Zo organiseer je een hardloopwedstrijd
Begin met het wedstrijdconcept, de afstand(en) en een voorlopig parcours. Controleer daarna vroeg de veiligheid en regel vergunningen, verkeersmaatregelen en de start- en finishlocatie. Reserveer tijdregistratie en EHBO voordat je inschrijvingen opent. In de laatste weken draait de organisatie vooral om deelnemersinformatie, vrijwilligersinstructies, startnummers en een duidelijke opbouw- en communicatieplanning. Zo voorkom je dat een ontbrekende verkeersregelaar, onduidelijk parcoursbord of lege accu op de wedstrijddag problemen veroorzaakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
- 2
Parcours voorlopig uitzetten
3 personen
- 3
Parcoursveiligheid controleren
2 personen
- 4
Vergunningen aanvragen
- 5
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 6
Start- en finishlocatie reserveren
- 7
Tijdregistratie reserveren
- 8
EHBO-ondersteuning reserveren
- 9
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 10
Inschrijfformulier publiceren
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Vrijwilligers werven
2 personen
- 13
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Startnummers bestellen
- 17
Parcourskaart publiceren
- 18
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
- 19
EHBO-plan verspreiden
- 20
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 21
Startnummers sorteren
3 personen
- 22
Medaillelinten controleren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Koelboxen vullen
2 personen
- 25
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Event
- 26
Startnummers klaarleggen
4 personen
- 27
Parcours markeren
8 personen
- 28
Verkeershekken plaatsen
6 personen
- 29
Startboog opbouwen
4 personen
- 30
Finishboog opbouwen
4 personen
- 31
Inschrijfbalies opstellen
4 personen
- 32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 34
Tijdregistratie installeren
2 personen
- 35
Waterposten inrichten
6 personen
- 36
EHBO-post inrichten
2 personen
- 37
Kleedruimtes aangeven
2 personen
- 38
Koffie en thee klaarmaken
3 personen
- 39
Deelnemers registreren
6 personen
- 40
Startnummers uitdelen
4 personen
- 41
Bagage-inname openen
3 personen
- 42
Deelnemers naar startvak begeleiden
4 personen
- 43
Wedstrijdbriefing geven
2 personen
- 44
Startschot verzorgen
2 personen
- 45
Parcoursposten bemannen
12 personen
- 46
Tijdregistratie bedienen
2 personen
- 47
Finishers verwelkomen
4 personen
- 48
Medaille-uitreiking verzorgen
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
4 personen
- 50
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
- 51
Bagage uitgifte verzorgen
3 personen
- 52
Uitslagen controleren
2 personen
- 53
Winnaars huldigen
4 personen
- 54
Parcours vrijgeven
3 personen
Nazorg
- 55
Wedstrijdlocatie afbouwen
8 personen
- 56
Verkeershekken verwijderen
6 personen
- 57
Afval verzamelen
6 personen
- 58
Locatie schoonmaken
5 personen
- 59
Servies afwassen
3 personen
- 60
Uitleenmateriaal controleren
3 personen
- 61
Huurmateriaal retourneren
2 personen
- 62
Tijdregistratiegegevens veiligstellen
- 63
Uitslagen publiceren
- 64
Deelnemers bedanken
2 personen
- 65
Gevonden voorwerpen registreren
- 66
Parcoursmaterialen opbergen
4 personen
- 67
Declaraties verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 40
- Startboog
- Finishboog
- Kledingrekkenaantal 4
- Opbergbakkenaantal 12
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 300
- Startnummerbandenaantal 300
- Finishmedaillesaantal 300
- Parcoursbordenaantal 24
- Pijlbordenaantal 40
- Afzetlintaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 80
- Dranghekkenaantal 40
- Podiumblokkenaantal 3
- Nummerlinten voor bagageaantal 300
- Reservevetersaantal 20
Apparatuur
- Tijdregistratiesysteem
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Portofoonsaantal 16
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Waterdispensersaantal 6
- Megafonenaantal 3
Verlichting
- Ledwerklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handdesinfectiehoudersaantal 8
Catering
- Waterjerrycansaantal 10
- Koffiekanaantal 2
- Theepottenaantal 2
- Koelwagenbakkenaantal 4
- Boodschappen
Tips
- Werk vanaf het parcours naar buiten: controleer kruisingen, smalle doorgangen en gevaarlijke punten voordat je vergunningen en verkeersmaatregelen aanvraagt. Leg ook vast waar parcoursborden, pijlborden, afzetlint, verkeerskegels en dranghekken komen.
- Reserveer tijdregistratie en EHBO zodra de wedstrijddatum en het verwachte deelnemersaantal bekend zijn. Test het tijdregistratiesysteem uiterlijk een week vooraf en zorg voor een laptop, tablets, portofoons, powerbanks en verlengkabels.
- Open de inschrijving pas nadat start- en finishlocatie, reglement en parcours voorlopig rond zijn. Vraag dieetwensen en andere praktische informatie meteen uit en stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week voor de wedstrijd.
- Plan vrijwilligers per taak en locatie, niet alleen per tijdstip. Geef verkeersregelaars en andere parcoursmedewerkers vooraf een korte instructie met hun post, route, portofooncontact en handelwijze bij een incident.
- Maak een aparte wedstrijddagindeling voor opbouw, registratie, start, finish en afbouw. Sorteer startnummers vooraf, controleer medaillelinten, vul koelboxen en leg reserveveters, bagagelint en opbergbakken klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een hardloopwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf. Vergunningen, verkeersmaatregelen, EHBO, tijdregistratie en de start- en finishlocatie kunnen meerdere weken voorbereiding vragen.
- Wanneer moet je een vergunning voor een hardloopwedstrijd aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra het voorlopige parcours en de datum vaststaan, meestal 3 tot 6 maanden voor de wedstrijd. Controleer tegelijk of verkeersmaatregelen of aanvullende toestemming nodig zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?
- Dat hangt af van het parcours en het deelnemersaantal, maar plan minimaal één vrijwilliger per bemande kruising of controlepost plus mensen voor registratie, start, finish, bagage en EHBO-ondersteuning. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig die een week later nogmaals.
- Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een hardloopwedstrijd?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin starttijd, locatie, parkeren, parcourskaart, startnummerinstructies, bagage, verzorgingspunten en contactgegevens voor vragen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!