Zo organiseer je een hardloopwedstrijd

Begin met het wedstrijdformaat, de afstand(en) en het verwachte aantal deelnemers. Reserveer daarna de locatie en regel op tijd de vergunning, verkeersmaatregelen en tijdregistratie. Zodra het parcours vaststaat, kun je vrijwilligers, waterposten, startnummers en de finishzone logisch indelen. De meeste problemen ontstaan doordat routebeveiliging, stroomvoorziening of postbezetting pas in de laatste week worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformaat vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie reserveren
3
Wedstrijdvergunning aanvragen
4
Parcours uitzetten
3 personen
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
6
Start- en finishzone bepalen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Postbezetting bevestigen
15
Startnummers bestellen
16
Medaillebestelling plaatsen
17
Tijdregistratie reserveren
18
Verkeershekken reserveren
19
Partytenten reserveren
20
EHBO-bezetting bevestigen
21
Routekaart opstellen
2 personen
22
Deelnemersbrief versturen
23
Weersverwachting controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Startnummers alfabetisch sorteren
2 personen
26
Vrijwilligerspakket samenstellen
2 personen
27
Tijdregistratie testen
2 personen
28
Parcours opnieuw inspecteren
3 personen
29
Waterposten voorbereiden
3 personen
30
Routepijlen klaarleggen
2 personen

Event

31
Startnummerbalie inrichten
4 personen
32
Finishzone inrichten
4 personen
33
Startboog plaatsen
3 personen
34
Tijdregistratie installeren
2 personen
35
Verkeershekken plaatsen
6 personen
36
Routepijlen plaatsen
6 personen
37
Kilometerborden plaatsen
3 personen
38
Waterposten opbouwen
4 personen
39
EHBO-post inrichten
2 personen
40
Omroepinstallatie testen
2 personen
41
Inschrijving openen
4 personen
42
Startnummers uitdelen
4 personen
43
Late deelnemers registreren
2 personen
44
Bagage innemen
2 personen
45
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
46
Startinstructies geven
2 personen
47
Wedstrijd starten
3 personen
48
Parcours beveiligen
8 personen
49
Renners op de route begeleiden
8 personen
50
Water uitdelen
6 personen
51
Sportdrank uitdelen
4 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Finishers registreren
3 personen
54
Medailles uitdelen
3 personen
55
Fruit uitdelen
3 personen
56
Bagage teruggeven
2 personen
57
Eerste hulp verlenen
2 personen
58
Uitslagen controleren
2 personen
59
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
60
Prijsuitreiking houden
3 personen
61
Deelnemers informeren over uitslagen

Nazorg

62
Finishzone afbreken
4 personen
63
Waterposten afbreken
4 personen
64
Routepijlen verwijderen
6 personen
65
Kilometerborden verwijderen
3 personen
66
Verkeershekken verzamelen
6 personen
67
Afval langs parcours verzamelen
6 personen
68
Startlocatie schoonmaken
4 personen
69
Kleedruimtes schoonmaken
3 personen
70
Toiletten controleren
2 personen
71
Materiaal sorteren
3 personen
72
Tijdregistratie veiligstellen
2 personen
73
Huurmaterialen controleren
2 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Restmaterialen opruimen
2 personen
76
Gevonden voorwerpen verwerken
77
Uitslagen online publiceren
78
Deelnemersbedankje versturen
79
Vergunningafsluiting melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Tafels voor waterpostenaantal 5
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Startboog
Startnummerriemenaantal 250
Kilometerbordenaantal 10
Routepijlenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 40
Lint voor afzettingaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 10
Reddingsdekensaantal 20
Finishmedaillesaantal 250
Bekers voor waterpostenaantal 1000
Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 600
Borstels voor schoenenaantal 2

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 8
Portofoonsaantal 10
Megafoonaantal 2
Omroepinstallatie
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 8
Koelboxenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
AED
Hesjes voor verkeerspostenaantal 20
Hesjes voor organisatieaantal 15
Verkeershekkenaantal 30
Zaklampenaantal 8

Papierwaren

Routekaartenaantal 300
Deelnemerslijstenaantal 10
Uitslagenformulierenaantal 20
Pennenaantal 40
Stiftenaantal 20
Plakbandaantal 12
Touwaantal 4
Clipboardsaantal 12

Catering

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezem en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handschoenenaantal 20
Afvalgrijpersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8

Tips

Leg het parcours eerst fysiek vast en loop het daarna volledig na. Plaats kilometerborden, routepijlen, verkeerskegels en afzetlint op een routekaart, zodat iedere vrijwilliger weet waar zijn post staat.
Vraag de wedstrijdvergunning en verkeersmaatregelen ruim vóór de wedstrijddag aan. Controleer daarna opnieuw welke straten, kruisingen en oversteekpunten daadwerkelijk met verkeershekken of vrijwilligers moeten worden beveiligd.
Plan per waterpost minimaal één tafel, bekers en een vaste bezetting. Zet de bevoorrading vóór de eerste loper klaar en spreek af wie na afloop de bekers en andere materialen van het parcours haalt.
Reserveer tijdregistratie en test het systeem vooraf met laptop, tablets, mobiele telefoons en eventuele portofoons. Maak daarnaast een handmatige back-up met stopwatches voor het geval apparatuur of verbinding uitvalt.
Maak de deelnemersadministratie uiterlijk enkele dagen vooraf definitief. Sorteer startnummers alfabetisch, controleer persoonsgegevens en verstuur de deelnemersbrief met starttijd, route, ophalen van het nummer en praktische informatie over parkeren en bereikbaarheid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 12 tot 16 weken vooraf met locatie, vergunning en verkeersmaatregelen. Plan vrijwilligers, materiaal en deelnemerscommunicatie uiterlijk 4 weken voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?: Reken naast start en finish op minimaal één vrijwilliger per kruising of onoverzichtelijke routepost. Voeg per waterpost meestal 2 tot 4 mensen toe en reserveer 2 tot 3 personen als invaller.
Wanneer moet je startnummers en medailles bestellen?: Bestel startnummers zodra de inschrijving bijna gesloten is, meestal 3 tot 4 weken voor de wedstrijd. Plaats de bestelling voor medailles minstens 6 weken vooraf als ze gepersonaliseerd of speciaal geproduceerd worden.
Hoe bereid je de wedstrijddag van een hardloopwedstrijd voor?: Maak een tijdschema per uur voor opbouw, briefing, start, waterposten, finish en afbouw. Test vóór de eerste deelnemers het tijdregistratiesysteem, de omroepinstallatie en alle portofoons en controleer de weersverwachting de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.