Een herdenkingsbijeenkomst organiseren

Begin met de locatie, datum en vorm van de bijeenkomst. Leg daarna het programma vast en benader sprekers, zodat teksten, muziek en techniek op tijd kunnen worden afgestemd. Regel de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je catering en zitplaatsen definitief maakt. Op de dag zelf draait veel om rust: test de microfoon en luidspreker, richt de herdenkingsplek zorgvuldig in en geef iemand de taak om gasten te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Muziekselectie samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering versturen
10
Spreekteksten verzamelen
2 personen
11
Programma afdrukken
12
Naambadges voorbereiden
2 personen
13
Bloemen bestellen
14
Techniek testen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Koelwaren koud zetten
2 personen
17
Bloemen en kaarsen ophalen
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimte ventileren
20
Stoelen opstellen
4 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Herdenkingsplek inrichten
3 personen
23
Bloemstukken plaatsen
2 personen
24
Kaarsen klaarzetten
2 personen
25
Condoleancetafel inrichten
2 personen
26
Koffiepunt inrichten
3 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Servies klaarzetten
2 personen

Event

29
Programma uitdelen
3 personen
30
Gasten verwelkomen
4 personen
31
Aanwezigheid registreren
2 personen
32
Sprekers begeleiden
2 personen
33
Muziek starten
34
Kaarsmoment begeleiden
2 personen
35
Koffie en thee serveren
4 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Condoleanceboek bewaken
39
Gasten afscheid laten nemen
3 personen
40
Kaarsen veilig doven
2 personen

Nazorg

41
Servies verzamelen
3 personen
42
Afval verzamelen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Decoratie verwijderen
2 personen
47
Materialen inpakken
3 personen
48
Locatie afsluiten
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Bloemen en boek bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Herdenkingsfoto
Fotolijst
Condoleanceboek
Pennenaantal 6
Naamkaartjesaantal 100
Kaarsenaantal 100
Kaarsenhoudersaantal 100
Vazenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Microfoon
Luidspreker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem
Stoffer en blik
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bijeenkomst pas definitief nadat de locatie en het programma op elkaar aansluiten. Reserveer extra tijd voor binnenkomst, condoleances en eventuele uitloop na afloop.
Vraag spreekteksten uiterlijk één week vooraf op en maak een duidelijke volgorde. Zet de definitieve versie ook offline klaar op een laptop of als afdruk, zodat je niet afhankelijk bent van één apparaat.
Test microfoon, luidspreker, laptop, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal één dag van tevoren op dezelfde plek als tijdens de bijeenkomst. Controleer op de dag zelf nogmaals het geluid voordat de eerste gasten binnenkomen.
Richt de herdenkingsplek minstens één uur voor aanvang in met de foto, het bloemstuk, de kaarsen en de fotolijst. Zet kaarsenhouders stabiel neer en houd de route naar de condoleancetafel vrij.
Maak de ontvangst praktisch: leg naamkaartjes, pennen en het condoleanceboek klaar en wijs één persoon aan voor vragen. Zet koffie, thee, glazen en gebak pas klaar nadat de ruimte is gecontroleerd en voldoende is geventileerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een herdenkingsbijeenkomst?: Begin bij voorkeur vier tot zes weken vooraf met de locatie, datum en het programma. Benader sprekers direct daarna en verstuur de uitnodigingen ongeveer drie weken voor de bijeenkomst.
Wanneer stuur je een herinnering voor een herdenkingsbijeenkomst?: Stuur de herinnering vijf tot zeven dagen van tevoren. Vermeld daarin de aanvangstijd, het adres, eventuele parkeerinformatie en of gasten zich nog kunnen afmelden of dieetwensen kunnen doorgeven.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten voor ventileren, stoelen en tafels plaatsen, de herdenkingsplek inrichten en de condoleancetafel klaarzetten. Plan daarnaast 30 minuten voor de technische controle en het koud zetten van koelwaren.
Wanneer test je de techniek voor een herdenkingsbijeenkomst?: Test de laptop, microfoon en luidspreker uiterlijk één dag vooraf en nogmaals 30 minuten vóór aanvang. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar, zodat je op het laatste moment niet hoeft te zoeken naar aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.