So organisierst du einen Halbmarathon

Ein Halbmarathon beginnt nicht mit der Anmeldung, sondern mit einer genehmigungsfähigen Strecke und einem realistischen Zeitplan. Lege zuerst Datum, Start und Ziel fest und kläre Verkehr, Sanitätsdienst, Versicherung und Zeitmessung. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung, Beschilderung und die Bestellung der Ausstattung. Plane die letzten vier Wochen für Streckenprüfung, Anwohnerinformation und die Veröffentlichung der Startliste ein. So erkennst du Engpässe früh und vermeidest hektische Nachbestellungen kurz vor dem Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Strecke festlegen
3 Personen
2
Genehmigung beantragen
3
Verkehrsplan einreichen
4
Versicherung prüfen
5
Start- und Zielort reservieren
6
Zeitmessung reservieren
7
Erste-Hilfe-Team festlegen
8
Verkehrsregler einteilen
9
Toiletteneinrichtungen reservieren
10
Website mit Strecke veröffentlichen
2 Personen
11
Anmeldeformular öffnen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Sponsoren ansprechen
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
17
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
18
Startnummern entwerfen
19
Startnummern drucken lassen
20
Wegweiser gestalten
21
Wegweiser anfertigen lassen
22
Einkaufsliste bestellen
23
Parcours endgültig prüfen
3 Personen
24
Anwohner informieren
2 Personen
25
Startliste veröffentlichen
26
Teilnehmerinformationen per E-Mail versenden
27
Wettervorhersage prüfen
28
Materialien prüfen
3 Personen
29
Starterpakete zusammenstellen
6 Personen
30
Einkäufe abholen
2 Personen
31
Getränke kühlen
3 Personen
32
Richtungspfeile sortieren
2 Personen
33
Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
34
Zelte aufbauen
6 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Anmeldetresen aufbauen
3 Personen
37
Zeiterfassung installieren
2 Personen
38
Musikanlage anschließen
2 Personen
39
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
40
Toiletten aufstellen
3 Personen
41
Wasserstellen einrichten
4 Personen
42
Wegweiser aufstellen
8 Personen
43
Verkehrsschilder aufstellen
4 Personen
44
Startpakete bereitlegen
4 Personen
45
Zielbogen aufbauen
4 Personen
46
Ausgabe der Medaillen einrichten
2 Personen
47
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
48
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen

Event

49
Startnummern ausgeben
6 Personen
50
Teilnehmer registrieren
4 Personen
51
Gepäck annehmen
4 Personen
52
Teilnehmer zum Start begleiten
4 Personen
53
Startbriefing geben
2 Personen
54
Startschuss geben
55
Verkehrsposten besetzen
18 Personen
56
Erste Wasserstelle besetzen
6 Personen
57
Zweiten Wasserpunkt besetzen
6 Personen
58
Dritten Wasserpunkt besetzen
6 Personen
59
Wasser und Sportgetränke nachfüllen
4 Personen
60
Zeiterfassung überwachen
2 Personen
61
Erste-Hilfe-Posten besetzen
3 Personen
62
Fahrradbegleitung durchführen
4 Personen
63
Letzten Läufer begleiten
2 Personen
64
Mitarbeiter mit Vorräten versorgen
2 Personen
65
Finisher begrüßen
4 Personen
66
Medaillen verteilen
4 Personen
67
Wasser und Obst servieren
5 Personen
68
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
69
Getränke nachfüllen
3 Personen
70
Gepäck zurückgeben
4 Personen
71
Ergebnisse prüfen
2 Personen
72
Preisverleihung durchführen
3 Personen
73
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen

Nachbereitung

74
Routenschilder entfernen
8 Personen
75
Verkehrsschilder entfernen
4 Personen
76
Zielbogen abbauen
4 Personen
77
Zelte abbauen
6 Personen
78
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
79
Geräte ausschalten
2 Personen
80
Abfall sammeln
6 Personen
81
Location reinigen
6 Personen
82
Wasserstellen reinigen
4 Personen
83
Geschirr abwaschen
3 Personen
84
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
85
Geliehene Materialien sortieren
3 Personen
86
Materialien zurückgeben
2 Personen
87
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
88
Ergebnisse veröffentlichen
89
Dankesmail an die Teilnehmer versenden
90
Fundgegenstände registrieren
91
Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 8
ThekenbuffetsAnz. 6
GepäckwagenAnz. 10

Sportmaterial

StartnummernAnz. 600
SicherheitsnadelnAnz. 1200
Finisher-MedaillenAnz. 600
WegweiserAnz. 120
KilometerschilderAnz. 22
Start- und Ziellinien-BänderAnz. 8
KegelAnz. 80
AbsperrgitterAnz. 50
AbsperrgitterAnz. 80
Startbogen
Zielbogen
GepäckanhängerAnz. 600
BrustlampenAnz. 30

Ausstattung

Zeitmesssystem
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 4
FunkgeräteAnz. 20
Mobile LadegeräteAnz. 12
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
MegafoneAnz. 4

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
AED
TragenAnz. 2
DeckenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 700
TellerAnz. 500
BestecksetsAnz. 500
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 12
WasserkannenAnz. 20
SchneidebretterAnz. 6
BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 10
KaffeemaschinenAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
BesensetsAnz. 6
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Dekoration

BühnenbandAnz. 2
WimpelkettenAnz. 12
SponsorenbannerAnz. 12
InfotafelnAnz. 10
PfeiltafelnAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Strecke und Genehmigungen zuerst: Verkehrsplan, Versicherung und behördliche Freigaben sollten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf angestoßen werden. Ohne diese Zusagen solltest du keine verbindliche Ausschreibung veröffentlichen.
Reserviere Start- und Zielbereich, Zeitmessung, Toiletten und Sanitätsdienst gemeinsam. Prüfe spätestens 6 Wochen vorher, ob alle Dienstleister denselben Auf- und Abbauzeitpunkt eingeplant haben.
Teile die Helfer nicht nur nach Strecke ein, sondern auch nach Schichten. Rechne pro Streckenposten mit mindestens 2 Personen und plane für Registrierung, Gepäckausgabe, Zielbereich und Verpflegung eine Ersatzperson ein.
Bestelle Startnummern, Sicherheitsnadeln, Kilometerzeichen, Absperrgitter und Wegweiser nach der erwarteten Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve. Vergessene Kleinteile wie Gepäckanhänger oder mobile Ladegeräte verursachen am Veranstaltungstag unnötige Sucherei.
Führe 7 bis 10 Tage vor dem Halbmarathon eine vollständige Streckenprüfung durch. Kontrolliere dabei nicht nur die Kilometerbeschilderung, sondern auch Funkgeräte, Kabel, Stromversorgung, Megafone sowie Start- und Zielbogen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man einen Halbmarathon organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Genehmigungen, Verkehrsplanung, Strecke, Zeitmessung und Sanitätsdienst sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin verbindlich geklärt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Halbmarathon?: Für einen kleinen Halbmarathon solltest du grob 1 Helfer pro 20 bis 30 Teilnehmende einplanen, zusätzlich zu Sanitätsdienst und Verkehrssicherung. Bei 500 Läufern sind damit etwa 17 bis 25 Helfer plus Reserve sinnvoll.
Wann sollte die Anmeldung für einen Halbmarathon starten?: Öffne die Anmeldung meist 3 bis 5 Monate vor dem Lauf, sobald Strecke, Start- und Zielort sowie die wichtigsten Sicherheitsfragen geklärt sind. Beende sie etwa 7 bis 14 Tage vorher, damit Startnummern und Verpflegung geplant werden können.
Wie plant man die Verpflegung bei einem Halbmarathon?: Plane je nach Streckenlänge und Wetter mehrere Verpflegungspunkte, häufig etwa alle 5 Kilometer. Bestelle Getränke und Verpflegung mit mindestens 10 Prozent Reserve und kläre spätestens 2 Wochen vorher Allergien sowie besondere Ernährungswünsche.

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