Checklist voor een hartenjagentoernooi organiseren
Een hartenjagentoernooi loopt soepel als je eerst het formaat en de regels vastlegt en daarna pas deelnemers en speeltafels indeelt. Regel de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen vroeg, zodat je het wedstrijdschema op tijd kunt maken. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, complete scoreformulieren en genoeg reservekaartspellen. Met deze checklist houd je ook de minder opvallende zaken bij, zoals dieetwensen, gekoelde dranken en prijzen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Speellocatie reserveren
Toernooiformaat bepalen
2 personen
Spelregels vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Prijzen bestellen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Scoreformulieren maken
Regelbord maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Prijzen klaarmaken
Deelnemerslijst printen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Kaarten en scores klaarleggen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Toernooiregels uitleggen
Startindeling bekendmaken
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
Scores verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Tussenstand verwerken
2 personen
Pauze aankondigen
Derde speelronde begeleiden
3 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
3 personen
Eindstand controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Nazorg
Kaarten en scores verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Speeltafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Registratietafel
- Buffettafelaantal 2
- Kapstok
Quizzen & Spellen
- Standaard kaartspellenaantal 12
- Reserve kaartspellenaantal 3
- Scorebord
- Whiteboardstiftenaantal 6
- Keukenwekkersaantal 8
- Kaartbakjesaantal 12
- Scorebordjesaantal 12
- Scoreformulierenaantal 100
- Pennenaantal 50
- Potlodenaantal 20
- Prijzenaantal 3
- Naamstickersaantal 50
- Toernooiregelsaantal 12
Servies
- Drinkglazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
- Scharenaantal 3
- Snijplankenaantal 2
Decoratie
- Hartenjagentoernooibanner
- Rode tafelkledenaantal 8
- Hartjesversieringaantal 3
- Pijlen en bordjesaantal 10
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 3
Schoonmaak
- Bezem
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het toernooiformaat en de regels uiterlijk twee weken vooraf vast. Vermeld ook hoeveel rondes je speelt en hoe je gelijke standen beslist, zodat je het schema zonder discussie kunt maken.
- Sluit de deelnemerslijst drie tot vijf dagen voor het toernooi. Print daarna de lijst, naamstickers en scoreformulieren; last-minute wijzigingen aan tafel kosten al snel 10 minuten registratie.
- Plan per speeltafel één standaard kaartspel en houd minimaal één reserve kaartspel achter de hand. Controleer bovendien kaartbakjes, scorebordjes, pennen en potloden vóór je de locatie opent.
- Begin de opbouw minstens 90 minuten voor de start. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt daarna de registratietafel in en leg kaarten, regels en scores per tafel klaar.
- Koel dranken minimaal twee uur vooraf en zet koffie, thee en hapjes pas vlak voor ontvangst klaar. Controleer de verzamelde dieetwensen nog één keer voordat je borden, bestek en serveerschalen neerzet.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een hartenjagentoernooi te organiseren?
- Reken op twee tot drie weken voorbereiding. Reserveer de speellocatie en bepaal het format eerst; verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de deelnemerslijst drie tot vijf dagen vooraf.
- Hoe lang duurt de opbouw van een hartenjagentoernooi?
- Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd. Tafels, stoelen, registratie, scoremateriaal en decoratie kosten meer tijd dan alleen het neerleggen van de kaarten.
- Hoeveel kaartspellen heb ik nodig voor een hartenjagentoernooi?
- Leg per speeltafel één standaard kaartspel klaar en regel minimaal één reserve kaartspel voor het hele toernooi. Controleer de spellen vóór de start op ontbrekende of beschadigde kaarten.
- Wanneer maak ik het wedstrijdschema en de scoreformulieren?
- Maak het wedstrijdschema zodra de deelnemerslijst drie tot vijf dagen voor het toernooi definitief is. Print de scoreformulieren daarna en leg ze per tafel klaar tijdens de opbouw.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!