Cómo organizar una fiesta hawaiana sin contratiempos

Una fiesta hawaiana funciona mejor cuando cierras primero el número de invitados y sus necesidades de comida, y después reservas el material y compras. El menú, la barbacoa y las bebidas marcan los tiempos de preparación; la decoración puede montarse al final. Deja previstas zonas separadas para comer, beber, hacer fotos y tirar residuos. Así evitas improvisar cuando ya están llegando los invitados y todavía faltan bebidas frías o espacio bajo las carpas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Gestionar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Determinar el número definitivo de invitados
5
Cerrar el menú y la lista de compras
2 personas
6
Reservar carpas y barbacoa
7
Crear la lista de reproducción
8
Comunicar alergias a cocina
9
Comprobar el stock de artículos reutilizables
2 personas
10
Hacer la compra
3 personas
11
Enfriar bebidas
2 personas
12
Lavar frutas y verduras
2 personas
13
Preparar marinadas y salsas
2 personas
14
Clasificar la decoración
2 personas
15
Montar mesas y sillas
4 personas
16
Montar las carpas
4 personas
17
Colocar la barbacoa de forma segura
2 personas
18
Conectar la iluminación
2 personas
19
Colgar la decoración
3 personas
20
Montar zona de fotos
2 personas
21
Montar el bufé y la barra
3 personas
22
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
23
Preparar fruta y ensaladas
3 personas
24
Preparar bocadillos y toppings
2 personas
25
Encender la barbacoa
2 personas
26
Probar la música y el micrófono
2 personas

Evento

27
Atender la mesa de bienvenida
2 personas
28
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
29
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
30
Reponer aperitivos
2 personas
31
Coordinar el limbo y los juegos
2 personas
32
Preparar platos de barbacoa
3 personas
33
Abrir el buffet
2 personas
34
Reponer los platos del buffet
2 personas
35
Rellenar las bebidas
2 personas
36
Recoger la vajilla
2 personas
37
Montar el buffet de postres
2 personas
38
Cerrar la música y las actividades
2 personas

Seguimiento

39
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
40
Recoger y separar la basura
3 personas
41
Desmontar mesas y sillas
4 personas
42
Retirar la decoración
3 personas
43
Lavar la vajilla
3 personas
44
Limpiar el lugar
4 personas
45
Comprobar y limpiar el equipo
2 personas
46
Desmontar las carpas
4 personas
47
Devolver el material prestado
2 personas
48
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 6
Sillascant. 45
Mesas altascant. 4
Papeleracant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 60
Copas de vino reutilizablescant. 45
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Tazas de cafécant. 30
Bandejas de servircant. 10
Bandejas de servir con tapacant. 6
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Barbacoacant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Cocina

Pinzas para barbacoacant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharillas para heladocant. 2
Abrebotellascant. 4
Guantes resistentes al calorcant. 2

Decoración

Guirnaldas de florescant. 8
Collares hawaianoscant. 50
Mantelescant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6
Palmeras inflablescant. 2
Photowall
Accesorios para fotos
Cartel de bienvenida

Material deportivo

Palos de limbocant. 2
Aros de hulacant. 6
Conos de plásticocant. 10

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Pide las confirmaciones con al menos 7 días de antelación y pregunta entonces por alergias y preferencias dietéticas. Cierra el número definitivo de invitados antes de comprar comida, vajilla y bebidas.
Reserva las carpas y la barbacoa en cuanto tengas la fecha y el lugar confirmados. Comprueba también que haya suficientes mesas, sillas, mesas altas y neveras portátiles para el número final de personas.
Haz la compra de alimentos y bebidas entre 1 y 2 días antes. Enfría las bebidas la víspera y prepara con antelación las marinadas, las salsas, la fruta y las ensaladas que aguanten bien.
Monta la barbacoa sobre una superficie estable y alejada de las carpas, la decoración y los cables. Ten a mano pinzas, guantes resistentes al calor y una zona despejada para servir lo que salga de la parrilla.
Reserva las últimas 2 horas antes de la llegada para montar mesas, buffet, barra, iluminación y decoración. Coloca primero la vajilla y las bandejas, y deja los collares hawaianos, las guirnaldas y la zona de fotos para el acabado final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta hawaiana?: Empieza entre 2 y 3 semanas antes para reservar carpas, barbacoa y equipos. Envía las invitaciones al menos 7 días antes y confirma el número definitivo unos 3 días antes.
¿Cuándo hay que enfriar las bebidas para una fiesta hawaiana?: Pon las bebidas en las neveras portátiles la víspera, siempre que tengas espacio y hielo suficiente. Si compras bebidas el mismo día, calcula al menos 3 horas de enfriado antes de servirlas.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una fiesta hawaiana?: Calcula unas 2 horas para montar mesas, sillas, carpas, buffet, barra, luces y decoración. Añade entre 30 y 45 minutos para colocar la comida y revisar la seguridad de la barbacoa.
¿Cómo organizar la comida de una fiesta hawaiana con barbacoa?: Cierra el menú y la lista de compras cuando conozcas el número definitivo de invitados, aproximadamente 3 días antes. Comunica las alergias a quien cocine y prepara marinadas, salsas, fruta y ensaladas con antelación para no concentrarlo todo durante la fiesta.

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