Zo organiseer je een hardloopwedstrijd

Een hardloopwedstrijd organiseren begint niet met startnummers of medailles, maar met een haalbaar wedstrijdconcept en een route die je veilig kunt afsluiten. Werk daarna de start- en finishlocatie, vergunningen, verkeersmaatregelen en EHBO uit. Open pas de inschrijving wanneer capaciteit, tijdwaarneming en vrijwilligers geregeld zijn. In de laatste weken draait alles om controleren: deelnemerslijst, routebordjes, materiaal, portofoons en het draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Hardlooproute uitwerken
2 personen
3
Start- en finishlocatie kiezen
2 personen
4
Vergunningen aanvragen
5
Verkeersplan opstellen
2 personen
6
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
7
EHBO-bezetting vastleggen
8
Tijdwaarneming regelen
2 personen
9
Startnummers ontwerpen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Promotie publiceren
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Reserveringen maken
18
Startnummers bestellen
19
Medaillebestelling controleren
20
Routebordjes voorbereiden
3 personen
21
Draaiboek afdrukken
22
Deelnemerslijst afdrukken
23
Startnummers sorteren
3 personen
24
Medaillezakjes vullen
3 personen
25
Route inspecteren
2 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Tasjes met informatie vullen
4 personen
30
Startpakketten klaarzetten
3 personen
31
Terrein controleren
3 personen
32
Partytenten opbouwen
6 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
34
Startboog opbouwen
4 personen
35
Finishboog opbouwen
4 personen
36
Start- en finishlijn markeren
3 personen
37
Routebordjes plaatsen
6 personen
38
Verkeershekken plaatsen
6 personen
39
Kilometerpunten plaatsen
3 personen
40
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
41
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
42
EHBO-punt inrichten
2 personen
43
Tijdwaarneming testen
2 personen
44
Geluidsinstallatie testen
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

46
Deelnemers ontvangen
6 personen
47
Startnummers uitdelen
5 personen
48
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
49
Bagage in ontvangst nemen
3 personen
50
Warming-up begeleiden
2 personen
51
Startvak vullen
4 personen
52
Wedstrijd starten
5 personen
53
Routepost bemannen
12 personen
54
Verkeer begeleiden
10 personen
55
Tussentijdse waterpost bemannen
4 personen
56
Finish registreren
4 personen
57
Medaille uitreiken
4 personen
58
Dranken serveren
4 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Fruit uitdelen
3 personen
61
Hapjes serveren
3 personen
62
Bagage teruggeven
3 personen
63
Eindstanden controleren
2 personen
64
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
65
Publiek informeren
2 personen
66
Deelnemers aanspreken op veiligheid
3 personen
67
Afvalpunten legen
2 personen
68
Finishzone afsluiten
3 personen
69
Route vrijgeven
4 personen

Nazorg

70
Wedstrijdmateriaal verzamelen
6 personen
71
Verkeershekken verwijderen
6 personen
72
Routebordjes ophalen
5 personen
73
Partytenten afbreken
6 personen
74
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Afval verzamelen
4 personen
77
Terrein schoonmaken
5 personen
78
Materiaal inventariseren
2 personen
79
Huurmaterialen retourneren
2 personen
80
Ongevonden spullen registreren
81
Uitslagen publiceren
2 personen
82
Deelnemers bedanken
2 personen
83
Foto’s selecteren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Startboog
Finishboog
Routebordjesaantal 35
Kilometerbordjesaantal 6
Startnummersaantal 600
Startnummerbandenaantal 600
Wedstrijdmedaillesaantal 600
Stroomlijnlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 60
Verkeershekkenaantal 30
Borstelsaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Meetwiel
Pionnenaantal 40
Koelboxenaantal 8
Waterkannenaantal 20
Bidonkrattenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 8
Portofoonsaantal 12
Wifirouter
Printer
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Batterijenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 700
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Koffiekopjesaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Podiumlintaantal 2
Informatiebannersaantal 6
Pijlbannersaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Sponzenaantal 12
Handvegersaantal 6
Handdesinfectiehoudersaantal 8
Toiletpapierhoudersaantal 4

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Isolatiedekensaantal 20
Koelelementenaantal 20
Brancard
Wegwerphandschoenenaantal 100
Zaklampenaantal 6

Registratie

Klembordenaantal 12
Pennensetsaantal 30
A4-papieraantal 5
Naamstickersaantal 200
Enveloppenaantal 600
Plakbandrollenaantal 12
Schaarsetsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vroeg vast en loop of fiets die minimaal één keer na. Controleer vooral kruisingen, smalle passages en plekken waar routebordjes, verkeerskegels of verkeershekken nodig zijn.
Vraag vergunningen en stem het verkeersplan zo vroeg mogelijk af. Plan voor elke verkeerspost een verantwoordelijke verkeersregelaar en leg ook een reserveplanning vast.
Open de inschrijving pas wanneer je weet hoeveel deelnemers je kunt verwerken. Verzamel dieetwensen en andere bijzonderheden direct, zodat je niet in de laatste week achter ontbrekende gegevens aan hoeft.
Maak één draaiboek met tijden, telefoonnummers en postbezetting. Geef vrijwilligers hun indeling vooraf en gebruik portofoons voor de start, finish, routeposten en EHBO.
Plan een aparte materiaalcontrole in de laatste week. Sorteer startnummers, controleer de medailles, laad laptops, tablets en mobiele telefoons op en test printer, wifirouter en tijdwaarneming vóór de wedstrijddag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met het concept, de route en de vergunningen. Open de inschrijving pas wanneer verkeersplan, EHBO, tijdwaarneming en de belangrijkste vrijwilligers zijn geregeld.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?: Tel minimaal één vrijwilliger per verkeers- of routepost, plus aparte mensen voor inschrijving, start, finish, materiaal en EHBO-ondersteuning. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf en houd enkele reserves beschikbaar.
Wanneer moet je startnummers en medailles bestellen?: Bestel startnummers zodra het verwachte deelnemersaantal duidelijk is en controleer de levering uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd. Vul medaillezakjes niet op de ochtend zelf, maar plan dit enkele dagen eerder.
Hoe bereid je de wedstrijddag van een hardloopwedstrijd voor?: Druk het draaiboek en de deelnemerslijst uiterlijk de dag ervoor af en sorteer de startnummers vooraf. Reserveer op de wedstrijddag extra tijd voor de route-inspectie, het plaatsen van kilometerbordjes en het testen van tijdwaarneming en portofoons.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.