Cómo organizar un mercado de Ascensión sin improvisar

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la distribución al menos 2 semanas antes. Marca en el plano la entrada, los puestos, las mesas, las carpas, las zonas de descanso y los puntos de electricidad para no tener que mover instalaciones el mismo día.
• Pide a cada expositor sus necesidades eléctricas y de espacio con 10 días de antelación. Comprueba cuántos enchufes hay realmente y prepara cables alargadores, regletas y enrollacables sin crear pasos peligrosos.
• Envía la ruta, el aparcamiento y la hora de descarga al menos 5 días antes. Los puestos suelen llegar a la vez; asigna una franja de descarga y coloca los carteles direccionales antes de que entren los visitantes.
• Haz el inventario de vajilla, bebidas y equipos 48 horas antes. En un mercado con café y comida se agotan antes los vasos, tazas, cubiertos de servicio, termos y hielo que los elementos decorativos.
• Convoca a los voluntarios 60 minutos antes de abrir y dales una función concreta. Una persona debe controlar los puestos, otra orientar a los visitantes y otra revisar caja, datáfonos, iluminación y zonas de paso durante el evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de Ascensión?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, tramitar permisos y contratar puestos. Deja cerrados los expositores, la distribución y las necesidades eléctricas como máximo 10 días antes.

¿Cuándo hay que montar las carpas del mercado?

Programa el montaje entre 3 y 4 horas antes de la apertura, según el número de carpas y puestos. Reserva al menos 60 minutos finales para colocar mesas, sillas, iluminación, señales y revisar la estabilidad.

¿Cuántas bebidas necesito para un mercado de Ascensión?

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 bebida adicional por persona por cada hora siguiente. Añade una reserva del 10 % y enfría las bebidas el día anterior.

¿Cuándo debo comprobar los permisos y la electricidad?

Comprueba los permisos necesarios entre 4 y 6 semanas antes y confirma la potencia y los puntos de electricidad al menos 2 semanas antes. Haz una prueba de cajas registradoras, datáfonos, máquinas de café y luces el día anterior.

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