Zo organiseer je een hartenjagentoernooi

Begin met de speellocatie en het toernooiformaat: bepaal hoeveel deelnemers en rondes passen bij het aantal speeltafels. Leg daarna de spelregels, inschrijving en planning vast, zodat deelnemers vooraf weten hoe het toernooi verloopt. Verzamel dieetwensen en bevestig de deelnemers voordat je prijzen en boodschappen regelt. Op de speeldag draait alles om een korte registratie, duidelijke scoreformulieren en materiaal dat per tafel al klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Speellocatie reserveren
2
Toernooiformaat bepalen
2 personen
3
Spelregels vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemers bevestigen
8
Prijzen bestellen
9
Wedstrijdschema maken
2 personen
10
Scoreformulieren maken
11
Regelbord maken
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Spelmateriaal controleren
2 personen
15
Prijzen klaarmaken
16
Deelnemerslijst printen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Kaarten en scores klaarleggen
3 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Hapjes klaarzetten
2 personen
26
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
27
Deelnemers registreren
2 personen
28
Toernooiregels uitleggen
29
Startindeling bekendmaken
30
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
31
Scores verzamelen
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
34
Hapjes aanvullen
2 personen
35
Tussenstand verwerken
2 personen
36
Pauze aankondigen
37
Derde speelronde begeleiden
3 personen
38
Finalisten bekendmaken
39
Finale begeleiden
3 personen
40
Eindstand controleren
2 personen
41
Prijzen uitreiken
2 personen
42
Laatste drankronde serveren
2 personen

Nazorg

43
Kaarten en scores verzamelen
3 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Decoratie verwijderen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Speeltafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Buffettafelaantal 2
Kapstok

Quizzen & Spellen

Standaard kaartspellenaantal 12
Reserve kaartspellenaantal 3
Scorebord
Whiteboardstiftenaantal 6
Keukenwekkersaantal 8
Kaartbakjesaantal 12
Scorebordjesaantal 12
Scoreformulierenaantal 100
Pennenaantal 50
Potlodenaantal 20
Prijzenaantal 3
Naamstickersaantal 50
Toernooiregelsaantal 12

Servies

Drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Scharenaantal 3
Snijplankenaantal 2

Decoratie

Hartenjagentoernooibanner
Rode tafelkledenaantal 8
Hartjesversieringaantal 3
Pijlen en bordjesaantal 10

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 3

Schoonmaak

Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Kies het toernooiformaat voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg vast hoeveel spelers per tafel deelnemen, hoeveel rondes er zijn en hoe lang een ronde duurt; daarmee kun je het wedstrijdschema en het aantal scoreformulieren bepalen.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Bevestig daarna de deelnemers en verzamel dieetwensen, zodat je niet op de speeldag nog tafels, hapjes of drank moet aanpassen.
Maak het wedstrijdschema, de spelregels en het regelbord uiterlijk 2 dagen vooraf. Print ook de deelnemerslijst en scoreformulieren; een schema op één whiteboard is sneller te raadplegen dan losse berichten.
Leg per speeltafel een standaard kaartspel, reservekaartspel, kaartbakjes, scorebordje, pennen en scoreformulier klaar. Controleer de spellen vooraf op ontbrekende of beschadigde kaarten en houd de reserves apart bij de registratietafel.
Plan minimaal 60 minuten voor aanvang voor het openen van de locatie en de opbouw. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt daarna registratie en buffet in en koel dranken voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een hartenjagentoernooi te organiseren?: Reken op ongeveer 2 tot 3 weken. Reserveer in de eerste week de locatie en bepaal het format; verstuur daarna de uitnodigingen en rond schema, boodschappen en prijzen uiterlijk 2 dagen voor het toernooi af.
Wanneer moet ik de deelnemers voor een hartenjagentoernooi bevestigen?: Bevestig de deelnemers ongeveer 7 dagen voor de speeldag. Dan kun je het wedstrijdschema definitief maken, het juiste aantal scoreformulieren printen en rekening houden met afmeldingen en dieetwensen.
Hoeveel kaartspellen heb ik nodig voor een hartenjagentoernooi?: Leg voor elke speeltafel één standaard kaartspel klaar en houd minimaal één reservekaartspel beschikbaar. Bij 8 speeltafels heb je dus 8 spellen voor de rondes en ten minste 1 reserve nodig.
Hoe vroeg moet ik op locatie zijn voor het toernooi?: Kom minimaal 60 minuten voor aanvang. Gebruik het eerste halfuur voor tafels en stoelen, registratie en spelmateriaal; houd de laatste 30 minuten voor drank koelen, koffie en thee en het klaarzetten van hapjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.