Zo organiseer je een halve marathon

Een halve marathon organiseren begint niet bij de inschrijving, maar bij een haalbare route en een duidelijke veiligheidsaanpak. Leg eerst datum, start- en finishlocatie vast en stem de route tijdig af met de gemeente. Daarna regel je vergunningen, medische ondersteuning, tijdregistratie, toiletten en verkeersregelaars. In de laatste weken draait alles om deelnemersinformatie, startgroepen, vrijwilligersbriefing en een controle van de route en voorraad.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Route met gemeente afstemmen
2 personen
4
Verkeersplan uitwerken
2 personen
5
Medische ondersteuning reserveren
6
Tijdregistratiesysteem reserveren
7
Start- en finishlocatie reserveren
8
Toiletten reserveren
9
Verkeersregelaars reserveren
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Inschrijfformulier openen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startnummers bestellen
16
Medailleontwerp bestellen
17
Routebordjes ontwerpen
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Briefingdocument maken
20
Startgroepen indelen
2 personen
21
Deelnemersinformatie versturen
22
Weersverwachting controleren
23
Route opnieuw controleren
2 personen
24
Voorraad compleet maken
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Startnummers sorteren
4 personen
27
Waterpostkratten vullen
4 personen
28
Routebordjes klaarzetten
3 personen

Event

29
Startterrein afzetten
6 personen
30
Finishboog opbouwen
4 personen
31
Tafels en tenten opstellen
6 personen
32
Geluid en stroom aansluiten
3 personen
33
Route uitzetten
8 personen
34
Verkeersposten bemannen
12 personen
35
Waterposten inrichten
8 personen
36
EHBO-punt inrichten
3 personen
37
Inschrijving opbouwen
4 personen
38
Startnummers klaarleggen
4 personen
39
Deelnemers registreren
6 personen
40
Startvakken begeleiden
6 personen
41
Startbriefing geven
2 personen
42
Halve marathon starten
3 personen
43
Doorgang bij kruisingen bewaken
12 personen
44
Water bijvullen
6 personen
45
Sportdrank bijvullen
4 personen
46
Bekers en fruit uitdelen
8 personen
47
Tijdregistratie bewaken
3 personen
48
Finishers ontvangen
6 personen
49
Medaille en fruit uitdelen
6 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Finishgebied schoonhouden
3 personen
53
Verloren spullen verzamelen
2 personen
54
Laatste loper begeleiden
2 personen
55
Route vrijgeven
4 personen

Nazorg

56
Borden langs de route ophalen
6 personen
57
Verkeersmaterialen verwijderen
6 personen
58
Finishterrein afbouwen
6 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
60
Afval verzamelen
5 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Terrein schoonmaken
5 personen
63
Materialen controleren
3 personen
64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
65
Tijdregistratiegegevens exporteren
66
Uitslagen publiceren
67
Gevonden voorwerpen terugbrengen
68
Deelnemersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 6
Dranghekkenaantal 60
Afzethekkenaantal 40

Sportmateriaal

Startnummersaantal 600
Startnummerbandjesaantal 600
Finishmedaillesaantal 600
Routebordjesaantal 80
Kilometerbordenaantal 22
Pijlbordenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 80
Polsbandjesaantal 650
Klembordenaantal 12
Stiftenaantal 30
Pennenaantal 40
Startboog
Finishboog
Podiumblokkenaantal 3
Finishlint
Routekaartenaantal 50
Startlijstenaantal 20
Vrijwilligershesjesaantal 40
Verkeersregelaarsvestenaantal 20
Regencapesaantal 50
Isolatiedekensaantal 50

Apparatuur

Tijdregistratiemattenaantal 2
Tijdregistratiezendersaantal 600
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Portofoonsaantal 16
Mobiele telefoonsaantal 6
Megafoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 8
Waterjerrycansaantal 12
Jerrycanpompenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 1000
Koffiebekersaantal 300
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Schenkkanenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 6
Messenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Koelcontainersaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Handgelhoudersaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, route, start- en finishlocatie en vergunningen. Gemeentelijke afstemming en verkeersplannen kosten vaak meer tijd dan het bestellen van materialen.
Plan de route niet alleen op afstand, maar ook op kruisingen, smalle passages en bevoorradingspunten. Controleer alle routebordjes, kilometerborden, pijlborden en afzettingen opnieuw in de week voor de wedstrijd.
Reserveer tijdregistratie, medische ondersteuning, toiletten en verkeersregelaars zodra de datum vaststaat. Zonder deze onderdelen kun je deelnemers wel inschrijven, maar de wedstrijd niet veilig uitvoeren.
Maak een vrijwilligersindeling met vaste posten en één briefingdocument. Geef vrijwilligers uiterlijk een week vooraf hun locatie, begintijd, taak en contactmogelijkheid; gebruik portofoons alleen voor posten die snel moeten kunnen schakelen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld daarin startgroep, aanmeldtijd, route, bereikbaarheid, toiletten, dieetwensen en wat deelnemers bij start en finish kunnen verwachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een halve marathon organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Regel in de eerste maand de datum, route, locaties en vergunningen; reserveer daarna medische ondersteuning, tijdregistratie, toiletten en verkeersregelaars.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een halve marathon?: Dat hangt af van het aantal kruisingen en verzorgingspunten, maar maak voor elke post minimaal één vaste bezetting en plan daarnaast een kleine reserve. Leg de indeling uiterlijk 2 weken vooraf vast en geef iedereen een briefing.
Wanneer moet je de vergunning voor een halve marathon aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en route voorlopig vaststaan, idealiter 4 tot 6 maanden voor de start. Gemeente, politie en verkeersregelaars moeten het verkeersplan nog kunnen beoordelen en aanpassen.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een halve marathon?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd en een korte weer- en route-update 24 tot 48 uur vooraf. Controleer de route en startgroepen nog één keer voordat de laatste mail vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.