Eine Heidetour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Heidetour entscheidet die Route über fast alles: Startort, Genehmigungen, Wegweiser, Verpflegung und Helfer müssen darauf abgestimmt sein. Lege zuerst Datum und Strecke fest und erkunde die Route anschließend zu Fuß oder mit dem Fahrrad. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerinformationen und die Organisation von Catering und Reparaturhilfe. Plane die letzten sieben Tage vor allem für Wetterprüfung, Beschilderung, Ausdrucke und den Aufbau von Start und Ziel ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Startort reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Wegbeschreibung ausarbeiten
2 Personen
5
Route digital verfügbar machen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Route vorab erkunden
2 Personen
9
Gefahrenstellen markieren
2 Personen
10
Fahrradreparateur organisieren
11
Catering reservieren
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Freiwillige einplanen
2 Personen
15
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
16
Pfeile und Wegweiser anbringen
3 Personen
17
Startnummern und Formulare drucken
2 Personen
18
Fahrräder der Begleitpersonen prüfen
2 Personen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Teilnehmerliste ausdrucken
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Wegweiser bereitlegen
2 Personen
24
Start- und Zielbereich aufbauen
5 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
26
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
27
Route festlegen
4 Personen
28
Ruhebereich einrichten
3 Personen
29
Erste-Hilfe- und Reparaturmaterial bereitstellen
2 Personen
30
Catering vorbereiten
4 Personen
31
Briefing für Begleitpersonen geben
3 Personen

Event

32
Teilnehmende empfangen
3 Personen
33
Startnummern ausgeben
2 Personen
34
Route und Sicherheitsregeln erläutern
2 Personen
35
Radfahrer losfahren lassen
3 Personen
36
Ruhebereich betreuen
3 Personen
37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
38
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Ankunft registrieren
2 Personen
41
Fahrradpannen unterstützen
2 Personen
42
Erste Hilfe leisten
2 Personen
43
Mahlzeit servieren
4 Personen
44
Abfall während der Veranstaltung sammeln
2 Personen

Nachbereitung

45
Wegweiser entfernen
4 Personen
46
Materialien abbauen
5 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Location reinigen
4 Personen
49
Abfall entsorgen
2 Personen
50
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
51
Kühlboxen und Werkzeug reinigen
2 Personen
52
Wegweiser und Bänder einlagern
2 Personen
53
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 24
PartyzelteAnz. 2
BiertischeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KaraffenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 6

Sportmaterial

WegweiserAnz. 80
WegweiserAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
FahrradpumpenAnz. 4
ReparatursetsAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 12
VerkehrswestenAnz. 12
FahrradständerAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8

Catering

StartnummernAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
SpeisekartenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlelementeAnz. 24
Einkäufe

Tipps

Erkunde die komplette Route mindestens zwei bis drei Wochen vorher. Markiere Gefahrenstellen, schlechte Wegabschnitte und Stellen ohne Mobilfunkempfang, bevor du die Wegbeschreibung verschickst.
Prüfe Genehmigungen und reserviere den Startort mindestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, wo Tische, Stühle, Fahrradständer und ein Partyzelt stehen können.
Schließe die Anmeldung etwa sieben Tage vor der Heidetour. Dann kannst du Ernährungswünsche, Startnummern, Teilnehmerliste, Cateringmengen und die Einteilung der Freiwilligen verlässlich vorbereiten.
Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens drei Tage vorher. Nenne Startzeit, genaue Anfahrt, Streckenlink, Hinweise zu Gefahrenstellen und eine Telefonnummer für den Veranstaltungstag.
Stelle am Vorabend Wegweiser, Absperrband, Verkehrswesten, Funkgeräte, Fahrradpumpen und Reparatursets zusammen. Getränke kommen erst am Veranstaltungstag in Kühlboxen oder werden rechtzeitig kalt gestellt; so fehlt morgens nichts am Start.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Heidetour planen?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Route, Startort und Genehmigungen. Die Route solltest du spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin vollständig erkunden.
Wie viele Helfer braucht man für eine Heidetour?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Start und Ziel, eine Person für die Strecke und zusätzliche Freiwillige für Anmeldung und Verpflegung ein. Bei mehr als 30 Teilnehmern sind insgesamt etwa fünf bis sechs Helfer meist praktikabel.
Wann verschickt man die Informationen zur Heidetour?: Versende die ausführlichen Teilnehmerinformationen spätestens drei Tage vor dem Termin. Die Anmeldung sollte ungefähr sieben Tage vorher schließen, damit Catering, Listen und Startnummern stimmen.
Was muss am Tag der Heidetour zuerst aufgebaut werden?: Baue zuerst den Start- und Zielbereich mit Tischen, Stühlen, Wegweisern und Fahrradständern auf. Rechne dafür mindestens 90 Minuten vor der geplanten Startzeit ein, danach folgen Getränke, Formulare und die Einweisung der Helfer.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.