Organiser un semi-marathon sans rien oublier

Un semi-marathon se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours, les autorisations et la sécurité, puis les inscriptions et la logistique du jour J. Le chronométrage, les toilettes, les bénévoles et la circulation doivent être réservés bien avant l’ouverture des inscriptions. Ce guide vous aide à structurer les 68 tâches du projet, à repérer les oublis fréquents et à préparer un départ et une arrivée fluides pour les coureurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Réserver un soutien médical
6
Réserver le système de pointage
7
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
8
Réserver les toilettes
9
Réserver des agents de circulation
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir le formulaire d’inscription
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Commander les dossards
16
Commander le design des médailles
17
Concevoir les panneaux de direction
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Créer le document de briefing
20
Répartir les groupes de départ
2 personnes
21
Envoyer les informations aux participants
22
Vérifier les prévisions météo
23
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
24
Compléter le stock
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Trier les dossards
4 personnes
27
Remplir les caisses de la poste d’eau
4 personnes
28
Installer les panneaux d’itinéraire
3 personnes

Événement

29
Balisage de la zone de départ
6 personnes
30
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
31
Installer les tables et les tentes
6 personnes
32
Raccorder le son et l’alimentation
3 personnes
33
Tracer l’itinéraire
8 personnes
34
Tenir les postes de circulation
12 personnes
35
Installer des points d’eau
8 personnes
36
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
37
Monter l'inscription
4 personnes
38
Préparer les dossards
4 personnes
39
Enregistrer les participants
6 personnes
40
Encadrer les zones de départ
6 personnes
41
Faire le briefing de départ
2 personnes
42
Lancer le semi-marathon
3 personnes
43
Surveiller le passage aux intersections
12 personnes
44
Refaire le plein d’eau
6 personnes
45
Réapprovisionner la boisson énergétique
4 personnes
46
Distribuer les gobelets et les fruits
8 personnes
47
Surveiller le pointage du temps
3 personnes
48
Accueillir les finisseurs
6 personnes
49
Distribuer les médailles et les fruits
6 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Garder la zone d'arrivée propre
3 personnes
53
Rassembler les objets perdus
2 personnes
54
Encadrer le dernier coureur
2 personnes
55
Libérer le parcours
4 personnes

Suivi

56
Récupérer les panneaux le long du parcours
6 personnes
57
Retirer les matériaux de signalisation
6 personnes
58
Démonter l’espace d’arrivée
6 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
60
Rassembler les déchets
5 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le site
5 personnes
63
Vérifier le matériel
3 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Exporter les données de chronométrage
66
Publier les résultats
67
Rapporter les objets trouvés
68
Envoyer l’e-mail aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 30
Tables pliantesqté 6
Barrières de fouleqté 60
Barrières de sécuritéqté 40

Matériel de sport

Numéros de départqté 600
Bracelets de dossardqté 600
Médailles de finisherqté 600
Panneaux d’orientationqté 80
Bornes kilométriquesqté 22
Panneaux indicateursqté 40
Cônes de signalisationqté 80
Braceletsqté 650
Presse-papiersqté 12
Marqueursqté 30
Stylosqté 40
Arche de départ
Arche d'arrivée
Blocs de podiumqté 3
Ruban d'arrivée
Cartes d'itinéraireqté 50
Listes de départqté 20
Gilets de bénévolesqté 40
Gilets de régulation du traficqté 20
Capes de pluieqté 50
Couvertures isolantesqté 50

Équipement

Tapis de chronométrageqté 2
Transpondeurs de chronométrageqté 600
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Talkies-walkiesqté 16
Téléphones portablesqté 6
Mégaphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Bidons d'eauqté 12
Pompes pour jerrycansqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 1000
Gobelets à caféqté 300
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Carafesqté 12

Cuisine

Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 6
Couteauxqté 8
Louchesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Supports de gel hydroalcooliqueqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et le parcours au moins 6 mois avant la course. Faites valider l’itinéraire par la commune avant de réserver les signaleurs, les barrières et le dispositif de circulation.
Réservez le chronométrage, le soutien médical, les toilettes ainsi que les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Ces prestataires sont souvent difficiles à trouver dans les 8 à 12 semaines précédant l’épreuve.
Prévoyez un responsable pour chaque zone : départ, parcours, ravitaillements, arrivée et résultats. Pour une course de plusieurs centaines de participants, constituez les équipes de bénévoles au minimum 6 semaines à l’avance et confirmez leur affectation par écrit.
Envoyez aux participants un briefing complet 7 à 10 jours avant la course : horaires des groupes de départ, accès, retrait des dossards, consignes de circulation et besoins alimentaires signalés à l’inscription.
La veille, vérifiez à nouveau le parcours, la météo, les panneaux et les stocks. Testez les tapis et transpondeurs de chronométrage, chargez les talkies-walkies et prévoyez des batteries externes pour les téléphones et tablettes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un semi-marathon ?: Prévoyez au moins 6 mois pour une première édition, et plutôt 9 à 12 mois si le parcours traverse plusieurs communes. Les autorisations, le plan de circulation et les réservations médicales doivent être lancés en premier.
Quand ouvrir les inscriptions pour un semi-marathon ?: Ouvrez généralement les inscriptions 3 à 4 mois avant la course, une fois le parcours, le lieu de départ et le système de chronométrage confirmés. Fixez une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant l’épreuve pour préparer les dossards et les groupes de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour un semi-marathon ?: Le nombre dépend du parcours et des exigences de circulation, mais prévoyez au minimum une personne par point de signalisation ou de croisement, plus des équipes pour le départ, l’arrivée, les ravitaillements et l’accueil. Finalisez les affectations 4 à 6 semaines avant le jour J.
Que faut-il vérifier la veille d’un semi-marathon ?: Revérifiez le parcours, la météo, les panneaux, les barrières, les toilettes et les stocks de ravitaillement. Testez aussi le chronométrage et rechargez les moyens de communication au plus tard le soir précédent.

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