Cómo organizar un encuentro conmemorativo sin perder ningún detalle
Organizar un encuentro conmemorativo requiere más coordinación que una reunión familiar: hay que cuidar el programa, las intervenciones y el momento de recuerdo, además de la recepción de los asistentes. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y después avanza con una lista de responsables y plazos. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y la prueba técnica suelen retrasarse si no se cierran con antelación. Reserva también tiempo para preparar las fotos, los programas y el libro de condolencias.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Elaborar el programa
2 personas
- 3
Contactar con los ponentes
- 4
Diseñar invitaciones
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Confirmar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Hacer reservas
- 10
Desarrollar el momento conmemorativo
2 personas
- 11
Seleccionar música
- 12
Recopilar los discursos
- 13
Encargar arreglos florales
- 14
Probar la técnica
2 personas
- 15
Hacer el plano
- 16
Asignar voluntarios
- 17
Preparar los programas
- 18
Imprimir los programas
2 personas
- 19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 20
Recopilar fotos en memoria
2 personas
- 21
Preparar el libro de condolencias
- 22
Hacer la compra
3 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar el catering
4 personas
- 25
Cargar el equipo técnico
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Comprobar los espacios
2 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Montar mesas
3 personas
- 30
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 31
Montar la mesa de recuerdos
2 personas
- 32
Colocar el libro de condolencias
- 33
Colocar arreglos florales
2 personas
- 34
Colocar las velas
2 personas
- 35
Preparar los programas
2 personas
- 36
Conectar la técnica
2 personas
- 37
Probar los micrófonos
2 personas
- 38
Preparar café y té
3 personas
- 39
Preparar la restauración
4 personas
- 40
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Evento
- 41
Recibir a los invitados
4 personas
- 42
Repartir programas
2 personas
- 43
Servir café y té
4 personas
- 44
Guiar el programa conmemorativo
3 personas
- 45
Poner música
- 46
Guiar el momento de las velas
2 personas
- 47
Coordinar el libro de condolencias
2 personas
- 48
Servir aperitivos
4 personas
- 49
Rellenar las bebidas
3 personas
- 50
Servir comidas especiales
2 personas
- 51
Recoger la vajilla
3 personas
- 52
Volver a preparar el café
2 personas
- 53
Guiar a los invitados
3 personas
- 54
Apagar las velas con seguridad
2 personas
- 55
Despedir a los últimos invitados
3 personas
Seguimiento
- 56
Refrigerar los sobrantes
2 personas
- 57
Recoger la basura
3 personas
- 58
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 59
Lavar la vajilla
4 personas
- 60
Desmontar equipo técnico
2 personas
- 61
Recoger la mesa de recuerdos
2 personas
- 62
Limpiar el lugar
4 personas
- 63
Devolver las llaves
- 64
Devolver el material alquilado
2 personas
- 65
Entregar los arreglos florales
2 personas
- 66
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesascant. 12
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 130
- Cubiertoscant. 130
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Termos de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Hervidores eléctricoscant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Memoria USBcant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 8
Decoración
- Arreglos floralescant. 6
- Marcos de fotoscant. 12
- Velas de recuerdocant. 120
- Portavelascant. 120
- Caminos de mesa blancoscant. 12
- Servilletas de telacant. 130
Artículos de papel
- Libros de condolenciascant. 2
- Programascant. 130
- Tarjetas de nombrecant. 130
- Bolígrafoscant. 30
- Flechas para señalizacióncant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de diseñar las invitaciones. Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen y fija una fecha límite para las inscripciones.
- Pide las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia, no el día del encuentro. Entrega al catering el número final y las restricciones entre 5 y 7 días antes.
- Define el momento conmemorativo con los ponentes y recopila los discursos con 3 días de antelación. Así puedes ordenar las intervenciones y guardar una copia en una memoria USB.
- Haz una prueba completa de sonido al menos 2 horas antes de recibir a los invitados. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, cables y regletas, y deja un responsable técnico identificado.
- Prepara el espacio siguiendo el plano: sillas, mesas, percheros, fotos, flores, velas y libro de condolencias. Coloca los programas, las tarjetas de nombre y las bebidas antes de abrir la recepción, no durante la llegada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un encuentro conmemorativo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, ponentes e invitaciones. Reserva la última semana para cerrar asistentes, catering, flores, materiales impresos y detalles del homenaje.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes y las dietas?
- Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el número definitivo entre 5 y 7 días antes. Guarda una lista actualizada para recibir a los invitados y entregar el dato correcto al catering.
- ¿Cuánto tiempo antes se debe probar la técnica?
- Haz una prueba completa al menos 2 horas antes del comienzo y verifica cada micrófono, altavoz, cable y conexión. Ten preparados el portátil, la memoria USB y un plan alternativo por si falla algún equipo.
- ¿Qué se suele olvidar en un encuentro conmemorativo?
- A menudo faltan copias de los discursos, tarjetas de nombre, programas impresos, velas con portavelas y un lugar visible para el libro de condolencias. Prepara estos elementos el día anterior y revisa el plano antes de montar la sala.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!