Zo organiseer je een herdenkingsbijeenkomst

Begin met de datum, locatie en gewenste vorm van de herdenkingsbijeenkomst. Werk daarna het programma uit, benader sprekers en leg vast wie de muziek, teksten en techniek verzorgt. Verzamel tijdig herinneringsfoto’s, dieetwensen en aanmeldingen, zodat de bijeenkomst persoonlijk én praktisch klopt. In de laatste week draait alles om testen, printen, klaarzetten en het indelen van vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma opstellen
2 personen
3
Sprekers benaderen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Reserveringen maken
10
Herdenkingsmoment uitwerken
2 personen
11
Muziek selecteren
12
Spreekteksten verzamelen
13
Bloemstukken bestellen
14
Techniek testen
2 personen
15
Plattegrond maken
16
Vrijwilligers indelen
17
Programma's opmaken
18
Programma's printen
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Herinneringsfoto's verzamelen
2 personen
21
Condoleanceboek klaarmaken
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Catering voorbereiden
4 personen
25
Techniek opladen
26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimtes controleren
2 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
31
Herinneringstafel inrichten
2 personen
32
Condoleanceboek plaatsen
33
Bloemstukken plaatsen
2 personen
34
Kaarsen opstellen
2 personen
35
Programma's klaarleggen
2 personen
36
Techniek aansluiten
2 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
39
Catering klaarzetten
4 personen
40
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

41
Gasten ontvangen
4 personen
42
Programma's uitdelen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
4 personen
44
Herdenkingsprogramma begeleiden
3 personen
45
Muziek afspelen
46
Kaarsmoment begeleiden
2 personen
47
Condoleanceboek begeleiden
2 personen
48
Hapjes serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Servies verzamelen
3 personen
52
Koffie opnieuw zetten
2 personen
53
Gasten begeleiden
3 personen
54
Kaarsen veilig doven
2 personen
55
Laatste gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

56
Restanten koelen
2 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
59
Servies afwassen
4 personen
60
Techniek afbouwen
2 personen
61
Herinneringstafel opruimen
2 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Sleutels terugbrengen
64
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
65
Bloemstukken bezorgen
2 personen
66
Overgebleven materialen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Elektrische waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
USB-stickaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstenaantal 12
Herinneringskaarsenaantal 120
Kaarsenhoudersaantal 120
Witte tafellopersaantal 12
Stoffen servettenaantal 130

Papierwaren

Condoleanceboekenaantal 2
Programma'saantal 130
Naamkaartjesaantal 130
Balpennenaantal 30
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Drankdispensersaantal 4
Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 10 tot 15 minuten en houd ruimte voor uitloop. Leg vooraf vast wie de overgang tussen sprekers, muziek en het herdenkingsmoment aankondigt.
Benader sprekers minstens drie weken vooraf en vraag hun spreektekst uiterlijk zeven dagen voor de bijeenkomst aan. Zo kun je de volgorde controleren en teksten eventueel bundelen.
Test microfoons, speakers, laptop, USB-stick en mengpaneel niet alleen op de ochtend zelf, maar ook tijdens een volledige doorloop. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf op een plattegrond vast.
Maak één overzicht van aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen. Tel stoelen, koffiekopjes, glazen en servies op basis van het verwachte aantal bezoekers en reserveer 10 procent extra zitplaatsen.
Zet het condoleanceboek, herinneringskaarsen, fotolijsten en bloemstukken op een rustige plek bij de ontvangst. Koel dranken de dag ervoor en wijs minstens twee vrijwilligers aan voor ontvangst, catering en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een herdenkingsbijeenkomst gemiddeld?: Reken voor het officiële programma op 60 tot 90 minuten. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor koffie, condoleances en informeel samenzijn.
Wanneer moet ik sprekers vragen voor een herdenkingsbijeenkomst?: Benader sprekers bij voorkeur drie tot vier weken van tevoren. Vraag de definitieve spreekteksten uiterlijk zeven dagen voor de bijeenkomst op, zodat het programma nog gecontroleerd kan worden.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een herdenkingsbijeenkomst?: Tel alle bevestigde aanmeldingen op en zet 10 procent extra stoelen klaar. Bij 80 verwachte bezoekers betekent dat 88 stoelen, naast enkele krukken of extra zitplaatsen voor late aankomsten.
Wanneer test je de techniek voor een herdenkingsbijeenkomst?: Doe een volledige technische test uiterlijk één dag vooraf en herhaal een korte controle 60 minuten voor aanvang. Test daarbij beide draadloze microfoons, de muziek vanaf USB-stick en de verstaanbaarheid achter in de ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.