Comment organiser une fête hawaïenne, étape par étape

Pour organiser une fête hawaïenne, commencez par fixer le nombre d’invités avant de prévoir le menu, les boissons et le matériel. Demandez les allergies et les besoins alimentaires dès l’inscription, puis réservez rapidement les tentes et le barbecue si la fête a lieu dehors. La veille sert surtout à refroidir les boissons, préparer les sauces, laver les fruits et trier la décoration. Le jour même, installez d’abord les tentes, les tables et l’éclairage, puis le buffet, le bar et le barbecue.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Définir le nombre final d’invités
5
Finaliser le menu et la liste de courses
2 personnes
6
Réserver des tentes de réception et un barbecue
7
Composer la playlist
8
Signaler les allergies à la cuisine
9
Vérifier le stock de matériel réutilisable
2 personnes
10
Faire les courses
3 personnes
11
Refroidir les boissons
2 personnes
12
Laver les fruits et les légumes
2 personnes
13
Préparer les marinades et les sauces
2 personnes
14
Trier la décoration
2 personnes
15
Installer les tables et les chaises
4 personnes
16
Monter les tentes de réception
4 personnes
17
Installer le barbecue en toute sécurité
2 personnes
18
Brancher l’éclairage
2 personnes
19
Suspendre la décoration
3 personnes
20
Aménager l’espace photo
2 personnes
21
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
22
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
23
Préparer les fruits et les salades
3 personnes
24
Préparer les sandwichs et les garnitures
2 personnes
25
Allumer le barbecue
2 personnes
26
Tester la musique et le micro
2 personnes

Événement

27
Tenir la table d’accueil
2 personnes
28
Accueillir les invités
2 personnes
29
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
30
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
31
Animer le limbo et les jeux
2 personnes
32
Préparer les plats de barbecue
3 personnes
33
Ouvrir le buffet
2 personnes
34
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Rassembler la vaisselle
2 personnes
37
Mettre en place le buffet des desserts
2 personnes
38
Finaliser la musique et les activités
2 personnes

Suivi

39
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
40
Collecter et trier les déchets
3 personnes
41
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
42
Retirer la décoration
3 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Nettoyer le lieu
4 personnes
45
Vérifier et nettoyer le matériel
2 personnes
46
Démonter les tentes de fête
4 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Verres à vin réutilisablesqté 45
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 30
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 6
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Barbecueqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Pinces de barbecueqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Cuillères à glaceqté 2
Tire-bouchonsqté 4
Gants résistants à la chaleurqté 2

Décoration

Guirlandes de fleursqté 8
Colliers hawaïensqté 50
Nappesqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Palmiers gonflablesqté 2
Mur photo
Accessoires photo
Panneau d’accueil

Matériel de sport

Bâtons de limboqté 2
Faire du hula-hoopqté 6
Plots en plastiqueqté 10

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre final d’invités au moins 5 jours avant la fête. Vous pourrez ainsi ajuster les courses, les assiettes, les verres et les portions sans acheter au hasard.
Demandez les allergies et les régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez-les à la personne qui prépare les plats au plus tard 48 heures avant l’événement.
Refroidissez les boissons dès la veille et prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure. Gardez une partie des bouteilles dans les glacières afin de réapprovisionner le bar progressivement.
Préparez la veille les marinades, les sauces, les salades et les garnitures qui le permettent. Conservez les plats couverts et gardez les fruits découpés au frais jusqu’au service.
Installez le barbecue sur une surface stable, loin des tentes et des guirlandes. Branchez l’éclairage et les enceintes avant l’arrivée des invités, puis vérifiez les rallonges et les multiprises pendant qu’il fait encore jour.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête hawaïenne ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la fête. Demandez une réponse au plus tard 5 jours avant afin de traiter les inscriptions, les allergies et le nombre final d’invités.
Que préparer la veille pour une fête hawaïenne ?: La veille, refroidissez les boissons, lavez les fruits et les légumes, préparez les marinades et les sauces, puis triez la décoration. Vous pouvez aussi vérifier la vaisselle, les glacières et le matériel réutilisable.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée de la fête et la météo. Gardez les boissons au frais dans plusieurs glacières plutôt que dans une seule réserve difficile à gérer.
Quand installer les tentes et le barbecue ?: Montez les tentes et installez les tables plusieurs heures avant l’arrivée des invités, idéalement au moins 3 heures à l’avance. Placez et vérifiez le barbecue avant de préparer le buffet, en le gardant à distance des tentes et des éléments décoratifs.

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