Zo organiseer je een halve marathon
Een halve marathon organiseren begint niet met startnummers of medailles, maar met een haalbaar parcours en een datum waarop vergunningen en ondersteuning geregeld kunnen worden. Leg daarna start en finish, tijdregistratie, EHBO, verkeersregelaars en toiletten vast. Open pas de inschrijving wanneer route, veiligheidsplan en capaciteit kloppen. In de laatste weken draait alles om controle: vrijwilligers indelen, buurtbewoners informeren, routebordjes plaatsen en de startlijst sluiten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en parcours vastleggen
3 personen
- 2
Vergunning aanvragen
- 3
Verkeersplan indienen
- 4
Verzekering controleren
- 5
Start- en finishlocatie reserveren
- 6
Tijdregistratie reserveren
- 7
EHBO-team vastleggen
- 8
Verkeersregelaars vastleggen
- 9
Toiletvoorzieningen reserveren
- 10
Website met parcours publiceren
2 personen
- 11
Inschrijfformulier openen
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Sponsoren benaderen
2 personen
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Vrijwilligers werven
2 personen
- 17
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
- 18
Startnummers ontwerpen
- 19
Startnummers laten drukken
- 20
Routebordjes ontwerpen
- 21
Routebordjes laten maken
- 22
Boodschappenlijst bestellen
- 23
Parcours definitief controleren
3 personen
- 24
Buurtbewoners informeren
2 personen
- 25
Startlijst publiceren
- 26
Deelnemersinformatie mailen
- 27
Weersverwachting controleren
- 28
Materialen controleren
3 personen
- 29
Startpakketten samenstellen
6 personen
- 30
Boodschappen ophalen
2 personen
- 31
Dranken koelen
3 personen
- 32
Routepijlen sorteren
2 personen
- 33
Start- en finishzone afzetten
4 personen
- 34
Tenten opbouwen
6 personen
- 35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 36
Inschrijfbalies opbouwen
3 personen
- 37
Tijdregistratie installeren
2 personen
- 38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 39
EHBO-post inrichten
2 personen
- 40
Toiletten plaatsen
3 personen
- 41
Waterpunten inrichten
4 personen
- 42
Routebordjes plaatsen
8 personen
- 43
Verkeersborden plaatsen
4 personen
- 44
Startpakketten klaarleggen
4 personen
- 45
Finishboog opbouwen
4 personen
- 46
Medaille-uitgifte inrichten
2 personen
- 47
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
- 48
Koffie en thee bereiden
2 personen
Event
- 49
Startnummers uitdelen
6 personen
- 50
Deelnemers registreren
4 personen
- 51
Bagage innemen
4 personen
- 52
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
- 53
Startbriefing geven
2 personen
- 54
Startschot geven
- 55
Verkeersposten bemannen
18 personen
- 56
Eerste waterpunt bemannen
6 personen
- 57
Tweede waterpunt bemannen
6 personen
- 58
Derde waterpunt bemannen
6 personen
- 59
Water en sportdrank bijvullen
4 personen
- 60
Tijdregistratie monitoren
2 personen
- 61
EHBO-post bemannen
3 personen
- 62
Fietsbegeleiding uitvoeren
4 personen
- 63
Laatste loper begeleiden
2 personen
- 64
Medewerkers bevoorraden
2 personen
- 65
Finishers verwelkomen
4 personen
- 66
Medaille uitdelen
4 personen
- 67
Water en fruit serveren
5 personen
- 68
Koffie en thee serveren
3 personen
- 69
Dranken bijvullen
3 personen
- 70
Bagage teruggeven
4 personen
- 71
Uitslagen controleren
2 personen
- 72
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
- 73
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Nazorg
- 74
Routebordjes verwijderen
8 personen
- 75
Verkeersborden verwijderen
4 personen
- 76
Finishboog afbreken
4 personen
- 77
Tenten afbreken
6 personen
- 78
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 79
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 80
Afval verzamelen
6 personen
- 81
Locatie schoonmaken
6 personen
- 82
Waterpunten schoonmaken
4 personen
- 83
Servies afwassen
3 personen
- 84
Overgebleven catering koelen
2 personen
- 85
Geleende materialen sorteren
3 personen
- 86
Materialen retourneren
2 personen
- 87
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 88
Uitslagen publiceren
- 89
Deelnemersbedankmail versturen
- 90
Gevonden voorwerpen registreren
- 91
Borg en sleutels afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 18
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 8
- Baliebuffettenaantal 6
- Bagagerekkenaantal 10
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 600
- Veiligheidsspeldenaantal 1200
- Finishmedaillesaantal 600
- Routepijlenaantal 120
- Kilometerbordenaantal 22
- Start- en finishlintenaantal 8
- Kegelsaantal 80
- Afzethekkenaantal 50
- Dranghekkenaantal 80
- Startboog
- Finishboog
- Bagagelabelsaantal 600
- Borstlampjesaantal 30
Apparatuur
- Tijdregistratiesysteem
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Portofoonsaantal 20
- Mobiele opladersaantal 12
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Stroomhaspelsaantal 4
- Megafonenaantal 4
Verlichting
- Ledwerklampenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
EHBO
- EHBO-koffersaantal 3
- AED
- Brancardsaantal 2
- Dekensaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 700
- Bordenaantal 500
- Besteksetsaantal 500
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Serveerschalenaantal 20
Keuken
- Koelboxenaantal 12
- Waterkannenaantal 20
- Snijplankenaantal 6
- Broodmessenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 12
- Tangenaantal 10
- Koffiezetapparatenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Bezemsetsaantal 6
- Vloertrekkersaantal 3
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakkarrenaantal 2
Decoratie
- Podiumlintaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Sponsorbannersaantal 12
- Informatiebordenaantal 10
- Pijlenbordenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, parcours, start- en finishlocatie en de vergunning. Een verkeersplan en verzekering kosten vaak meer afstemming dan de sportieve organisatie.
- Maak het parcours definitief voordat je de website en inschrijving opent. Controleer alle kruisingen opnieuw en plan per kilometer een duidelijk kilometerbord, routepijl en aanspreekpunt.
- Plan vrijwilligers in twee diensten: één voor opbouw en start, één voor onderweg en de finish. Leg per post een telefoonnummer of portofoon vast; alleen een algemene vrijwilligerslijst is op de wedstrijddag te weinig.
- Reserveer tijdregistratie, EHBO, verkeersregelaars en toiletten voordat je het maximumaantal deelnemers bepaalt. Controleer 2 weken vooraf of alle leveranciers de juiste datum, tijden en locaties hebben.
- Loop het volledige parcours 1 week voor de race na en maak een alternatief voor uitval van stroom, apparatuur of een verkeerspost. Test tijdregistratiesysteem, microfoons, portofoons en opladers uiterlijk de dag ervoor.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een halve marathon organiseren?
- Begin minstens 6 maanden vooraf met datum, parcours, vergunning, verkeersplan en locaties. Open de inschrijving pas wanneer de route en veiligheidsorganisatie zijn bevestigd.
- Wanneer moet je een vergunning voor een halve marathon aanvragen?
- Vraag de vergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 4 tot 6 maanden voor de wedstrijddatum. Houd rekening met extra tijd voor het verkeersplan en overleg met hulpdiensten en gemeente.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een halve marathon?
- Reken voor elke kruising, verzorgingspost, start- en finishzone en bagagepunt op een aparte bezetting. Maak uiterlijk 4 weken vooraf een indeling en houd per functie minstens één reserve achter de hand.
- Wanneer sluit je de inschrijving voor een halve marathon?
- Sluit de inschrijving uiterlijk 1 tot 2 weken voor de race, zodat je startnummers, startlijst, medailles en bevoorrading kunt bestellen. Communiceer de sluitingsdatum direct op het inschrijfformulier.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!