Zo organiseer je een heidetocht zonder verrassingen

Begin met de datum, route en startlocatie; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Controleer vroeg of je vergunningen nodig hebt en verken de route fysiek, inclusief gevaarlijke punten en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen. Open daarna de inschrijving, regel vrijwilligers en leg catering en pechhulp vast. In de laatste week draait het om deelnemersinformatie, routepijlen, formulieren, weersverwachting en een duidelijke opbouw van start en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Routebeschrijving uitwerken
2 personen
5
Route digitaal beschikbaar maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Route vooraf verkennen
2 personen
9
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
10
Fietsreparateur vastleggen
11
Catering reserveren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers inplannen
2 personen
15
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
16
Pijlen en routeborden maken
3 personen
17
Startnummers en formulieren drukken
2 personen
18
Fietsen van begeleiders controleren
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Routeborden klaarleggen
2 personen
24
Start- en finishlocatie opbouwen
5 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Registratiebalie inrichten
2 personen
27
Route uitzetten
4 personen
28
Rustpunt inrichten
3 personen
29
EHBO- en reparatiemateriaal klaarzetten
2 personen
30
Catering voorbereiden
4 personen
31
Briefing begeleiders geven
3 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Startnummers uitdelen
2 personen
34
Route en veiligheidsregels toelichten
2 personen
35
Fietsers laten vertrekken
3 personen
36
Rustpunt bemannen
3 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Aankomst registreren
2 personen
41
Fietspech ondersteunen
2 personen
42
EHBO verlenen
2 personen
43
Maaltijd uitserveren
4 personen
44
Afval tijdens evenement verzamelen
2 personen

Nazorg

45
Routeborden verwijderen
4 personen
46
Materialen afbouwen
5 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Afval afvoeren
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Koelboxen en gereedschap reinigen
2 personen
52
Routeborden en linten opslaan
2 personen
53
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Schenkkanenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Fietspompenaantal 4
Reparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Verkeersvestenaantal 12
Fietsstandaardsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Catering

Startnummersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Menukaartenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Tips

Verken de volledige route uiterlijk twee weken vooraf met de fiets. Noteer kruisingen, slechte wegdekken en onduidelijke afslagen, zodat je daar extra routepijlen, routeborden of afzetlint kunt plaatsen.
Plan vrijwilligers niet alleen bij de start en finish. Reserveer ook mensen voor routecontrole en pechhulp; leg fietspompen, reparatiesets en reservebinnenbanden op een bereikbare plek klaar.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor de tocht en vraag dieetwensen meteen mee. Zo kun je de deelnemerslijst afdrukken, catering bestellen en de juiste hoeveelheid borden, bestek en herbruikbare bekers klaarzetten.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk drie dagen voor vertrek. Vermeld het startuur, de route, bereikbaarheid, wat ze zelf meenemen en een telefoonnummer dat op de dag zelf bereikbaar is.
Controleer de dag ervoor de weersverwachting en laad mobiele telefoons, portofoons en powerbanks op. Zet routeborden, startnummers, formulieren en de materialen voor start en finish per onderdeel klaar, zodat de opbouw niet op zoeken uitloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een heidetocht organiseren?: Begin minstens zes tot acht weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningen. Reserveer catering, fietsreparatie en vrijwilligers zodra de verwachte groepsgrootte bekend is.
Wanneer moet ik de route van een heidetocht verkennen?: Verken de route uiterlijk twee weken voor de tocht en controleer haar nogmaals in de laatste week. Dan kun je gewijzigde omstandigheden, gevaarlijke punten en ontbrekende routepijlen nog herstellen.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie?: Stuur de praktische informatie uiterlijk drie dagen voor de start. Verstuur een laatste korte update de avond ervoor als het weer, de route of de bereikbaarheid daar aanleiding toe geeft.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een heidetocht?: Plan minimaal één verantwoordelijke voor de start, één voor de finish en één voor pechhulp of routecontrole. Bij meerdere routevertakkingen voeg je per lastig punt een extra vrijwilliger toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.