Einen Laufwettbewerb Schritt für Schritt organisieren

Beginne bei einem Laufwettbewerb nicht mit der Werbung, sondern mit Strecke, Start und Ziel. Erst wenn der Ablauf feststeht, lassen sich Genehmigungen, Verkehrsregelung, Helfer und Zeitnahme verlässlich planen. Öffne danach die Anmeldung und bestelle Startnummern, Medaillen und Streckenmaterial mit ausreichend Vorlauf. In den letzten Tagen geht es vor allem um Sortieren, Drucken, Packen und eine vollständige Streckenprüfung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfkzept festlegen
2 Personen
2
Laufstrecke ausarbeiten
2 Personen
3
Start- und Zielort auswählen
2 Personen
4
Genehmigungen beantragen
5
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
6
Verkehrsregelungskräfte einplanen
2 Personen
7
Ersthelfer-Besetzung festlegen
8
Zeitnahme organisieren
2 Personen
9
Startnummern entwerfen
2 Personen
10
Anmeldeformular öffnen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Werbung veröffentlichen
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Reservierungen vornehmen
18
Startnummern bestellen
19
Medaillenbestellung prüfen
20
Wegweiser vorbereiten
3 Personen
21
Drehbuch ausdrucken
22
Teilnehmerliste ausdrucken
23
Startnummern sortieren
3 Personen
24
Medaillenbeutel füllen
3 Personen
25
Route inspizieren
2 Personen
26
Wettervorhersage prüfen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Taschen mit Informationen füllen
4 Personen
30
Startpakete bereitstellen
3 Personen
31
Gelände kontrollieren
3 Personen
32
Partyzelte aufbauen
6 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
34
Startbogen aufbauen
4 Personen
35
Zielbogen aufbauen
4 Personen
36
Start- und Ziellinie markieren
3 Personen
37
Wegweiser aufstellen
6 Personen
38
Verkehrsabsperrungen aufstellen
6 Personen
39
Kilometermarkierungen anbringen
3 Personen
40
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
41
Ausgabestelle einrichten
3 Personen
42
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
43
Zeitnahme testen
2 Personen
44
Beschallungsanlage testen
2 Personen
45
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

46
Teilnehmende empfangen
6 Personen
47
Startnummern ausgeben
5 Personen
48
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
49
Gepäck entgegennehmen
3 Personen
50
Aufwärmen betreuen
2 Personen
51
Startbereich füllen
4 Personen
52
Spiel starten
5 Personen
53
Routeposten besetzen
12 Personen
54
Verkehr lenken
10 Personen
55
Zwischenverpflegungsstation besetzen
4 Personen
56
Zieleinlauf registrieren
4 Personen
57
Medaille überreichen
4 Personen
58
Getränke servieren
4 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Obst verteilen
3 Personen
61
Snacks servieren
3 Personen
62
Gepäck zurückgeben
3 Personen
63
Endstände prüfen
2 Personen
64
Preisverleihung durchführen
4 Personen
65
Publikum informieren
2 Personen
66
Teilnehmende auf Sicherheit ansprechen
3 Personen
67
Abfallstationen leeren
2 Personen
68
Zielbereich schließen
3 Personen
69
Route freigeben
4 Personen

Nachbereitung

70
Spielmaterial zusammenstellen
6 Personen
71
Verkehrsbarrieren entfernen
6 Personen
72
Wegweiser einsammeln
5 Personen
73
Partyzelte abbauen
6 Personen
74
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
75
Geschirr abwaschen
3 Personen
76
Abfall sammeln
4 Personen
77
Gelände reinigen
5 Personen
78
Material inventarisieren
2 Personen
79
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
80
Fundsachen registrieren
81
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
82
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
83
Fotos auswählen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6
BarhockerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

Startbogen
Zielbogen
WegweiserAnz. 35
KilometertafelnAnz. 6
StartnummernAnz. 600
StartnummernbänderAnz. 600
WettkampfmedaillenAnz. 600
LaufbandAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 60
VerkehrsbarrierenAnz. 30
BürstenAnz. 4
StoppuhrenAnz. 6
Messrad
KegelAnz. 40
KühlboxenAnz. 8
WasserkannenAnz. 20
TrinkkastenkistenAnz. 10

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12
WLAN-Router
Drucker
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
BatterienAnz. 40

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 700
TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300
KaffeetassenAnz. 150

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BühnenbandAnz. 2
InformationsbannerAnz. 6
PfeilbannerAnz. 12

Reinigung

BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
HandfegerAnz. 6
HanddesinfektionsspenderAnz. 8
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
IsolierdeckenAnz. 20
KühlelementeAnz. 20
Trage
EinweghandschuheAnz. 100
TaschenlampenAnz. 6

Registrierung

KlemmbretterAnz. 12
StiftesetsAnz. 30
A4-PapierAnz. 5
NamensaufkleberAnz. 200
UmschlägeAnz. 600
KlebebandrollenAnz. 12
Scheren-SetsAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Distanz, Startzeit, Zielschluss und Teilnehmerzahl fest. Plane danach die Laufstrecke mit Start- und Zielort aus und prüfe sie vor dem Wettkampftag einmal vollständig mit dem Messrad.
Beantrage Genehmigungen und kläre die Verkehrsregelung frühzeitig. Für Absperrungen, Verkehrskegel und eingesetzte Kräfte brauchst du einen konkreten Verkehrsplan, nicht nur eine grobe Streckenskizze.
Plane Helfer für Anmeldung, Strecke, Verpflegung, Zielbereich und Erste Hilfe getrennt ein. Teile Namen, Einsatzorte und Aufgaben spätestens eine Woche vorher zu und gib den Teams Funkgeräte oder Mobiltelefone.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Startgebühr, Teilnehmerlimit, benötigte Daten und Ernährungswünsche feststehen. Bestelle Startnummern und Medaillen nach der ersten belastbaren Teilnehmerzahl, aber nicht später als drei bis vier Wochen vor dem Lauf.
Bereite die Ausgabe am Vortag vor: Teilnehmerliste und Ablaufplan ausdrucken, Startnummern sortieren und Medaillenbeutel füllen. Kontrolliere außerdem Startbogen, Zielbogen, Wegweiser, Kilometer-Schilder, Wasserbehälter, Kühlboxen und Zeitmessung gemeinsam anhand einer Packliste.

Häufige Fragen

Wie viele Helfer braucht man für einen Laufwettbewerb?: Plane zusätzlich zur Organisation mindestens eine Person für die Anmeldung, eine für die Zeitnahme, ein bis zwei für den Zielbereich und je nach Strecke mehrere Streckenposten ein. An jeder unübersichtlichen Kreuzung sollte mindestens eine eingeteilte Person stehen.
Wie früh muss man einen Laufwettbewerb anmelden und genehmigen lassen?: Starte die Genehmigungs- und Verkehrsplanung mindestens acht bis zwölf Wochen vor dem Termin. Öffentliche Straßen, Sperrungen und Sanitätsdienste benötigen oft mehr Vorlauf als die eigentliche Anmeldung.
Wann sollte man Startnummern und Medaillen bestellen?: Bestelle Startnummern und Medaillen idealerweise drei bis vier Wochen vor dem Lauf. Berücksichtige dabei das Teilnehmerlimit, Nachmeldungen und einige Ersatzstücke, damit kurzfristige Änderungen nicht den Zielbereich belasten.
Was muss am Tag vor dem Lauf vorbereitet werden?: Sortiere die Startnummern, drucke Teilnehmerliste und Ablaufplan aus und packe die Medaillenbeutel. Prüfe außerdem die Route, stelle Wegweiser und Kilometer-Schilder bereit und lade Zeitmessung, Funkgeräte, Drucker und Wasser- beziehungsweise Kühlmaterial vollständig ein.

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