
50
Besucher begrüßen
3 Personen
51
Jacken entgegennehmen
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
53
Führungen begleiten
4 Personen
54
Fotomoment begleiten
2 Personen
55
Eröffnungsprogramm präsentieren
56
Reden begleiten
2 Personen
57
Eröffnungsakt durchführen
3 Personen
58
Snacks servieren
4 Personen
59
Getränke nachfüllen
3 Personen
60
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
61
Besucherströme lenken
3 Personen
62
Sanitäranlagen zwischendurch kontrollieren
63
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
64
Letzte Besucher verabschieden
3 Personen
65
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen

Nachbereitung

66
Technik ausschalten
2 Personen
67
Buffet abbauen
3 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Räume reinigen
4 Personen
73
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
74
Fundsachen sammeln
75
Materialien zurückbringen
2 Personen
76
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
78
Gebäude abschließen
2 Personen
79
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 160
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstisch
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
TeegläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 180
KuchenplattenAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
TeelöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 18
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
Aluminium-ServiertablettsAnz. 20

Ausstattung

Tragbarer LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
Präsentationsbildschirm
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonständerAnz. 4
BänderAnz. 6
Eröffnungsband
Scheren für die EröffnungAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
KabelbinderAnz. 100
Wegweiser-SchilderAnz. 12
MenükartenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst den Zeitplan fest: Bestätigen Sie Datum, Öffnungszeiten, Eintritt und die Reihenfolge der Programmpunkte, bevor Sie Einladungen verschicken. Drucken Sie das Programm erst, wenn Reden und Referenten endgültig zugesagt haben.
Planen Sie die Besucherregistrierung für den erwarteten Andrang. Stellen Sie Registrierungstisch, Namensschilder und Wegweiser so auf, dass Gäste Eingang, Garderobe und Sanitäranlagen ohne Rückfrage finden.
Schließen Sie Catering und Technik mindestens 14 Tage vorher ab. Erfassen Sie Ernährungswünsche mit den Anmeldungen und prüfen Sie, ob Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen und ein tragbarer Lautsprecher vor Ort tatsächlich verfügbar sind.
Kontrollieren Sie das Gebäude nicht erst am Eröffnungstag. Inspizieren Sie Räume, Eingangsbereich, Fassade, Beleuchtung und Sanitäranlagen spätestens am Vortag; lüften und reinigen Sie die Räume dann erneut kurz vor dem Einlass.
Planen Sie einen kurzen Notfallpuffer ein: Prüfen Sie die Wettervorhersage 24 Stunden vorher, organisieren Sie Schlüssel und Zugang und legen Sie fest, wer bei Technik-, Catering- oder Besucherfragen unmittelbar entscheidet.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man die Wiedereröffnung eines öffentlichen Gebäudes planen?: Beginnen Sie mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Einladungen. Catering, Technik und Referenten sollten spätestens 14 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann verschickt man die Einladungen zur Wiedereröffnung?: Versenden Sie die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vorher. Schicken Sie sieben Tage vor der Veranstaltung eine Erinnerung und schließen Sie die Anmeldeliste spätestens drei bis fünf Tage vor dem Termin.
Wie viele Sitzplätze braucht man bei einer Wiedereröffnung?: Planen Sie für jede angemeldete Person einen Sitzplatz, wenn Reden oder Präsentationen länger als 20 Minuten dauern. Für den Empfang selbst reichen zusätzlich Stehtische, sofern der Raum ausreichend Bewegungsfläche bietet.
Was muss man am Tag vor der Wiedereröffnung prüfen?: Kontrollieren Sie am Vortag Zugang, Beleuchtung, Sanitäranlagen, Beschilderung, Räume und Technik. Prüfen Sie außerdem die Wettervorhersage und holen Sie frische Produkte erst kurz vor Beginn ab, wenn sie gekühlt werden müssen.

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