Zo organiseer je een Hawaiifeest zonder last-minute stress

Begin een Hawaiifeest niet met decoratie, maar met het aantal gasten en de beschikbare buitenruimte. Daarna leg je het menu, de barbecue, partytenten, zitplaatsen en drank vast. Verzamel dieetwensen vroeg, zodat de keuken en boodschappen daarop kunnen worden afgestemd. Werk op de dag zelf van grof naar fijn: eerst tenten, tafels en stroom, daarna decoratie, buffet en gekoelde drank. Zo blijft er tijd over om gasten te ontvangen in plaats van nog te snijden of te sjouwen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitief aantal gasten bepalen
5
Menu en boodschappenlijst afronden
2 personen
6
Partytenten en barbecue reserveren
7
Muziekplaylist samenstellen
8
Allergieën aan keuken doorgeven
9
Voorraad herbruikbare spullen controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Fruit en groenten wassen
2 personen
13
Marinades en sauzen bereiden
2 personen
14
Decoratie sorteren
2 personen
15
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
16
Partytenten opbouwen
4 personen
17
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
18
Verlichting aansluiten
2 personen
19
Versiering ophangen
3 personen
20
Fotoplek inrichten
2 personen
21
Buffet en bar inrichten
3 personen
22
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
23
Fruit en salades voorbereiden
3 personen
24
Broodjes en toppings klaarzetten
2 personen
25
Barbecue aansteken
2 personen
26
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

27
Welkomsttafel bemannen
2 personen
28
Gasten verwelkomen
2 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Hapjes bijvullen
2 personen
31
Limbo en spellen begeleiden
2 personen
32
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
33
Buffet openen
2 personen
34
Buffetgerechten bijvullen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Servies verzamelen
2 personen
37
Dessertbuffet klaarzetten
2 personen
38
Muziek en activiteiten afronden
2 personen

Nazorg

39
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
40
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
41
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
42
Decoratie verwijderen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Apparatuur controleren en reinigen
2 personen
46
Partytenten afbreken
4 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Herbruikbare wijnglazenaantal 45
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
IJslepelsaantal 2
Flessenopenersaantal 4
Hittebestendige handschoenenaantal 2

Decoratie

Bloemenslingersaantal 8
Hawaiikettingenaantal 50
Tafelkledenaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Opblaasbare palmbomenaantal 2
Fotowand
Fotoprops
Welkomstbord

Sportmateriaal

Limbo-stokkenaantal 2
Hoelahoepenaantal 6
Plastic kegelsaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen in één overzicht. Vraag direct naar dieetwensen en allergieën; geef het definitieve aantal gasten en de allergieën uiterlijk enkele dagen voor het feest door aan de keuken.
Reserveer partytenten en de barbecue zodra de datum vaststaat, zeker als je buiten eet. Controleer daarnaast of er voldoende tafels, stoelen, statafels en afvalbakken zijn voor het verwachte aantal gasten.
Plan de voorbereiding in twee momenten: maak marinades, sauzen en boodschappenlijsten vooraf en was fruit en groenten eerder op de dag. Zet broodjes, toppings, salades en gekoelde dranken pas vlak voor ontvangst klaar.
Zet de barbecue op een veilige plek met ruimte rondom en leg barbecuetangen en hittebestendige handschoenen klaar. Test verlichting, verlengkabels, stekkerdozen en Bluetoothspeakers vóór de gasten komen, niet wanneer het donker wordt.
Maak de Hawaiisfeer zichtbaar met bloemenslingers, Hawaiikettingen, tafelkleden en een fotoplek, maar hang de versiering pas op nadat tenten en verlichting staan. Richt daarna buffet en bar in met serveerschalen, herbruikbare glazen, borden en bestek, zodat gasten zelf kunnen pakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Hawaiifeest organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met datum, uitnodigingen, partytenten en barbecue. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk 1 week vooraf, zodat je menu en boodschappen kunt afronden.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een Hawaiifeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koel een deel vooraf in koelboxen en houd extra water apart, vooral bij warm weer.
Wanneer moet ik de barbecue aansteken op een Hawaiifeest?: Steek de barbecue ongeveer 30 tot 45 minuten voor het eten aan, afhankelijk van het type barbecue en de gewenste temperatuur. Zo kun je gasten eerst ontvangen en daarna zonder lange wachttijd serveren.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste doen voor een Hawaiifeest?: Begin 3 tot 4 uur vooraf met partytenten, tafels, stoelen, afvalbakken en stroom. Daarna volgen verlichting en versiering; buffet, bar, salades en gekoelde dranken zet je in het laatste uur klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.