Zo organiseer je een Hemelvaartsmarkt zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en benodigde vergunningen; pas daarna leg je de marktindeling en standhouders vast. Werk vervolgens toe naar reserveringen, uitnodigingen, aanmeldingen en praktische informatie over route en parkeren. In de laatste week controleer je weersverwachting, stroompunten, voorraad, betaalmiddelen en materiaal. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde: terrein controleren, verkeersborden plaatsen, kramen uitladen en partytenten opzetten voordat bezoekers komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Marktindeling uitwerken
2 personen
3
Kramen en standhouders vastleggen
4
Reserveringen maken
5
Benodigde vergunningen controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standhouders informeren
10
Route en parkeerinformatie delen
11
Weersverwachting controleren
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Verkeersborden klaarleggen
14
Kassa- en betaalmiddelen controleren
2 personen
15
Voorraad tellen
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Marktkramen controleren
2 personen
20
Decoratie sorteren
2 personen
21
Vrijwilligers instrueren
2 personen
22
Terrein controleren
3 personen
23
Verkeersborden plaatsen
3 personen
24
Kramen uitladen
6 personen
25
Partytenten opzetten
6 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
27
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
28
Verlichting ophangen
3 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
31
Standhouders ontvangen
3 personen
32
Kramen inrichten
8 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Bar inrichten
3 personen
35
Hapjes uitstallen
3 personen
36
Servies klaarzetten
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

40
Bezoekers verwelkomen
4 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Dranken serveren
4 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Koffiepunt bijvullen
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Tafels schoonhouden
2 personen
48
Toiletten bijvullen
49
Verlichting inschakelen
50
Standhouders begeleiden
2 personen
51
Verloren voorwerpen registreren
52
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
53
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

54
Kassa afsluiten
2 personen
55
Etenswaren veilig opbergen
3 personen
56
Kramen leegmaken
6 personen
57
Afval verzamelen
5 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
60
Partytenten afbreken
6 personen
61
Verlichting en kabels opruimen
3 personen
62
Terrein schoonmaken
5 personen
63
Verkeersborden verwijderen
3 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Materialen retourneren
2 personen
66
Koelboxen reinigen
2 personen
67
Afval afvoeren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Klapbankenaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Kleedjesaantal 16

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 5
Verlengkabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Pijlbordenaantal 10
Infobordenaantal 4
Tafelnummersaantal 20
Krijtbordenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Keukenthermometersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 4
Moppenaantal 3
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Veiligheid

Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Kabelmattenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling voordat je standhouders definitief vastlegt. Reserveer per kraam een vaste plek en houd ruimte vrij voor looproutes, parkeerinformatie en eventuele kabels.
Controleer vergunningen en reserveringen uiterlijk enkele weken vooraf. Een vergeten toestemming of niet-bevestigde locatie kan de hele opbouw blokkeren.
Vraag dieetwensen en praktische bijzonderheden tegelijk met de aanmelding uit. Deel route-, parkeer- en opbouwinformatie daarna in één bericht met alle standhouders.
Test stroompunten, verlengkabels, kabelhaspels, stekkerdozen en betaalmiddelen vóór de marktdag. Controleer ook kassa’s en pinapparaten apart; een opgeladen apparaat is nog geen werkende betaaloplossing.
Plan de laatste controle de avond ervoor: tel voorraad, koel dranken, sorteer decoratie en leg verkeersborden klaar. Houd partytenten, verlichting en handlampen bereikbaar voor veranderend weer of een late afbouw.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik standhouders voor een Hemelvaartsmarkt vastleggen?: Leg standhouders bij voorkeur 4 tot 6 weken voor Hemelvaart vast. Dan kun je de marktindeling maken, aanmeldingen verwerken en route- en parkeerinformatie tijdig delen.
Hoe lang van tevoren moet ik vergunningen voor een Hemelvaartsmarkt controleren?: Controleer de benodigde vergunningen minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Vraag bij de bevoegde instantie na welke termijn voor jouw locatie geldt, omdat de behandeling per situatie kan verschillen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor de Hemelvaartsmarkt controleren?: Bekijk de verwachting 7 dagen vooraf en nogmaals de avond voor de markt. Neem dan een besluit over partytenten, kleedjes, verlichting en de volgorde van opbouwen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Hemelvaartsmarkt op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor terreincontrole, verkeersborden, het uitladen van marktkramen en het opzetten van partytenten. Voeg extra tijd toe als stroom, kassa’s of meerdere standhouders nog moeten worden aangesloten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.