Organiser un tournoi de chasse aux cœurs sans perdre le fil

Un tournoi de chasse aux cœurs se prépare d’abord sur le papier : format, règles, nombre de participants et déroulement des matchs. Réserve le lieu avant d’envoyer les invitations, puis fixe une date limite d’inscription pour établir un planning réaliste. Les feuilles de score, les cartes de rechange et les prix sont souvent oubliés jusqu’au dernier jour. Prévois aussi l’accueil, les boissons et les en-cas afin que le jeu puisse commencer à l’heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de jeu
2
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
3
Définir les règles du jeu
2 personnes
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les participants
8
Commander les prix
9
Établir le planning des matchs
2 personnes
10
Créer les feuilles de score
11
Créer le tableau d'organisation
12
Vérifier la liste des courses
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
15
Préparer les prix
16
Imprimer la liste des participants

Événement

17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Préparer les cartes et les scores
3 personnes
22
Installer la décoration
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Préparer les en-cas
2 personnes
26
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
27
Enregistrer les participants
2 personnes
28
Expliquer les règles du tournoi
29
Annoncer l’ordre de départ
30
Accompagner la première session de jeu
3 personnes
31
Collecter les scores
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Encadrer le deuxième tour
3 personnes
34
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
35
Saisir le classement intermédiaire
2 personnes
36
Annoncer la pause
37
Encadrer le troisième tour de jeu
3 personnes
38
Annoncer les finalistes
39
Encadrer la finale
3 personnes
40
Vérifier le score final
2 personnes
41
Remettre les prix
2 personnes
42
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

43
Rassembler les cartes et les scores
3 personnes
44
Rassembler les déchets
3 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
47
Retirer la décoration
2 personnes
48
Nettoyer le lieu
3 personnes
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de jeuqté 8
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Table de buffetqté 2
Porte-manteau

Quiz & Jeux

Jeux de cartes standardqté 12
Jeux de cartes de rechangeqté 3
Tableau des scores
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Minuteurs de cuisineqté 8
Bacs à cartesqté 12
Tableaux de scoreqté 12
Feuilles de scoreqté 100
Stylosqté 50
Crayonsqté 20
Prixqté 3
Étiquettes nominativesqté 50
Règles du tournoiqté 12

Vaisselle

Verres à boireqté 50
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Ciseauxqté 3
Planches à découperqté 2

Décoration

Bannière du tournoi Hartenjagen
Nappes rougesqté 8
Décoration en cœursqté 3
Flèches et panneauxqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 3

Nettoyage

Balai
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer le format du tournoi et les règles avant d’ouvrir les inscriptions. Précise le nombre de joueurs par table, la durée d’une manche et la manière de départager les égalités.
Envoie les invitations avec une date limite d’inscription située au moins 7 jours avant le tournoi. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et de construire le planning des matchs.
Prépare le planning, les feuilles de score et le tableau d’organisation dès que les inscriptions sont closes. Imprime au moins une feuille de score par table et garde des stylos et des cartes de rechange à portée de main.
Vérifie le matériel de jeu la veille, pas à l’ouverture du lieu. Compte les jeux de cartes, les minuteurs, les marqueurs et les tableaux de score, puis prépare les cartes et les scores par table.
Le jour même, ouvre le lieu assez tôt pour installer les tables de jeu, les chaises et la table d’inscription. Refroidis les boissons avant l’arrivée des joueurs et réserve 20 à 30 minutes pour le café, le thé et les en-cas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de chasse aux cœurs ?: Prévois environ 2 à 3 semaines pour réserver le lieu, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et commander les prix. Garde les 2 derniers jours pour les vérifications et l’impression des documents.
Quand faut-il arrêter les inscriptions au tournoi ?: Fixe la clôture des inscriptions au moins 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer les participants et d’établir un planning des matchs sans modifier les tables au dernier moment.
Combien de jeux de cartes faut-il prévoir ?: Prévois un jeu standard par table de jeu, plus au moins 1 jeu de rechange pour l’ensemble du tournoi. Vérifie également les cartes et le matériel la veille, car une carte manquante peut interrompre une manche.
Que préparer le matin du tournoi ?: Arrive au moins 60 minutes avant l’heure annoncée pour installer les tables, les chaises, l’inscription et les scores. Les boissons doivent être refroidies avant l’arrivée des joueurs, et les règles doivent être visibles dès l’accueil.

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