Zo organiseer je een herdenkingsloop

Begin met de datum, route en startlocatie; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Vraag daarna op tijd de vergunning aan, controleer de verzekering en regel verkeersmaatregelen voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met een aanmeldformulier, zodat je aantallen, dieetwensen en contactgegevens verzamelt. Plan naast de loop ook de herdenkingsceremonie, met sprekers, muziek en geluidsset. In de laatste week controleer je de route opnieuw, deel je vrijwilligers in en maak je startnummers en materialen per post klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Startlocatie reserveren
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Herinneringstekst opstellen
9
Routebeschrijving publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Verkeersregelaars vastleggen
14
Fotograaf reserveren
15
Geluidsset reserveren
16
Drukwerk bestellen
17
Herdenkingsprogramma maken
2 personen
18
Sprekers bevestigen
19
Muziek voor ceremonie kiezen
2 personen
20
Herdenkingskaarten voorbereiden
2 personen
21
Startnummers sorteren
2 personen
22
Vrijwilligersindeling maken
23
Route vooraf controleren
3 personen
24
Noodnummers verzamelen
25
Weersverwachting controleren
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Materialen ophalen
2 personen
28
Startnummers klaarleggen
2 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Bloemen en kaarsen controleren
2 personen
31
Routeborden voorbereiden
2 personen

Event

32
Locatie openen
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
37
Ceremonieplek inrichten
3 personen
38
Versiering ophangen
2 personen
39
Routeborden plaatsen
4 personen
40
Verkeersposten markeren
3 personen
41
Waterposten inrichten
3 personen
42
Startnummers klaarleggen
2 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
44
Hapjes klaarzetten
2 personen
45
EHBO-koffer controleren
46
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen
48
Verkeersregelaars posteren
3 personen
49
Deelnemers registreren
4 personen
50
Startnummers uitdelen
3 personen
51
Deelnemers informeren
2 personen
52
Openingsceremonie uitvoeren
4 personen
53
Stilte begeleiden
3 personen
54
Loop starten
4 personen
55
Routeposten bemannen
8 personen
56
Water uitdelen
4 personen
57
Verkeer begeleiden
6 personen
58
Finish registreren
3 personen
59
Finisherkaarten uitdelen
2 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Hapjes serveren
3 personen
62
Koffie en thee serveren
2 personen
63
Herdenkingskaarsen uitdelen
2 personen
64
Herdenkingsmoment begeleiden
4 personen
65
Bloemen leggen
3 personen
66
Slotwoord uitspreken
2 personen
67
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen
68
Verlichting inschakelen
2 personen
69
Laatste routebord ophalen
2 personen
70
Verkeersposten afbouwen
4 personen
71
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
72
Deelnemers naar huis begeleiden
2 personen

Nazorg

73
Afval verzamelen
4 personen
74
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
75
Partytenten afbouwen
4 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Locatie schoonmaken
4 personen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
80
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
81
Locatie afsluiten
2 personen
82
Geleende spullen retourneren
2 personen
83
Foto's en uitslagen archiveren
84
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Startnummerclipsaantal 600
Routepijlenaantal 30
Routebordenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 10
Waterjerrycansaantal 8
Drinkbekersaantal 400
Reflecterende hesjesaantal 20
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Finisherkaartenaantal 150
Routekaartenaantal 150
Fluitjesaantal 10

Decoratie

Herdenkingsvlaggenaantal 12
Bloemenvazenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Kaarsenhoudersaantal 20
Windlichtenaantal 12
Herdenkingsdoekenaantal 4
Fotolijstenaantal 6
Krijtbordenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Thermometeraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Koude kompressenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Portofoonsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning en verkeersmaatregelen enkele maanden vooraf aan; zonder definitieve route en startlocatie kun je die aanvraag niet compleet indienen.
Open het aanmeldformulier zodra datum en route vaststaan en stuur uiterlijk 7 dagen voor de loop een herinnering met routebeschrijving, starttijd en praktische informatie.
Plan vrijwilligers niet alleen voor de route, maar ook voor inschrijving, waterpunten, ceremonie en opruimen. Leg per post een naam, telefoonnummer en aankomsttijd vast.
Controleer de route in de week vooraf én op de ochtend zelf. Kijk specifiek naar ontbrekende routepijlen, verkeerskegels, afzethekken en plekken waar deelnemers verkeerd kunnen afslaan.
Test de mobiele geluidsset, draadloze microfoons, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal 1 dag vooraf. Leg powerbanks en een alternatief voor stroom klaar, zodat de ceremonie niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een herdenkingsloop organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer dan de startlocatie, leg de route vast en start de vergunning- en verzekeringscontrole; vrijwilligers en drukwerk kun je later afronden.
Wanneer moet ik een vergunning voor een herdenkingsloop aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum, route en startlocatie bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Verkeersmaatregelen en verkeersregelaars kunnen extra afstemming vragen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een herdenkingsloop?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per vaste post en voeg extra mensen toe voor inschrijving, water, ceremonie en opruimen. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf, inclusief vervangers en telefoonnummers.
Wanneer moet je startnummers en routeborden klaarzetten?: Sorteer startnummers en startnummerclips uiterlijk de dag voor de loop per deelnemer of groep. Leg routepijlen, routeborden, hesjes en verkeerskegels daarna per routegedeelte klaar, zodat uitzetten op de ochtend zelf vlot verloopt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.