Einen Laufwettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Laufwettbewerb entscheidet nicht nur die Strecke über einen reibungslosen Ablauf. Lege zuerst Format, Ort und Genehmigungen fest, bevor du Anmeldungen öffnest oder Material bestellst. Danach folgen Routenplanung, Helfereinteilung, Zeitmessung und die Vorbereitung von Start- und Zielbereich. Plane außerdem feste Termine für Teilnehmerinformationen, Verkehrsmaßnahmen und die Wetterkontrolle ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät erledigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
2
Wettkampfort reservieren
3
Wettkampfgenehmigung beantragen
4
Parcours aufbauen
3 Personen
5
Verkehrsmaßnahmen beantragen
6
Start- und Zielzone festlegen
2 Personen
7
Anmeldeformular veröffentlichen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Postenbesetzung bestätigen
15
Startnummern bestellen
16
Medaillenbestellung aufgeben
17
Zeitmessung reservieren
18
Verkehrsbarrieren reservieren
19
Partyzelte reservieren
20
Erste-Hilfe-Besetzung bestätigen
21
Routenplan erstellen
2 Personen
22
Teilnehmerbrief versenden
23
Wettervorhersage prüfen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Startnummern alphabetisch sortieren
2 Personen
26
Freiwilligenpaket zusammenstellen
2 Personen
27
Zeiterfassung testen
2 Personen
28
Parcours erneut inspizieren
3 Personen
29
Wasserstellen vorbereiten
3 Personen
30
Routenpfeile bereitlegen
2 Personen

Event

31
Startnummern-Ausgabestelle einrichten
4 Personen
32
Zielbereich einrichten
4 Personen
33
Startbogen aufstellen
3 Personen
34
Zeiterfassung installieren
2 Personen
35
Verkehrsabsperrungen aufstellen
6 Personen
36
Wegweiser aufstellen
6 Personen
37
Kilometerschilder aufstellen
3 Personen
38
Wasserstationen aufbauen
4 Personen
39
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
40
Beschallungsanlage testen
2 Personen
41
Anmeldung öffnen
4 Personen
42
Startnummern ausgeben
4 Personen
43
Spätankömmlinge registrieren
2 Personen
44
Gepäck annehmen
2 Personen
45
Teilnehmer zum Start begleiten
4 Personen
46
Startanweisungen geben
2 Personen
47
Spiel starten
3 Personen
48
Parcours absichern
8 Personen
49
Läufer auf der Strecke begleiten
8 Personen
50
Wasser verteilen
6 Personen
51
Sportgetränk verteilen
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
3 Personen
53
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
54
Medaillen verteilen
3 Personen
55
Obst verteilen
3 Personen
56
Gepäck zurückgeben
2 Personen
57
Erste Hilfe leisten
2 Personen
58
Ergebnisse prüfen
2 Personen
59
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
60
Preisverleihung abhalten
3 Personen
61
Teilnehmer über die Ergebnisse informieren

Nachbereitung

62
Zielzone abbauen
4 Personen
63
Wasserstationen abbauen
4 Personen
64
Wegweiser entfernen
6 Personen
65
Kilometerschilder entfernen
3 Personen
66
Verkehrsbarrieren sammeln
6 Personen
67
Abfall entlang der Strecke einsammeln
6 Personen
68
Startort reinigen
4 Personen
69
Umkleiden reinigen
3 Personen
70
Toiletten kontrollieren
2 Personen
71
Material sortieren
3 Personen
72
Zeiterfassung sichern
2 Personen
73
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Restmaterialien aufräumen
2 Personen
76
Gefundene Gegenstände bearbeiten
77
Ergebnisse online veröffentlichen
78
Dankeschön an Teilnehmer versenden
79
Genehmigungsabschluss melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
Tische für WasserstationenAnz. 5
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

Startbogen
StartnummernbänderAnz. 250
KilometerschilderAnz. 10
WegweiserAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 10
StoppuhrenAnz. 6
PfeifenAnz. 10
RettungsdeckenAnz. 20
Finisher-MedaillenAnz. 250
Becher für WasserstationenAnz. 1000
StartnummernAnz. 250
SicherheitsnadelnAnz. 600
SchuhbürstenAnz. 2

Ausstattung

Zeitmesssystem
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
MobiltelefoneAnz. 8
FunkgeräteAnz. 10
MegafonAnz. 2
Beschallungsanlage
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 8
KühlboxenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
AED
Warnwesten für VerkehrspostenAnz. 20
Westen für das OrganisationsteamAnz. 15
VerkehrsbarrierenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 8

Papierwaren

RoutenpläneAnz. 300
TeilnehmerlistenAnz. 10
ErgebnisformulareAnz. 20
StifteAnz. 40
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 12
SeilAnz. 4
KlemmbretterAnz. 12

Catering

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
SchälchenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandschuheAnz. 20
AbfallgreiferAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8

Tipps

Beginne mit Format und Strecke, bevor du den Anmeldelink veröffentlichst. Für eine belastbare Planung brauchst du mindestens Start, Ziel, Streckenlänge, Teilnehmerlimit und einen Ausweichplan bei Änderungen.
Kümmere dich früh um Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen. Rechne dafür mehrere Wochen Vorlauf ein und kläre, wo Verkehrskegel, Absperrband und Wegweiser eingesetzt werden müssen.
Bestätige Helfer und Postenbesetzung spätestens 14 Tage vor dem Lauf. Teile nicht nur Start und Ziel ein, sondern auch Wasserstationen, Streckenposten, Erste Hilfe und die Ausgabe der Startnummern.
Reserviere Zeitmesssystem und Funkgeräte mit dem Veranstaltungsort zusammen. Prüfe mindestens eine Woche vorher Stromversorgung, Verlängerungskabel, Laptop, Tablets und Powerbanks; ein einzelner leerer Akku kann die Auswertung verzögern.
Sortiere Startnummern alphabetisch und verschicke den Teilnehmerbrief spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Darin sollten Anreise, Startzeit, Abholung der Nummer, Streckenregeln und Hinweise zu Ernährungswünschen stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Laufwettbewerb anmelden?: Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke, Veranstaltungsort und das Teilnehmerlimit feststehen. Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf beantragen.
Wie viele Helfer braucht ein Laufwettbewerb?: Plane mindestens eine Person für jede Wasserstation und jeden wichtigen Streckenposten ein, zusätzlich Helfer für Start, Ziel, Anmeldung und Erste Hilfe. Bestätige die vollständige Einteilung spätestens 14 Tage vor dem Veranstaltungstag.
Wann sollte man Startnummern und Medaillen bestellen?: Bestelle Startnummern und Finisher-Medaillen, sobald das Teilnehmerlimit festgelegt und die Anmeldung angelaufen ist. Als sichere Frist gelten mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf, damit Nachbestellungen noch möglich sind.
Was muss man eine Woche vor dem Lauf prüfen?: Kontrolliere 7 Tage vorher Wettervorhersage, Streckenbeschilderung, Zeitmessung, Funkgeräte, Stromversorgung und die Helferliste. Verschicke zu diesem Zeitpunkt auch den Teilnehmerbrief und gleiche Ernährungswünsche sowie Teilnehmerdaten ab.

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