Organiser une course à pied, étape par étape

Une course à pied se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et le parcours, puis les autorisations, la sécurité et les inscriptions. Prévoyez suffisamment de temps pour coordonner les secours, les agents de circulation, le chronométrage et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les dossards, la signalétique et le parcours sur place. Ce plan vous aide à avancer sans découvrir trop tard un manque de barrières, de médailles ou de personnel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Élaborer le parcours de course
2 personnes
3
Choisir le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
4
Demander les autorisations
5
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
6
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
7
Assurer la présence des secours
8
Gérer le chronométrage
2 personnes
9
Concevoir les dossards
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier la promotion
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Faire les réservations
18
Commander les dossards
19
Vérifier la commande de médailles
20
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
21
Imprimer le déroulé
22
Imprimer la liste des participants
23
Trier les dossards
3 personnes
24
Remplir les pochettes de médailles
3 personnes
25
Inspecter le parcours
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Faire les courses
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Remplir les sacs d’information
4 personnes
30
Préparer les kits de départ
3 personnes
31
Contrôler le site
3 personnes
32
Monter les tentes de réception
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
5 personnes
34
Monter l’arche de départ
4 personnes
35
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
36
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
37
Installer les panneaux d'itinéraire
6 personnes
38
Installer des barrières de circulation
6 personnes
39
Installer les bornes kilométriques
3 personnes
40
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
41
Aménager le point de distribution
3 personnes
42
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
43
Tester le chronométrage
2 personnes
44
Tester le système de sonorisation
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

46
Accueillir les participants
6 personnes
47
Distribuer les dossards
5 personnes
48
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
49
Réceptionner les bagages
3 personnes
50
Animer l'échauffement
2 personnes
51
Remplir la zone de départ
4 personnes
52
Lancer la compétition
5 personnes
53
Tenir le poste de route
12 personnes
54
Gérer la circulation
10 personnes
55
Assurer le poste d’eau intermédiaire
4 personnes
56
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
57
Remettre la médaille
4 personnes
58
Servir les boissons
4 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Distribuer les fruits
3 personnes
61
Servir des amuse-bouches
3 personnes
62
Rendre les bagages
3 personnes
63
Vérifier les scores finaux
2 personnes
64
Organiser la remise des prix
4 personnes
65
Informer le public
2 personnes
66
Rappeler les consignes de sécurité aux participants
3 personnes
67
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
68
Fermer la zone d’arrivée
3 personnes
69
Libérer le parcours
4 personnes

Suivi

70
Rassembler le matériel de compétition
6 personnes
71
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
72
Récupérer les panneaux d’itinéraire
5 personnes
73
Démonter les tentes de fête
6 personnes
74
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
75
Faire la vaisselle
3 personnes
76
Rassembler les déchets
4 personnes
77
Nettoyer le site
5 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Retourner les matériels de location
2 personnes
80
Enregistrer les objets perdus
81
Publier les résultats
2 personnes
82
Remercier les participants
2 personnes
83
Sélectionner les photos
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Arche de départ
Arche d'arrivée
Panneaux d’orientationqté 35
Panneaux de kilométrageqté 6
Numéros de départqté 600
Bracelets de dossardqté 600
Médailles de compétitionqté 600
Ruban de guidageqté 12
Cônes de signalisationqté 60
Barrières de circulationqté 30
Brossesqté 4
Chronomètresqté 6
Roue de mesure
Cônesqté 40
Glacièresqté 8
Carafes d’eauqté 20
Caisses de bidonsqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Routeur Wi-Fi
Imprimante
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Pilesqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 700
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Tasses à caféqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pince de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Ruban de scèneqté 2
Bannières d’informationqté 6
Bannières fléchéesqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Épongesqté 12
Balais à mainqté 6
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8
Porte-papier toiletteqté 4

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 20
Pains de glaceqté 20
Brancard
Gants jetablesqté 100
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Presse-papiersqté 12
Sets de stylosqté 30
Papier A4qté 5
Étiquettes nominativesqté 200
Enveloppesqté 600
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Jeux de ciseauxqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par mesurer et inspecter le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Notez les kilomètres, les croisements à sécuriser et les emplacements des panneaux d’orientation.
Lancez les demandes d’autorisation dès que le parcours et les lieux de départ et d’arrivée sont fixés. Prévoyez plusieurs semaines de marge, car le plan de circulation et la présence d’agents peuvent dépendre de ces validations.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones, plutôt que de constituer une seule liste. Il faut notamment couvrir le départ, l’arrivée, les points de passage, l’accueil et le rangement du matériel.
Préparez les dossards et les pochettes de médailles au moins 2 jours avant la course. Triez les numéros dans l’ordre des participants et imprimez une liste de secours pour l’accueil.
Testez le chronométrage, les talkies-walkies, les téléphones et l’imprimante avant l’ouverture du site. Le jour J, gardez des batteries chargées et un moyen de communication de remplacement pour chaque poste clé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course à pied ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour une petite course, et davantage si des autorisations de voirie ou un plan de circulation sont nécessaires. Les inscriptions ne devraient ouvrir qu’une fois le parcours, la sécurité et les modalités d’accueil suffisamment confirmés.
Quand demander les autorisations pour une course à pied ?: Déposez les demandes dès que le parcours est stabilisé, idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les modifications de parcours ou de circulation peuvent demander plusieurs échanges, alors évitez d’attendre le dernier mois.
Combien de bénévoles faut-il pour une course à pied ?: Pour une petite course, comptez au moins 1 bénévole par point de circulation ou de ravitaillement, plus 2 à 4 personnes pour l’accueil et l’arrivée. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % afin de remplacer les absents le jour J.
Quand préparer les dossards et les médailles ?: Préparez-les 1 à 2 jours avant l’épreuve, après avoir figé la liste des participants. Gardez quelques dossards vierges et vérifiez le nombre de médailles avant de remplir les pochettes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.