Einen Gedenklauf Schritt für Schritt organisieren

Ein Gedenklauf verbindet sportliche Teilnahme mit einem würdevollen Programm. Beginne deshalb nicht mit der Dekoration, sondern mit Datum, Route, Genehmigungen und dem Startort. Danach folgen Anmeldung, Verkehrsplanung und die Einteilung der Helfer. Plane die Gedenkzeremonie früh genug, damit Referenten, Musik, Gedenkkarten und Technik am Veranstaltungstag zuverlässig zusammenspielen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigung beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Startort reservieren
5
Verkehrsmaßnahmen beantragen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Erinnerungstext verfassen
9
Wegbeschreibung veröffentlichen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Verkehrsregler einteilen
14
Fotograf buchen
15
Soundanlage reservieren
16
Drucksachen bestellen
17
Gedenkprogramm erstellen
2 Personen
18
Referenten bestätigen
19
Musik für die Zeremonie auswählen
2 Personen
20
Gedenkkarten vorbereiten
2 Personen
21
Startnummern sortieren
2 Personen
22
Volunteer-Einteilung erstellen
23
Route im Voraus prüfen
3 Personen
24
Notrufnummern sammeln
25
Wettervorhersage prüfen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Materialien abholen
2 Personen
28
Startnummern bereitlegen
2 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Blumen und Kerzen überprüfen
2 Personen
31
Routenschilder vorbereiten
2 Personen

Event

32
Location öffnen
2 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Partyzelte aufbauen
4 Personen
35
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
36
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
37
Zeremonieort einrichten
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
2 Personen
39
Wegweiser aufstellen
4 Personen
40
Verkehrsposten markieren
3 Personen
41
Wasserstationen einrichten
3 Personen
42
Startnummern bereitlegen
2 Personen
43
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
44
Snacks bereitstellen
2 Personen
45
Erste-Hilfe-Koffer prüfen
46
Freiwillige empfangen
2 Personen
47
Freiwillige einweisen
2 Personen
48
Verkehrshelfer postieren
3 Personen
49
Teilnehmer registrieren
4 Personen
50
Startnummern ausgeben
3 Personen
51
Teilnehmer informieren
2 Personen
52
Eröffnungszeremonie durchführen
4 Personen
53
Ruhe begleiten
3 Personen
54
Lauf starten
4 Personen
55
Streckenposten besetzen
8 Personen
56
Wasser verteilen
4 Personen
57
Verkehr lenken
6 Personen
58
Zieleinlauf registrieren
3 Personen
59
Finisherkarten verteilen
2 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen
61
Snacks servieren
3 Personen
62
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
63
Gedenkkerzen verteilen
2 Personen
64
Gedenkfeier begleiten
4 Personen
65
Blumen niederlegen
3 Personen
66
Abschlusswort sprechen
2 Personen
67
Besucher über die Abreise informieren
2 Personen
68
Beleuchtung einschalten
2 Personen
69
Letztes Wegschild abholen
2 Personen
70
Verkehrsposten abbauen
4 Personen
71
Anlage ausschalten
2 Personen
72
Teilnehmer nach Hause begleiten
2 Personen

Nachbereitung

73
Abfall sammeln
4 Personen
74
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
75
Partyzelte abbauen
4 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Location reinigen
4 Personen
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Fundsachen sammeln
2 Personen
80
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
81
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
82
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
83
Fotos und Ergebnisse archivieren
84
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
StehtischeAnz. 4
TischdeckeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-LaternenAnz. 8

Sportmaterial

StartnummernAnz. 150
StartnummernclipsAnz. 600
WegweiserAnz. 30
WegweiserAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 10
WasserkanisterAnz. 8
TrinkbecherAnz. 400
WarnwestenAnz. 20
StoppuhrenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
Finisher-KartenAnz. 150
RoutenpläneAnz. 150
PfeifenAnz. 10

Dekoration

GedenkflaggenAnz. 12
BlumenvasenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6
KerzenhalterAnz. 20
WindlichterAnz. 12
GedenktücherAnz. 4
BilderrahmenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ThermometerAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
Kalte KompressenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Startort zuerst fest und beantrage Genehmigungen sowie Verkehrsmaßnahmen möglichst mehrere Wochen vor dem Lauf. Prüfe die Strecke außerdem vorab auf Engstellen, sichere Übergänge und geeignete Plätze für Wegweiser.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke, Startzeit und Wegbeschreibung feststehen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und verschicke spätestens sieben Tage vorher eine Erinnerung mit Anreisehinweisen.
Teile die Freiwilligen nicht nur allgemein ein: Plane feste Personen für Startnummern, Wasser, Verkehr, Absperrgitter und die Zeremonie ein. Für jeden Abschnitt sollten außerdem Notrufnummern und ein verantwortlicher Ansprechpartner vorliegen.
Bereite die Gedenkzeremonie parallel zur Laufplanung vor. Bestätige Referenten, wähle die Musik und teste mobiles Soundsystem, Funkmikrofone und Verlängerungskabel spätestens am Vortag.
Kontrolliere am Veranstaltungstag Wetter, Beschilderung und Material mindestens zwei Stunden vor dem Start. Sortiere Startnummern, Clips, Routenpläne, Warnwesten, Verkehrskegel und Trinkbecher in getrennte, beschriftete Kisten.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Gedenklauf organisieren?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Route, Startort und Genehmigungen. Anmeldung, Helferplanung und Drucksachen sollten spätestens vier Wochen vor dem Lauf stehen.
Welche Genehmigungen braucht ein Gedenklauf?: Das hängt von Route und Gemeinde ab, häufig sind eine Veranstaltungsgenehmigung und Maßnahmen für den Verkehr nötig. Frage die zuständige Behörde mindestens sechs bis acht Wochen vorher und prüfe zusätzlich den Versicherungsschutz.
Wie viele Helfer braucht man für einen Gedenklauf?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung und Start, mehrere Helfer an Wasserstellen sowie je nach Strecke Verkehrsregler an kritischen Punkten ein. Die genaue Zahl ergibt sich aus Länge, Kreuzungen und Teilnehmerzahl; teile alle Positionen spätestens eine Woche vorher namentlich ein.
Wann sollte man die Gedenkzeremonie vorbereiten?: Beginne vier bis sechs Wochen vorher mit Programm, Referenten und Musik. Technik, Gedenkkarten und der Ablauf sollten spätestens am Vortag geprüft und bereitgelegt werden.

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