Zo organiseer je een hengelwedstrijd zonder verrassingen

Begin niet met de barbecue, maar met het viswater en de wedstrijdvergunning. Leg daarna het reglement vast, bepaal de wedstrijdvakken en werk met deelnemersnummers en formulieren. In de laatste week controleer je het materiaal, de weersverwachting en de vrijwilligersindeling. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke inschrijving, een betrouwbare weegpost en veilige visplekken. Met deze volgorde voorkom je dat je nog tijdens de wedstrijd meetmatten, batterijen of ontbrekende deelnemersgegevens moet zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Viswater reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemers bevestigen
8
Prijzen bestellen
9
Vrijwilligers indelen
10
Weersverwachting controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Huurmaterialen ophalen
2 personen
13
Wedstrijdformulieren printen
14
Deelnemersnummers maken
2 personen
15
Batterijen opladen
16
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
17
Locatie en oever inspecteren
2 personen
18
Tenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Wedstrijdvakken markeren
4 personen
21
Inschrijftafel inrichten
2 personen
22
Weegpost inrichten
3 personen
23
Veiligheidsmaterialen plaatsen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes en barbecue voorbereiden
3 personen
26
Verlichting aansluiten
2 personen

Event

27
Inschrijvingen openen
3 personen
28
Wedstrijdregels toelichten
29
Hengelsignaal geven
30
Wedstrijdvakken controleren
4 personen
31
Vangsten meten en registreren
4 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Barbecue bereiden
3 personen
35
Barbecue serveren
3 personen
36
Afvalbakken legen
2 personen
37
Eindsignaal geven
38
Eindvangsten controleren
4 personen
39
Winnaars bekendmaken
2 personen
40
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

41
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
42
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
43
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
44
Servies en materiaal schoonmaken
3 personen
45
Locatie en oever schoonmaken
4 personen
46
Verlichting en kabels opruimen
2 personen
47
Huurmaterialen retourneren
2 personen
48
Uitslagen digitaal archiveren
49
Deelnemers uitslag toesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Klaptafel voor inschrijving
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Meetmattenaantal 6
Digitale visweegschalenaantal 3
Weegzakkenaantal 6
Onthaakmattenaantal 6
Schepnettenaantal 6
Emmersaantal 10
Waterjerrycansaantal 4
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20

Apparatuur

Megafon
Stopwatchesaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Acculampenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffer
Reddingsboeienaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 70

Keuken

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangen en spatelsaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Start- en finishvlaggenaantal 2
Prijzen en bekersaantal 6

Papierwaren

Klembordenaantal 8
Watervaste stiftenaantal 12
Deelnemersnummersaantal 60
Wedstrijdformulierenaantal 80
Waterdichte documenthoezenaantal 20

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het viswater en vraag de wedstrijdvergunning vroeg aan; controleer uiterlijk 2 weken vooraf of beide definitief geregeld zijn. Zet ook de toegestane vakken en regels schriftelijk in het wedstrijdreglement.
Sluit de deelnemersadministratie niet pas op de wedstrijddag. Bevestig elke deelnemer vooraf, verzamel dieetwensen en maak deelnemersnummers en wedstrijdformulieren voordat je de inschrijftafel opbouwt.
Plan minstens 1 vrijwilliger voor de inschrijving en 1 voor de weegpost. Bij meerdere wedstrijdvakken wijs je per vak een vaste begeleider aan, zodat metingen en formulieren niet door elkaar raken.
Richt de weegpost in met een meetmat, digitale visweegschaal, weegzak en onthaakmat. Test de weegschaal en laad batterijen uiterlijk de avond ervoor op; neem ook reservebatterijen mee.
Inspecteer de oever vóór het opbouwen op gladde of kwetsbare plekken en zet vakken af met pionnen en afzetlint. Plaats EHBO-koffer, reddingsboeien en veiligheidshesjes zichtbaar en houd zaklampen of acculampen beschikbaar bij weinig licht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hengelwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van het viswater en de vergunning. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, vrijwilligers, prijzen en controle van het wedstrijdmateriaal.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hengelwedstrijd?: Reken minimaal op 2 vaste vrijwilligers: één bij de inschrijving en één bij de weging. Vanaf ongeveer 20 deelnemers of meerdere wedstrijdvakken is 1 begeleider per vak praktisch.
Wat heb je nodig voor het wegen van de vis?: Gebruik per weegpost minimaal 1 digitale visweegschaal, 1 weegzak, 1 meetmat en 1 onthaakmat. Leg daarnaast wedstrijdformulieren en een reserve set batterijen klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een hengelwedstrijd?: Controleer de verwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de avond voor de wedstrijd. Pas de tenten, verlichting, kledinginstructies en veiligheidsbezetting aan als wind, regen of hitte wordt voorspeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.