Zo organiseer je een hardloopwedstrijd
Begin niet met startnummers of medailles, maar met de wedstrijdafstand, route en locatie. Daarna regel je vergunningen, een verkeersplan, verzekering en de veiligheidsbezetting. Zodra de basis vaststaat, open je de inschrijving en plan je vrijwilligers, tijdregistratie, EHBO en verzorgingspunten. De laatste weken draaien vooral om controleren: deelnemerslijst, routepijlen, startvakken, materiaal en duidelijke instructies voor iedereen langs het parcours.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdafstand bepalen
2 personen
- 2
Route uitzetten
3 personen
- 3
Locatie reserveren
- 4
Vergunning aanvragen
- 5
Verkeersplan indienen
- 6
Verzekering controleren
- 7
Startnummerreeks vastleggen
- 8
Inschrijfformulier publiceren
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Sponsoren benaderen
2 personen
- 11
Vrijwilligers werven
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 15
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
- 16
EHBO-post reserveren
- 17
Tijdregistratie reserveren
- 18
Muziekvoorziening reserveren
- 19
Startnummers ontwerpen
- 20
Routekaarten ontwerpen
- 21
Startnummers printen
2 personen
- 22
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 23
Prijzen en medailles bestellen
- 24
Dranklevering bestellen
- 25
Boodschappen doen
3 personen
- 26
Startpakketten samenstellen
4 personen
- 27
Route vooraf controleren
3 personen
- 28
Weersverwachting controleren
- 29
Deelnemers laatste informatie sturen
2 personen
- 30
Materiaal verzamelen
4 personen
- 31
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
- 32
Inschrijftafels opstellen
3 personen
- 33
Startvakken markeren
3 personen
- 34
Drankposten opbouwen
4 personen
- 35
EHBO-post inrichten
2 personen
- 36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 37
Routepijlen plaatsen
4 personen
- 38
Verkeershekken plaatsen
6 personen
- 39
Kilometerborden plaatsen
3 personen
- 40
Startnummers klaarleggen
3 personen
- 41
Water en sportdrank koelen
3 personen
- 42
Finishmedailles klaarleggen
2 personen
- 43
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
Event
- 44
Inschrijvingen openen
4 personen
- 45
Startpakketten uitdelen
4 personen
- 46
Garderobe bemannen
2 personen
- 47
Deelnemers naar startvakken begeleiden
4 personen
- 48
Startsein geven
2 personen
- 49
Routepost bemannen
12 personen
- 50
Tijdregistratie bedienen
2 personen
- 51
Dranken uitdelen
5 personen
- 52
Dranken bijvullen
3 personen
- 53
Finishers verwelkomen
4 personen
- 54
Medailles uitdelen
3 personen
- 55
Herstelvoeding uitdelen
4 personen
- 56
EHBO verlenen
3 personen
- 57
Uitslagen controleren
2 personen
- 58
Winnaars huldigen
3 personen
- 59
Catering serveren
5 personen
- 60
Koffie en thee schenken
2 personen
- 61
Afvalbakken legen
2 personen
- 62
Finishgebied bewaken
2 personen
- 63
Deelnemersinformatie beantwoorden
2 personen
- 64
Garderobespullen uitgeven
2 personen
Nazorg
- 65
Finishboog afbreken
4 personen
- 66
Startmateriaal afbreken
4 personen
- 67
Routeborden verwijderen
4 personen
- 68
Verkeershekken verwijderen
6 personen
- 69
Drankposten opruimen
4 personen
- 70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Afval verzamelen
4 personen
- 73
Terrein schoonmaken
4 personen
- 74
Materiaal inventariseren
2 personen
- 75
Materiaal droog opbergen
3 personen
- 76
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 77
Uitslagen publiceren
- 78
Deelnemers bedanken
2 personen
- 79
Facturen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 12
Apparatuur
- Start- en finishboog
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 8
- Stopwatchesaantal 4
- Megafoonaantal 2
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 250
- Startnummerbandjesaantal 250
- Finishmedaillesaantal 250
- Wedstrijdlintaantal 2
- Routepijlenaantal 80
- Kilometerbordenaantal 10
- Startvakbordenaantal 4
- Drinkbekersaantal 1200
- Drinktafelsaantal 8
- Koelboxenaantal 8
- Waterkannenaantal 12
- Krattenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 80
- Verkeershekkenaantal 40
- Afzetlintaantal 10
- Reflecterende hesjesaantal 25
- Parcoursstokkenaantal 20
- Klembordenaantal 15
- Pennenaantal 40
- Routekaartenaantal 300
- Garderobenummersaantal 250
- Prijsbekersaantal 6
- Podiumblokkenaantal 3
Servies
- Herbruikbare glazenaantal 300
- Herbruikbare bordenaantal 300
- Herbruikbaar bestekaantal 300
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Koelkastenaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Afvalgrijpersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
- Oplaadbare lampenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de afstand en route uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer daarna kruisingen, smalle passages en plekken waar verkeersregelaars nodig zijn voordat je het inschrijfformulier publiceert.
- Vraag vergunning en verkeersplan vroeg aan; reken op minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding. Controleer ook of je verzekering de wedstrijd, vrijwilligers en het gebruik van de openbare route dekt.
- Plan per verkeerspost en verzorgingspunt een concrete vrijwilliger plus een reserve. Geef alle verkeersregelaars vooraf een routekaart, instructies en een manier om elkaar telefonisch te bereiken.
- Reserveer tijdregistratie en EHBO niet pas nadat de inschrijvingen binnen zijn. Leg 2 weken voor de start de deelnemerslijst, startnummerreeks, medailles en prijzen naast elkaar en controleer de aantallen.
- Maak een opbouwschema met tijden voor de start- en finishboog, geluidsinstallatie, drinktafels, routepijlen en afzettingen. Laat de route op de wedstrijddag vroeg uitzetten, zodat je vóór de eerste deelnemers nog een volledige controle kunt doen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een hardloopwedstrijd organiseren?
- Begin ongeveer 3 maanden van tevoren met afstand, route, locatie, vergunning en verzekering. Houd de laatste 2 weken vrij voor de deelnemerslijst, materiaalcontrole en instructies aan vrijwilligers.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?
- Dat hangt vooral af van het aantal kruisingen en verzorgingspunten. Tel per verkeerspost minimaal 1 vrijwilliger, voeg bezetting toe voor inschrijving, start en finish, EHBO-ondersteuning en reservecapaciteit; maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
- Wanneer moet je een vergunning voor een hardloopwedstrijd aanvragen?
- Dien de aanvraag bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de wedstrijddatum in, samen met het verkeersplan en de route. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt, want een onvolledige aanvraag kan extra weken kosten.
- Hoeveel water heb je nodig bij een hardloopwedstrijd?
- Plan minimaal 1 drinkpunt bij een korte wedstrijd en extra punten bij langere afstanden of warm weer. Reken als startpunt op 0,5 liter water per deelnemer, plus reserve, en bestel drinkbekers en water uiterlijk 1 week vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!