Einen Laufwettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Laufwettbewerb entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du musst zuerst Konzept, Start und Ziel sowie die Streckensicherheit klären, bevor Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen beantragt werden können. Danach folgen Zeitmessung, Erste Hilfe, Anmeldung und Helferplanung. Die letzten Tage gehören der Ausgabe der Startnummern, der Beschilderung, der Technik und der Verpflegung – genau dort entstehen häufig vermeidbare Lücken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfkzept festlegen
2 Personen
2
Parcours vorläufig abstecken
3 Personen
3
Streckensicherheit prüfen
2 Personen
4
Genehmigungen beantragen
5
Verkehrsmaßnahmen beantragen
6
Start- und Zielort reservieren
7
Zeitmessung reservieren
8
Erste-Hilfe-Unterstützung reservieren
9
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
10
Anmeldeformular veröffentlichen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Startnummern bestellen
17
Streckenkarte veröffentlichen
18
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
19
Erste-Hilfe-Plan verteilen
20
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
21
Startnummern sortieren
3 Personen
22
Medaillenbänder prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Kühlboxen füllen
2 Personen
25
Spielmaterial zusammenstellen
3 Personen

Event

26
Startnummern bereitlegen
4 Personen
27
Parcours markieren
8 Personen
28
Verkehrsabsperrungen aufstellen
6 Personen
29
Startbogen aufbauen
4 Personen
30
Zielbogen aufbauen
4 Personen
31
Anmeldeschalter aufstellen
4 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Musikanlage anschließen
2 Personen
34
Zeiterfassung installieren
2 Personen
35
Wasserstationen einrichten
6 Personen
36
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
37
Umkleideräume kennzeichnen
2 Personen
38
Kaffee und Tee zubereiten
3 Personen
39
Teilnehmer registrieren
6 Personen
40
Startnummern ausgeben
4 Personen
41
Gepäckannahme öffnen
3 Personen
42
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
4 Personen
43
Wettkampf-Briefing geben
2 Personen
44
Startschuss geben
2 Personen
45
Streckenposten besetzen
12 Personen
46
Zeitmessung bedienen
2 Personen
47
Finisher begrüßen
4 Personen
48
Medaillenverleihung durchführen
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
4 Personen
50
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
51
Gepäckausgabe organisieren
3 Personen
52
Ergebnisse prüfen
2 Personen
53
Sieger ehren
4 Personen
54
Strecke freigeben
3 Personen

Nachbereitung

55
Wettkampfstätte abbauen
8 Personen
56
Verkehrsbarrieren entfernen
6 Personen
57
Abfall sammeln
6 Personen
58
Location reinigen
5 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Leihmaterial prüfen
3 Personen
61
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
62
Zeitmessungsdaten sichern
63
Ergebnisse veröffentlichen
64
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
65
Fundgegenstände registrieren
66
Parcoursmaterialien verstauen
4 Personen
67
Abrechnungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
StühleAnz. 40
Startbogen
Zielbogen
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

StartnummernAnz. 300
StartnummernbänderAnz. 300
Finisher-MedaillenAnz. 300
Parcours-SchilderAnz. 24
WegweiserAnz. 40
AbsperrbandAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 80
AbsperrgitterAnz. 40
BühnenblöckeAnz. 3
Nummernbänder für GepäckAnz. 300
ErsatzschnürsenkelAnz. 20

Ausstattung

Zeitmesssystem
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 4
FunkgeräteAnz. 16
Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
WasserspenderAnz. 6
MegafoneAnz. 3

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
HanddesinfektionsspenderAnz. 8

Catering

WasserkanisterAnz. 10
KaffeekanneAnz. 2
TeekannenAnz. 2
KühlwagenbehälterAnz. 4
Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Start- und Zielort früh fest und prüfe die Sicherheit vor der Veröffentlichung. Für Sperrungen und Verkehrsmaßnahmen brauchst du Vorlauf; beantrage sie, sobald der vorläufige Streckenverlauf steht.
Reserviere Zeitmessung und Erste-Hilfe-Unterstützung nicht erst nach Ende der Anmeldung. Teile den Helfern außerdem spätestens vor dem Wettkampftag einen konkreten Einsatzplan mit.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und verschicke die Teilnehmerinformationen rechtzeitig. So bleiben Fragen zu Startnummern, Strecke und Ablauf nicht bis zum Morgen des Laufs offen.
Sortiere die Startnummern vor der Ausgabe nach einem festen System und prüfe Medaillenbänder sowie Gepäcknummern. Ersatzschnürsenkel und zusätzliche Aufbewahrungsboxen werden leicht vergessen, sind vor Ort aber schnell nötig.
Teste Zeitmesssystem, Laptop, Tablets, Funkgeräte und Beschallungsanlage vor dem Start. Lade Powerbanks, prüfe Verlängerungskabel und fülle die Kühlboxen am Vorabend, statt diese Aufgaben zwischen Aufbau und Start zu erledigen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Laufwettbewerb anmelden?: Beginne mit Konzept, Strecke und Start-Ziel-Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen sollten beantragt werden, sobald der vorläufige Streckenverlauf feststeht, da die Bearbeitung mehrere Wochen dauern kann.
Wie viele Helfer braucht ein Laufwettbewerb?: Plane zusätzlich zur Wettkampfleitung mindestens eine Person für je 1 bis 2 Streckenabschnitte sowie eigene Helfer für Startnummern, Ziel, Verpflegung und Gepäck ein. Weise alle Helfer spätestens 7 Tage vorher ein und verteile den Erste-Hilfe-Plan.
Wann soll man die Startnummern vorbereiten?: Sortiere die Startnummern spätestens 1 bis 2 Tage vor dem Lauf nach Teilnehmern oder Ausgabeblöcken. Lege Startnummernbänder und Teilnehmerinformationen direkt dazu, damit die Ausgabe am Veranstaltungstag nicht ins Stocken gerät.
Wie viel Wasser braucht man für einen Laufwettbewerb?: Rechne für die Ausgabe nach dem Lauf mindestens 0,5 Liter pro Teilnehmer und zusätzliche Reserve ein. Stelle Wasserspender und gefüllte Kühlboxen spätestens vor dem Aufbau bereit; bei warmem Wetter solltest du die Menge deutlich erhöhen.

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