Eine Gedenkveranstaltung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Gedenkveranstaltung brauchen Ablauf und Atmosphäre gleichermaßen Aufmerksamkeit. Beginne mit Ort, Datum und Programm und kläre früh, wer spricht und welche Musik vorgesehen ist. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und besondere Ernährungswünsche. Am Veranstaltungstag zählen ein getestetes Mikrofon, ein klar eingerichteter Gedenkort und genügend Zeit für Aufbau, Kerzen und Kondolenzbereich. Die vollständige Planung mit 50 Aufgaben und 36 benötigten Gegenständen hilft dir, nichts auf den letzten Metern zu vergessen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Musikauswahl zusammenstellen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Erinnerung senden
- 10
Redetexte sammeln
2 Personen
- 11
Programm drucken
- 12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 13
Blumen bestellen
- 14
Technik testen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Kühlwaren kalt stellen
2 Personen
- 17
Blumen und Kerzen abholen
2 Personen
- 18
Location öffnen
2 Personen
- 19
Raum lüften
- 20
Stühle aufstellen
4 Personen
- 21
Tische aufstellen
3 Personen
- 22
Gedenkort einrichten
3 Personen
- 23
Blumengestecke platzieren
2 Personen
- 24
Kerzen aufstellen
2 Personen
- 25
Kondolenzbereich einrichten
2 Personen
- 26
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Event
- 29
Programm verteilen
3 Personen
- 30
Gäste begrüßen
4 Personen
- 31
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 32
Redner betreuen
2 Personen
- 33
Musik starten
- 34
Kerzenmoment begleiten
2 Personen
- 35
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
- 36
Snacks servieren
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Kondolenzbuch bewachen
- 39
Gäste verabschieden
3 Personen
- 40
Kerzen sicher löschen
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Geschirr sammeln
3 Personen
- 42
Abfall sammeln
3 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 44
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 45
Raum reinigen
3 Personen
- 46
Dekoration entfernen
2 Personen
- 47
Materialien einpacken
3 Personen
- 48
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 49
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 50
Blumen und Buch aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- TischdeckenAnz. 10
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GebäckgabelnAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbesteckAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- Gedenkfoto
- Fotorahmen
- Kondolenzbuch
- StifteAnz. 6
- NamensschilderAnz. 100
- KerzenAnz. 100
- KerzenhalterAnz. 100
- VasenAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Mikrofon
- Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen
- Handfeger und Kehrblech
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Ort, Datum und Programm zuerst fest, idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin. Erst danach solltest du Referenten ansprechen und Einladungen verschicken, damit alle Angaben verbindlich sind.
- Plane für Rückmeldungen mindestens 7 bis 10 Tage ein und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. Eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung reduziert kurzfristige Absagen und fehlende Angaben.
- Sammle Redetexte spätestens 3 Tage vorher und drucke das Programm rechtzeitig aus. Bereite außerdem Namensschilder vor, damit Gäste beim Ankommen nicht nach Stift und Papier suchen müssen.
- Teste Laptop, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel nicht erst beim Einlass, sondern mindestens 60 Minuten vor Beginn. Probiere dabei auch die tatsächliche Aufstellung im Raum aus, nicht nur die einzelnen Geräte.
- Richte Gedenkort und Kondolenzbereich vor dem Eintreffen der Gäste ein. Stelle Gedenkfoto, Kondolenzbuch, Stifte, Blumen und Kerzen bereit und kühle Getränke früh genug, damit der Service direkt nach dem Programm beginnen kann.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Gedenkveranstaltung organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Datum und Programm. Für Referenten, Einladungen und Rückmeldungen bleiben dann jeweils mehrere Tage Puffer.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Gedenkveranstaltung verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vorher, damit du Sitzplätze, Getränke und Ernährungswünsche planen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Gedenkveranstaltung?
- Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Stühle, Tische, Gedenkort, Blumen, Kerzen und Kondolenzbereich ein. Die Technik sollte zusätzlich 60 Minuten vor Beginn vollständig getestet werden.
- Was darf man bei einer Gedenkveranstaltung nicht vergessen?
- Oft fehlen am Veranstaltungstag Kondolenzbuch und Stifte, Namensschilder oder passende Kerzenhalter. Kontrolliere diese Dinge spätestens am Vorabend und prüfe am selben Tag auch Mikrofon, Lautsprecher sowie gekühlte Waren.
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